Víte, co dělat, když se zaměstnanec dopustí pochybení, které není natolik závažné, aby vedlo k pozastavení výkonu práce nebo k výpovědi z pracovního poměru? I když tuto situaci nikdo nechce zažít, každý zaměstnavatel musí vědět, co to je, jak a kdy varovný zdroj v práci použít.
V ideálním případě mají zaměstnanci stejně jako zaměstnavatelé znalosti o pracovněprávní legislativě – o právech a povinnostech, které jsou každému z nich přiděleny – a o vnitřní politice firmy. Mají tak v rukou vše, co potřebují, aby věděli, jakými pravidly se mají řídit a z jakých důvodů.
I když je tento ideální scénář ve vaší společnosti realitou, může dojít k selhání a tváří v tvář jim musíte vědět, co můžete a nemůžete dělat. A proto jsme vytvořili tento speciální příspěvek o varováních. Sledujte!
Někteří lidé chápou napomenutí v práci jako formu trestu, ale někteří ho raději chápou jako výchovné nebo disciplinární opatření.
Ať už je to jakkoli, jedná se o nápravný prostředek, který může zaměstnavatel použít k řešení selhání nebo projevů nekázně svých zaměstnanců.
Výstraha je mírnějším nápravným prostředkem než pozastavení výkonu práce nebo výpověď z důvodu. Mělo by být přijato v případě, kdy zaměstnavatel považuje za nutné informovat zaměstnance o tom, že jeho chování není vhodné a že pokud se nic nezmění, může být nutné přijmout přísnější opatření.
Když jsme zde na blogu hovořili o toleranci nedochvilnosti, uvedli jsme proces, kterým musí firma projít, než sáhne ke krajnímu opatření spravedlivého důvodu.
Například v případě opakovaných pozdních příchodů se doporučuje, aby zaměstnanec obdržel alespoň tři napomenutí předtím, než bude suspendován z práce.
Teprve poté, pokud problém přetrvává, ho může firma propustit.
S ohledem na to je zajímavé říci, že upozornění v práci je důležité, aby firma neměla právní problémy.
Použití této funkce totiž ukazuje, že se zaměstnavatel snažil svého zaměstnance ukáznit ještě předtím, než ho suspendoval a důvodně propustil.
Něco, co zabraňuje jakémukoli napadení nebo výhře pracovníka v pracovněprávním sporu.
Ústní a písemné upozornění
Upozornění na pracovišti může mít ústní nebo písemnou formu. Někteří se domnívají, že k písemné variantě by mělo dojít pouze v případě, že rozhovor nemá žádný účinek.
Nejedná se však o pravidlo, a pokud si to přejete, může zaměstnavatel uplatnit přímo písemné napomenutí.
Ústní napomenutí je takové, které se děje v rozhovoru se zaměstnancem mezi čtyřma očima s cílem vysvětlit mu, v čem udělal chybu a jak by se měl správně chovat.
S ohledem na to je důležité, aby společnost nabídla pomoc, aby se problém neopakoval.
I když se jedná o rozhovor, je důležité, aby zaměstnavatel poskytl záznam o ústním napomenutí a shromáždil podpis zaměstnance.
Písemné napomenutí je zase takové, při kterém jsou zaměstnanci předloženy dokumenty prokazující pochybení, například záznamy o odpracované době nebo svědecké výpovědi.
Aby se tedy zaměstnavatel mohl rozhodnout pro tuto formu upozornění na pracovišti, musí mít k dispozici konkrétní důkazy potvrzující informace o problému.
Toto upozornění musí být zaznamenáno ve dvou kopiích, které zaměstnanec podepíše: jedna zůstane ve firmě a druhá u dotyčného odborníka.
Tento příspěvek začínáme otázkou, zda víte, co dělat, když se zaměstnanec dopustí pochybení, které není považováno za dostatečně závažné pro přísnější trest.
To nás vede k tomu, abychom uvedli několik příkladů situací, které si zaslouží varování, ať už ústní, nebo písemné. Viz:
- Častá zpoždění
Podle čl. 58 Konsolidace pracovněprávních předpisů (KPP) by se „odchylky v evidenci pracovní doby nepřesahující pět minut, při dodržení maximálního limitu deseti minut denně“ neměly snižovat nebo počítat jako práce přesčas.
V každém případě je nutné, aby zaměstnanci hranici tolerance respektovali a každé zpoždění, které tuto hranici překračuje, pokud k němu dochází často, se stává důvodem k pracovnímu napomenutí.
