Weet u wat u moet doen wanneer een werknemer een fout begaat die niet ernstig genoeg is om tot schorsing of ontslag om dringende redenen te leiden? Ook al wil niemand deze situatie meemaken, toch moet iedere werkgever weten wat het is, hoe en wanneer hij het waarschuwingsmiddel op het werk moet gebruiken.
In een ideaal scenario hebben werknemers, net als werkgevers, kennis van de arbeidswetgeving – de rechten en plichten die aan ieder zijn toegekend – en van het interne beleid van het bedrijf. Zo hebben zij alles in handen om te weten welke regels zij moeten volgen en om welke redenen.
Zelfs als dit ideale scenario werkelijkheid is in uw bedrijf, kunnen er mislukkingen gebeuren en moet u weten wat u wel en niet kunt doen als u daarmee wordt geconfronteerd. En daarom hebben we deze speciale post over waarschuwingen gemaakt. Volg mij!
Wat is de waarschuwing op het werk
Sommigen zien de waarschuwing op het werk als een vorm van straf, maar sommigen zien het liever als een opvoedkundige of disciplinaire maatregel.
Hoe het ook zij, het is een middel dat de werkgever kan aanwenden om tekortkomingen of daden van ongedisciplineerd gedrag van zijn werknemers aan te pakken.
Waarschuwing is een milder middel dan schorsing of ontslag om dringende redenen. Het moet worden aangenomen wanneer de werkgever het nodig acht de werknemer te laten weten dat zijn gedrag niet gepast is en dat, als er niets verandert, strengere maatregelen nodig kunnen zijn.
Toen we het hier op de blog hadden over het tolereren van te laat komen, hebben we het proces gepresenteerd dat het bedrijf moet doorlopen voordat het tot het extremere middel van de rechtvaardigingsgrond komt.
In het geval van herhaaldelijk te laat komen, bijvoorbeeld, verdient het aanbeveling dat de werknemer ten minste drie waarschuwingen krijgt voordat hij van het werk wordt geschorst.
Alleen daarna, als het probleem aanhoudt, kan het bedrijf hem ontslaan.
Met dit in het achterhoofd is het interessant om te zeggen dat de waarschuwing op het werk belangrijk is, zodat het bedrijf geen juridische problemen krijgt.
Dit komt omdat het gebruik van dit kenmerk aantoont dat de werkgever heeft getracht zijn werknemer te disciplineren alvorens hem te schorsen en te ontslaan wegens een reden.
Zodat de werknemer in een arbeidsrechtszaak niet kan worden uitgedaagd of overwinnen.
Verwoordelijke en schriftelijke waarschuwing
Een waarschuwing op het werk kan mondeling of schriftelijk worden gegeven. Sommigen vinden dat de schriftelijke optie alleen moet gebeuren als het gesprek geen effect heeft.
Hoewel, dit is geen regel en, indien u verkiest, kan de werkgever de schriftelijke waarschuwing rechtstreeks toepassen.
Een mondelinge waarschuwing is die welke gebeurt in een één-op-één gesprek met de werknemer met het doel hem uit te leggen wat de gemaakte fout was en wat het juiste gedrag zou zijn.
Met dit in gedachten, is het belangrijk dat het bedrijf hulp aanbiedt zodat het probleem zich niet herhaalt.
Zelfs als het een gesprek is, is het belangrijk dat de werkgever een verslag van de mondelinge waarschuwing maakt en de handtekening van de werknemer verzamelt.
Op zijn beurt, is de schriftelijke waarschuwing er een waarin documenten die het wangedrag bewijzen, zoals tijdregistratie of getuigenverklaringen, aan de werknemer worden voorgelegd.
Om voor deze vorm van waarschuwing op het werk te kunnen kiezen, moet de werkgever dus over concrete bewijzen beschikken die de informatie over het probleem ondersteunen.
