Pamięć instytucjonalna została zdefiniowana jako „wiedza przechowywana w organizacji”. W ramach każdej organizacji, narzędzia i techniki będą musiały być dostosowane do potrzeb tej organizacji. Te adaptacje są rozwijane z biegiem czasu i uczą nowych członków grupy, chroniąc ich przed napotkaniem tych samych problemów i koniecznością opracowania rozwiązania, które już istnieje. W ten sposób organizacje oszczędzają czas i zasoby, które w przeciwnym razie mogłyby zostać zmarnowane.
Na przykład, dwa warsztaty samochodowe mogą mieć ten sam model podnośnika samochodowego. Same podnośniki i pisemne instrukcje dla nich są identyczne. Jeśli jednak jeden z warsztatów ma niższy sufit niż drugi, jego pracownicy mogą stwierdzić, że podniesienie samochodu powyżej pewnej wysokości może spowodować jego uszkodzenie przez sufit. Obecni pracownicy informują nowych pracowników o tym obejściu. Ci z kolei informują przyszłych nowych pracowników, nawet jeśli osoba, która pierwotnie odkryła problem, już tam nie pracuje. Taka informacja znajduje się w pamięci instytucjonalnej zakładu naprawczego.
Pamięć instytucjonalna wymaga ciągłego przekazywania wspomnień między członkami grupy. Jako taka, opiera się na ciągłości członkostwa w grupie. Gdyby wszyscy pracownicy wspomnianego warsztatu samochodowego odeszli jednocześnie, zatrudnieni na ich miejsce nie mogliby skorzystać z doświadczeń poprzedniej grupy. W takim przypadku organizacja utraciłaby swoją pamięć instytucjonalną i działałaby mniej efektywnie do czasu, aż składające się na nią obejścia mogłyby zostać ponownie opracowane.
Elementy pamięci instytucjonalnej można znaleźć w korporacjach, grupach zawodowych, organach rządowych, grupach religijnych, zespołach akademickich, a także w całych kulturach. Istnieją różne koncepcje dotyczące sposobu przekazywania pamięci instytucjonalnej, czy to między ludźmi, czy za pośrednictwem źródeł pisanych.
Pamięć instytucjonalna może być wspierana w celu zachowania ideologii lub sposobu pracy w takiej grupie. Z drugiej strony, pamięć instytucjonalna może być zakorzeniona do tego stopnia, że trudno ją podważyć, nawet jeśli warunki, które spowodowały jej powstanie, uległy zmianie. Przykładem tego może być organizacja, która w obawie przed nieistniejącymi już konsekwencjami prawnymi nadal składa formularz, nawet po tym, jak prawo wymagające tego dokumentu zostało uchylone. Pamięć instytucjonalna może również wpływać na tożsamość organizacyjną, wybory jednostek oraz działania osób wchodzących w interakcje z instytucją.