V tomto ohledu je zajímavé využít možnosti promluvit si s dotyčným pracovníkem a pokusit se pochopit jeho důvody.
Takto může být možné, aby společnost provedla nějakou úpravu nebo pomohla zaměstnanci najít řešení problému;
- Neospravedlněné absence
Článek 473 ZP uvádí různé situace, které jsou považovány za oprávněné absence. Jinými slovy poukazuje na to, za jakých okolností může být pracovník nepřítomen v práci, aniž by tím byla dotčena jeho odměna.
Jedná se o důvody, jako je svatba, narození dítěte, absolvování vestibulárních vyšetření a darování krve.
Existují i další možnosti, jako je nemoc, kterou lze prokázat předložením lékařského potvrzení.
Jiné než zákonem neupravené jsou dvě možnosti: nepřítomnost, kterou lze pochopit a na základě svobodného rozhodnutí zaměstnavatele omluvit.
V tomto případě hovoříme o situaci, jako je vážná netěsnost v domácnosti, kterou je třeba urychleně odstranit, což způsobí, že zaměstnanec zamešká práci.
Druhou možností je, že se jedná o neomluvenou absenci, kterou nelze pochopit. Něco, co může být pouhým projevem nedbalosti pracovníka a z tohoto důvodu podléhá napomenutí;
- Neuposlechnutí nadřízených
Neuposlechnutí jakéhokoli nadřízeného může být považováno za závažné porušení pracovní kázně a charakterizovat nekázeň a nekázeň – něco, co figuruje mezi důvody pro propuštění z oprávněného důvodu podle znění článku 482 ZP.
Pokud však zaměstnavatel neshledá důvody pro tak přísný trest, může být správným disciplinárním opatřením, které zabrání propuštění zaměstnance, napomenutí na pracovišti;
- Porušení morálních nebo právních předpisů
Předložení falešného lékařského potvrzení nebo označení času za opožděného nebo nepřítomného kolegu jsou příklady porušení, za které lze udělit napomenutí.
V souvislosti s tím je však třeba poznamenat, že každá společnost si může takové situace vykládat po svém.
Tím máme na mysli, že jedna společnost může považovat pokus o podvod s měřením času nebo úspěšný pokus o něj za důvod k napomenutí, zatímco jiná jej může považovat za důvod ke spravedlivému trestu.
V souvislosti s tímto příkladem stojí za zmínku, že se vaše společnost může spolehnout na moderní a bezpečné systémy značení času, které mohou zabránit podvodům.
To je případ aplikace Tangerino, která provádí biometrickou identifikaci zaměstnanců, takže každý může registrovat pouze své vlastní vstupy a výstupy;
- Nerespektování firemních pravidel
Příkladem nerespektování pravidel je případ zaměstnance, který nesmí používat firemní auto pro osobní účely, ale přesto to dělá.
Pokud se situace opakuje, může to vést k přísnějším trestům. Ještě předtím se však doporučuje použít prostředek upozornění na pracovišti.
Na základě této situace je třeba upozornit, že vaše společnost musí přijmout opatření k seznámení všech pracovníků s pravidly.
Důvodem je, že nerespektování pravidel může být způsobeno neznalostí nebo nepochopením a je na podniku, aby se snažil těmto situacím předcházet;
Jak již víte, napomenutí může být ústní nebo písemné. Pro využití tohoto prostředku se musí společnost ujistit, že se zaměstnanec dopustil pochybení, a poté postupovat podle níže uvedených doporučení.
- Poraďte se s firemní politikou
Na základě interní firemní politiky může zaměstnavatel nebo odpovědný odborník určit, jaký typ napomenutí je pro každý případ nejvhodnější. V každém případě je zajímavé jednat uvážlivě a s respektem;
- Pamatujte, že napomenutí je disciplinární prostředek
Prostředek napomenutí na pracovišti by neměl mít za cíl uvést zaměstnance do rozpaků, ale ukáznit ho, jak se má správně chovat či jednat v určité situaci;
- Sázejte na jasnou a neagresivní komunikaci
Výběr správného způsobu komunikace má své výhody. Mezi ně patří zajištění dostatečné srozumitelnosti sdělení, aby bylo správně pochopeno.
Také je třeba spoléhat na vnímavost zaměstnance, aby od té doby necítil hněv nebo nezájem chovat se lépe;
- Vybrat správný čas pro udělení varování
Použití varování by mělo být také provedeno ve správný čas. Osoba odpovědná za jeho udělení nemusí dotyčného pracovníka oslovit přede všemi, aby si ho ihned po události zavolala k soukromému rozhovoru.