Deze waarschuwing moet in twee door de werknemer te ondertekenen exemplaren worden vastgelegd: het ene blijft bij het bedrijf en het andere bij de betrokken beroepsbeoefenaar.
Wat zijn de belangrijkste redenen voor een waarschuwing
We beginnen dit bericht met de vraag of u weet wat u moet doen als een werknemer een fout begaat die niet ernstig genoeg wordt geacht voor een zwaardere straf.
Nu, dat brengt ons tot enkele voorbeelden van situaties die een waarschuwing rechtvaardigen, hetzij mondeling of schriftelijk. Zie:
- Veelvuldig oponthoud
Volgens artikel 58 van de geconsolideerde arbeidswetgeving (CLT) mogen “afwijkingen in de tijdregistratie die niet meer dan vijf minuten bedragen, waarbij de maximumgrens van tien minuten per dag in acht wordt genomen” niet als overwerk worden afgetrokken of berekend.
In elk geval moet de tolerantiegrens door de werknemers worden gerespecteerd en elke vertraging die deze grens overschrijdt, wordt, als zij vaak voorkomt, reden voor een waarschuwing op het werk.
In dit verband is het interessant van de gelegenheid gebruik te maken om met de werknemer in kwestie te praten en te trachten zijn beweegredenen te begrijpen.
Op die manier kan de onderneming het probleem misschien aanpassen of de werknemer helpen een oplossing te vinden voor het probleem;
- Gerechtvaardigde afwezigheden
Artikel 473 van de CLT somt de verschillende situaties op die als gerechtvaardigde afwezigheden worden beschouwd. Met andere woorden, het geeft aan onder welke omstandigheden een werknemer van het werk afwezig kan zijn zonder dat dit ten koste gaat van zijn bezoldiging.
Het gaat om redenen als huwelijk, geboorte van een kind, het afleggen van vestibulaire examens en bloeddonatie.
Er zijn ook andere mogelijkheden, zoals die van ziekte die kan worden aangetoond door overlegging van een medisch attest.
Naast die welke geen wettelijke bepaling kent, zijn er twee mogelijkheden: die van afwezigheid die begrijpelijk is en, naar vrije keuze, door de werkgever kan worden verschoond.
In dit geval gaat het om een situatie zoals een ernstige lekkage thuis die met spoed moet worden verholpen, waardoor de werknemer zijn werk moet verzuimen.
De andere mogelijkheid is dat het gaat om een niet-gegronde afwezigheid die niet kan worden begrepen. Dit kan gewoon een teken zijn van onvoorzichtigheid van de werknemer en om die reden aanleiding geven tot een waarschuwing;
- Gedrag aan meerderen
Gedrag aan meerderen kan worden beschouwd als een ernstige fout en kan worden aangemerkt als insubordinatie en ongedisciplineerd gedrag – iets wat volgens de tekst van artikel 482 van het CLT een van de redenen is voor een ontslag om gegronde redenen.
Als de werkgever echter geen reden ziet voor zo’n zware straf, kan een waarschuwing op het werk de juiste disciplinaire maatregel zijn om ontslag van de werknemer te voorkomen;
- Morele of wettelijke overtredingen
Het indienen van een vals medisch attest of het inhalen van tijd voor een collega die te laat of afwezig is, zijn voorbeelden van overtredingen die aanleiding kunnen geven tot een waarschuwing.
Wat dit betreft, moet echter worden opgemerkt dat elk bedrijf situaties als deze op zijn eigen manier kan interpreteren.
Daarmee bedoelen we dat het ene bedrijf poging tot of geslaagde fraude met tijdregistratie kan beschouwen als reden voor een waarschuwing, terwijl een ander bedrijf het kan beschouwen als reden voor een rechtvaardige zaak.
Met dit voorbeeld in het achterhoofd is het vermeldenswaard dat uw bedrijf kan vertrouwen op moderne en veilige tijdregistratiesystemen die fraude kunnen voorkomen.
