Das institutionelle Gedächtnis wurde definiert als „das gespeicherte Wissen innerhalb der Organisation“. In jeder Organisation müssen Werkzeuge und Techniken an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Diese Anpassungen werden im Laufe der Zeit entwickelt und neuen Mitgliedern der Gruppe beigebracht, damit sie nicht mit denselben Problemen konfrontiert werden und eine Lösung entwickeln müssen, die bereits existiert. Auf diese Weise sparen Organisationen Zeit und Ressourcen, die andernfalls verschwendet würden.
Zum Beispiel könnten zwei Autowerkstätten das gleiche Modell einer Hebebühne besitzen. Die Hebebühnen selbst und die schriftlichen Anleitungen für sie sind identisch. Wenn jedoch die eine Werkstatt eine niedrigere Decke hat als die andere, können die Mitarbeiter feststellen, dass das Anheben eines Fahrzeugs über eine bestimmte Höhe hinaus dazu führen kann, dass das Fahrzeug durch die Decke beschädigt wird. Die derzeitigen Mitarbeiter informieren die neuen Mitarbeiter über diese Abhilfe. Diese wiederum informieren künftige neue Mitarbeiter, auch wenn die Person, die das Problem ursprünglich entdeckt hat, nicht mehr dort arbeitet. Diese Informationen befinden sich im institutionellen Gedächtnis der Werkstatt.
Das institutionelle Gedächtnis erfordert die ständige Weitergabe von Erinnerungen zwischen den Mitgliedern der Gruppe. Als solches ist es auf die Kontinuität der Gruppenmitgliedschaft angewiesen. Wenn alle Mitarbeiter der genannten Werkstatt auf einmal kündigen würden, könnten die neu eingestellten Mitarbeiter nicht von den Erfahrungen der vorherigen Gruppe profitieren. In einem solchen Fall hätte die Organisation ihr institutionelles Gedächtnis verloren und würde weniger effizient arbeiten, bis die Umgehungslösungen, aus denen sie sich zusammensetzt, wieder entwickelt werden könnten.
Elemente des institutionellen Gedächtnisses finden sich in Unternehmen, Berufsgruppen, Regierungsstellen, religiösen Gruppen, akademischen Kooperationen und im weiteren Sinne in ganzen Kulturen. Es gibt unterschiedliche Vorstellungen darüber, wie das institutionelle Gedächtnis weitergegeben wird, sei es zwischen Menschen oder durch schriftliche Quellen.
Das institutionelle Gedächtnis kann gefördert werden, um eine Ideologie oder Arbeitsweise in einer solchen Gruppe zu bewahren. Umgekehrt kann das institutionelle Gedächtnis so tief verwurzelt sein, dass es nur schwer in Frage gestellt werden kann, selbst wenn sich die Bedingungen, unter denen es entstanden ist, geändert haben. Ein Beispiel hierfür wäre, dass eine Organisation weiterhin ein Formular einreicht, auch wenn das Gesetz, das dieses Dokument vorschreibt, aufgehoben wurde, weil sie rechtliche Konsequenzen fürchtet, die nicht mehr bestehen. Das institutionelle Gedächtnis kann auch Einfluss auf die Identität der Organisation, die Auswahl der Personen und die Handlungen der Personen haben, die mit der Institution interagieren.