Neměla by však také nechat uplynout příliš dlouhou dobu, aby neztratila čas a neriskovala, že se zaměstnanec dopustí stejného pochybení dříve, než bude napomenut.
Připomeňme si uvedený příklad používání služebního vozu pro osobní účely a neznalost pravidel. Pokud není pracovník na chybu brzy upozorněn, může se jí dopustit znovu.
Jediná situace, kdy může upozornění na pracovišti trvat delší dobu, je situace, kdy je nutné provést časově náročné vyšetřování.
Pokud si například zaměstnanec stěžuje na jiného, zaměstnavatel bude muset shromáždit důkazy a dokonce vyslechnout svědky, a to může způsobit, že doba mezi spáchaným pochybením a uplatněním napomenutí bude delší než obvykle;
- Podporovat interní sladění, aby nedocházelo k přehánění
Také musí mít společnost povědomí a účinnou interní komunikaci, aby stejného pracovníka nevarovala vícekrát za stejné pochybení.
Pokud přímý nadřízený a vedoucí pracovník o problému vědí, může se stát, že pokud mezi nimi selže komunikace, oba nakonec udělí stejné varování – což by mohlo být považováno za přehnané;
- Používejte přiměřená varování a věnujte pozornost historii
Je důležité, aby společnost byla spravedlivá a varování uplatňovala přiměřeně. Lehké přestupky vyžadují rázné, ale zároveň lehké reakce.
Zaměstnanec by neměl být suspendován na jeden nebo dva dny za to, že nepředložil platnou omluvu své první absence.
Nakonec by společnost měla znát chování a historii každého pracovníka. Pokud se stejný zaměstnanec dopouští různých absencí, může být nutné přejít od napomenutí k přísnějšímu trestu, např. k pozastavení výkonu práce.
Napomenutí v práci má napravit pochybení tak, aby firma ani zaměstnanec neměli v budoucnu vážnější problémy.
Předchozí doporučení o upozornění na excesy je ocenění diskrétnosti platí nad rámec zajištění účinnosti kárného opatření.
Konsolidace pracovněprávních předpisů definuje, že zaměstnavatel nesmí přijímat šikanózní tresty nebo vystavovat zaměstnance posměchu.
Včetně toho, že v takové situaci má zaměstnanec právo podat proti zaměstnavateli žalobu na náhradu morální škody.
Může také požádat o výpověď nebo nepřímou výpověď – situace známá jako spravedlivý důvod ze strany zaměstnavatele způsobený závažnými pochybeními, kterých se dopustil.
Další věcí, kterou zaměstnavatel nemůže udělat, je použít výstrahu v práci jako formu perzekuce. Jinými slovy, použít jej jako nástroj, kterým se snažíte zaměstnance donutit k výpovědi.
Může zaměstnanec odmítnout podepsat?
Za okolností, jako je obtěžování, může zaměstnanec odmítnout podepsat záznam o ústním upozornění nebo formuláře dokumentující písemné upozornění.
Může (a měl by) shromáždit důkazy o obtěžování, například nahrávky nebo výpovědi svědků, a domáhat se svých práv u soudu.
V běžné situaci, tj. v situaci, kdy zaměstnavatel varování řádně využívá, nemá zaměstnanec důvod nepodepsat.
Pokud se tak stane, je pro zaměstnavatele východiskem shromáždit podpisy dvou osob, které byly svědky odmítnutí zaměstnance.
Pokud by dotyčný zaměstnanec podal pracovněprávní žalobu, pomohou mu podpisy svědků prokázat, že společnost postupovala správně, když se snažila uplatnit výstrahu na pracovišti.
Závěr
Aby nebylo pochyb, pojďme ke krátkému závěru v této věci. Napomenutí, přestože nemá žádnou zvláštní právní úpravu, je disciplinárním prostředkem, který může zaměstnavatel přijmout k jednání se zaměstnanci, kteří se dopouštějí prohřešků, jež nelze nechat bez povšimnutí, ale které nevyžadují přísný trest.
Přestože se jedná o platný prostředek, nelze napomenutí v práci používat bezdůvodně a je důležité, aby společnost měla jasno ve svých postupech a nezapomněla je také řádně zdokumentovat.
Tímto způsobem si zajistí správnost svého jednání a v případě potřeby má podklady pro uplatnění přísnějšího opatření vůči zaměstnanci v případě recidivy.
Dobrá znalost interní směrnice, stejně jako důvody pro případné napomenutí pomáhají předcházet problémům a absencím. Proto se vyplatí zjistit, jak zlepšit interní komunikaci ve vaší společnosti!