Dit is het geval met de Tangerino-app die de biometrische identificatie van werknemers mogelijk maakt, zodat iedereen alleen zijn eigen in- en uitgangen kan registreren;
- Het niet naleven van bedrijfsregels
Een voorbeeld van het niet naleven van regels is dat van de werknemer die de bedrijfsauto niet voor persoonlijke doeleinden mag gebruiken, maar dit toch doet.
Als de situatie zich herhaaldelijk voordoet, kan dat tot zwaardere straffen leiden. Maar voordat het zover is, is het raadzaam het middel van de waarschuwing op het werk te gebruiken.
Op basis van deze situatie gaat de waarschuwing uit dat uw bedrijf maatregelen moet nemen om de regels aan alle werknemers voor te leggen.
Dit komt omdat het niet respecteren van de regels kan worden veroorzaakt door onwetendheid of misverstanden en het is aan het bedrijf om te proberen deze situaties te voorkomen;
Hoe een waarschuwing op het werk toe te passen
Zoals u al weet, kan een waarschuwing mondeling of schriftelijk worden gegeven. Om dit middel te gebruiken, moet het bedrijf er zeker van zijn dat de werknemer een fout heeft begaan en vervolgens de onderstaande aanbevelingen opvolgen.
- Raadpleeg het beleid van het bedrijf
Op basis van het interne beleid van het bedrijf kan de werkgever of de verantwoordelijke professional bepalen welk soort waarschuwing in elk geval het meest geschikt is. In ieder geval is het interessant om discreet en respectvol te werk te gaan;
- Bedenk dat de waarschuwing een disciplinair middel is
Het middel van de waarschuwing op het werk mag niet bedoeld zijn om de werknemer in verlegenheid te brengen, maar om hem/haar te disciplineren wat betreft de juiste manier om zich in een bepaalde situatie te gedragen of te gedragen;
- Get op duidelijke en niet-agressieve communicatie
Het kiezen van de juiste manier van communiceren heeft voordelen. Een daarvan is ervoor te zorgen dat de boodschap duidelijk genoeg is om goed te worden begrepen.
Er kan ook worden vertrouwd op de ontvankelijkheid van de werknemer, zodat deze zich niet boos of ongeïnteresseerd voelt om zich voortaan beter te gedragen;
- Kies het juiste moment om de waarschuwing te geven
Het geven van de waarschuwing moet ook op het juiste moment gebeuren. De persoon die verantwoordelijk is voor het geven van de waarschuwing hoeft de werknemer in kwestie niet in het bijzijn van iedereen aan te spreken om hem/haar onmiddellijk na het voorval binnen te roepen voor een persoonlijk gesprek.
Hij/zij moet echter ook niet te veel tijd laten verstrijken om de timing niet te verliezen of het risico te lopen dat de werknemer hetzelfde wangedrag begaat voordat hij/zij gewaarschuwd is.
Zie het voorbeeld van het gebruik van de auto van de zaak voor persoonlijke doeleinden en het niet kennen van de regels. Als de werknemer niet snel van de fout op de hoogte wordt gesteld, kan hij deze opnieuw begaan.
Er is maar één situatie waarin een waarschuwing op het werk lang op zich kan laten wachten: wanneer een tijdrovend onderzoek nodig is.
Als een werknemer bijvoorbeeld een klacht indient tegen een andere werknemer, zal de werkgever bewijsmateriaal moeten verzamelen en zelfs getuigen moeten horen, waardoor de tijd tussen de begane fout en de toepassing van de waarschuwing langer kan zijn dan normaal;
- Stimuleer interne afstemming om overdrijvingen te voorkomen
Ook moet het bedrijf op de hoogte zijn en een efficiënte interne communicatie hebben om dezelfde werknemer niet meer dan eens voor dezelfde fout te waarschuwen.
