Az intézményi emlékezetet úgy definiálták, mint “a szervezeten belül tárolt tudás”. Bármely szervezeten belül az eszközöket és technikákat az adott szervezet igényeihez kell igazítani. Ezeket az adaptációkat idővel fejlesztik ki és tanítják meg a csoport új tagjainak, megakadályozva, hogy ugyanazokkal a problémákkal találkozzanak, és ne kelljen olyan megoldást kifejleszteniük, amely már létezik. Ily módon a szervezetek időt és erőforrásokat takarítanak meg, amelyek máskülönben kárba vesznének.
Egy példa: két autójavító műhely rendelkezhet ugyanolyan típusú autóemelővel. Maguk az emelők és a hozzájuk tartozó írásos használati utasítások azonosak. Ha azonban az egyik műhelynek alacsonyabb a mennyezete, mint a másiknak, az ott dolgozók megállapíthatják, hogy az autó egy bizonyos magasságon feljebb emelése a mennyezet sérülését okozhatja. A jelenlegi alkalmazottak tájékoztatják az új alkalmazottakat erről a megoldásról. Ők viszont tájékoztatják a jövőbeli új alkalmazottakat, még akkor is, ha az a személy, aki eredetileg felfedezte a problémát, már nem dolgozik ott. Az ilyen információk a javítóműhely intézményi emlékezetében vannak.
Az intézményi emlékezet megköveteli az emlékek folyamatos továbbítását a csoport tagjai között. Mint ilyen, a csoporttagság folyamatosságára támaszkodik. Ha a fent említett autószerelő műhelyben mindenki egyszerre felmondana, a helyükre felvett alkalmazottak nem tudnának profitálni az előző csoport tapasztalataiból. Ilyen esetben a szervezet elvesztette volna az intézményi emlékezetét, és kevésbé hatékonyan működne, amíg az azt alkotó munkakörülményeket újra ki nem alakítják.
Az intézményi emlékezet elemei megtalálhatók vállalatokban, szakmai csoportokban, kormányzati szervekben, vallási csoportokban, tudományos együttműködésekben, és tágabb értelemben egész kultúrákban. Az intézményi emlékezet átadásának módjáról különböző elképzelések léteznek, akár emberek között, akár írott forrásokon keresztül.
Az intézményi emlékezetet egy ideológia vagy egy munkamódszer megőrzésére lehet ösztönözni egy ilyen csoportban. Ezzel szemben az intézményi emlékezet olyan mélyen gyökerezhet, hogy azt nehéz lesz megkérdőjelezni, még akkor is, ha a létrejöttét kiváltó körülmények megváltoztak. Erre példa lehet, hogy egy szervezet továbbra is benyújt egy nyomtatványt, még azután is, hogy a dokumentumot előíró törvényt hatályon kívül helyezték, mert félnek a már nem létező jogi következményektől. Az intézményi emlékezet hatással lehet a szervezeti identitásra, az egyének kiválasztására és az intézménnyel kölcsönhatásban álló egyének cselekedeteire is.