Instituční paměť byla definována jako „znalosti uložené v rámci organizace“. V rámci každé organizace bude třeba přizpůsobit nástroje a techniky potřebám dané organizace. Tyto adaptace se vyvíjejí v průběhu času a učí se je noví členové skupiny, díky čemuž se nesetkávají se stejnými problémy a nemusí vyvíjet již existující řešení. Tímto způsobem organizace šetří čas a zdroje, které by jinak mohly být promarněny.

Například dvě opravny automobilů mohou mít stejný model automobilového výtahu. Samotné výtahy i písemné návody k nim jsou identické. Pokud má však jedna dílna nižší strop než druhá, mohou její zaměstnanci zjistit, že zvedání automobilu nad určitou výšku může způsobit jeho poškození stropem. Stávající zaměstnanci informují nové zaměstnance o tomto řešení. Ti zase informují budoucí nové zaměstnance, i když osoba, která problém původně objevila, zde již nepracuje. Taková informace je v institucionální paměti opravny.

Instituční paměť vyžaduje neustálé předávání vzpomínek mezi členy skupiny. Jako taková se opírá o kontinuitu členství ve skupině. Kdyby všichni ve výše zmíněné autodílně najednou odešli, zaměstnanci přijatí na jejich místo by nemohli těžit ze zkušeností předchozí skupiny. V takovém případě by organizace ztratila svou institucionální paměť a fungovala by méně efektivně, dokud by se znovu nevytvořily pracovní postupy, které ji tvořily.

Elementy institucionální paměti lze nalézt v korporacích, profesních skupinách, vládních orgánech, náboženských skupinách, akademické spolupráci, a tím i v celých kulturách. Existují různé představy o tom, jak se institucionální paměť přenáší, ať už mezi lidmi, nebo prostřednictvím písemných pramenů.

Instituční paměť může být podporována za účelem zachování ideologie nebo způsobu práce v takové skupině. Naopak institucionální paměť může být zakořeněna do té míry, že se stává těžko zpochybnitelnou, i když se podmínky, které způsobily její vznik, změnily. Příkladem může být organizace, která pokračuje v předkládání formuláře i poté, co byl zákon vyžadující tento dokument zrušen, ze strachu z právních důsledků, které již neexistují. Institucionální paměť může mít také vliv na identitu organizace, výběr jednotlivců a jednání jednotlivců, kteří s institucí komunikují.

.