Als de directe chef en de manager op de hoogte zijn van het probleem, kunnen zij, als de communicatie tussen hen faalt, uiteindelijk allebei dezelfde waarschuwing geven – iets wat als overkill kan worden beschouwd;
- Gebruik proportionele waarschuwingen en besteed aandacht aan het verleden
Het is van cruciaal belang dat het bedrijf eerlijk is en proportionele waarschuwingen geeft. Licht wangedrag vraagt om stevige antwoorden, maar die zijn ook licht.
Een werknemer mag niet voor één of twee dagen worden geschorst omdat hij voor zijn eerste afwezigheid geen geldig excuus heeft kunnen voorleggen.
Ten slotte moet het bedrijf op de hoogte zijn van het gedrag en de voorgeschiedenis van elke werknemer. Als dezelfde werknemer verschillende keren afwezig is, kan het nodig zijn om van de waarschuwing over te gaan tot een zwaardere straf, zoals schorsing.
Wat de werkgever niet kan doen bij het toepassen van een waarschuwing
De waarschuwing op het werk is bedoeld om wangedrag te corrigeren, zodat noch het bedrijf noch de werknemer in de toekomst ernstiger problemen zullen krijgen.
De vorige aanbevelingen over aandacht voor excessen is de waardering van discretie zijn geldig naast het verzekeren van de effectiviteit van de disciplinaire maatregel.
In de Geconsolideerde Arbeidswetgeving is bepaald dat een werkgever geen vexatoire straffen mag opleggen of een werknemer aan spot mag blootstellen.
In een situatie als deze heeft de werknemer het recht om een vordering tot morele schadevergoeding tegen zijn werkgever in te stellen.
Hij kan ook een ontslag of een indirecte beëindiging vragen – een situatie die door de werkgever gerechtvaardigd wordt genoemd wegens ernstige door hem begane fouten.
Ook kan de werkgever de waarschuwing op het werk niet als een vorm van vervolging gebruiken. Met andere woorden, het gebruiken als een middel om te proberen de werknemer te dwingen ontslag te nemen.
Kan de werknemer weigeren te tekenen?
In omstandigheden zoals die van intimidatie, kan de werknemer weigeren het verslag van de mondelinge waarschuwing of de formulieren die de schriftelijke waarschuwing documenteren, te tekenen.
Hij kan (en moet) bewijs verzamelen van de pesterijen, zoals opnames of de verklaring van getuigen, en zijn rechten voor de rechter opeisen.
In een normale situatie, d.w.z. een situatie waarin de waarschuwing op de juiste wijze door de werkgever wordt gebruikt, heeft de werknemer geen reden om niet te tekenen.
Mocht dit toch gebeuren, dan is de uitweg voor de werkgever het verzamelen van de handtekeningen van twee personen die getuige zijn geweest van de weigering van de werknemer.
Op die manier, mocht de werknemer in kwestie een arbeidszaak aanspannen, zullen de handtekeningen van de getuigen helpen bewijzen dat het bedrijf juist heeft gehandeld in zijn poging om een waarschuwing op het werk toe te passen.
Conclusie
Om er geen twijfel over te laten bestaan, gaan we naar een korte conclusie over deze zaak. De waarschuwing is, hoewel er geen specifieke wetgeving voor bestaat, een disciplinair middel dat de werkgever kan gebruiken om werknemers aan te pakken die zich schuldig maken aan wangedrag dat niet onopgemerkt kan blijven, maar waarvoor geen strenge straffen nodig zijn.
Hoewel het een geldig middel is, kan de waarschuwing op het werk niet zonder reden worden gebruikt en het is belangrijk dat het bedrijf duidelijk is over zijn processen, en eraan denkt deze naar behoren te documenteren.
Zo verzekert zij zich van de juistheid van haar optreden en heeft zij, zo nodig, redenen om bij herhaling een strengere maatregel tegen de werknemer te treffen.
Het goede begrip van het interne beleid, alsmede van de redenen voor een eventuele waarschuwing helpen problemen en verzuim te voorkomen. Het is dus de moeite waard om uit te zoeken hoe u de interne communicatie van uw bedrijf kunt verbeteren!