Czy wiesz, co zrobić, gdy pracownik popełnia błąd, który nie jest na tyle poważny, aby doprowadzić do zawieszenia lub zwolnienia z pracy z przyczyn przyczyn leżących po stronie pracodawcy? Nawet jeśli nikt nie chce przechodzić przez taką sytuację, każdy pracodawca musi wiedzieć, co to jest, jak i kiedy korzystać z zasobów ostrzegawczych w pracy.
W idealnym scenariuszu, podobnie jak pracodawcy, pracownicy posiadają wiedzę na temat prawa pracy – praw i obowiązków przypisanych każdemu z nich – oraz polityki wewnętrznej firmy. Tak więc, mają w swoich rękach wszystko, czego potrzebują, aby wiedzieć, które zasady powinny być przestrzegane i z jakich powodów.
Nawet jeśli ten idealny scenariusz jest rzeczywistością w Twojej firmie, awarie mogą się zdarzyć i, w obliczu nich, trzeba wiedzieć, co można i nie można zrobić. I właśnie dlatego przygotowaliśmy ten specjalny post o ostrzeżeniach. Follow along!
Co to jest ostrzeżenie w pracy
Niektórzy ludzie postrzegają ostrzeżenie w pracy jako formę kary, ale niektórzy wolą rozumieć je jako środek edukacyjny lub dyscyplinarny.
Niezależnie od tego jak jest, jest to środek zaradczy, który pracodawca może wykorzystać do radzenia sobie z uchybieniami lub aktami niezdyscyplinowania swoich pracowników.
Upomnienie jest łagodniejszym środkiem zaradczym niż zawieszenie lub zwolnienie z pracy z podaniem przyczyny. Powinien on zostać przyjęty, gdy pracodawca uzna za konieczne poinformowanie pracownika, że jego zachowanie nie jest właściwe i że jeśli nic się nie zmieni, mogą być konieczne bardziej surowe środki.
Gdy rozmawialiśmy tutaj na blogu o tolerancji dla spóźnień, określiliśmy proces, przez który firma musi przejść, zanim sięgnie po bardziej ekstremalny środek zaradczy, jakim jest uzasadniona przyczyna.
W przypadku powtarzających się spóźnień, na przykład, zaleca się, aby pracownik otrzymał co najmniej trzy ostrzeżenia przed zawieszeniem w pracy.
Tylko po tym, jeśli problem nadal istnieje, firma może go zwolnić.
Mając to na uwadze, ciekawe jest, aby powiedzieć, że ostrzeżenie w pracy jest ważne, aby firma nie ma problemów prawnych.
To dlatego, że korzystanie z tej funkcji pokazuje, że pracodawca próbował zdyscyplinować swojego pracownika przed zawieszeniem i zwolnieniem go za przyczynę.
Coś, co pozwala uniknąć jakiegokolwiek rodzaju wyzwania lub wygranej przez pracownika w procesie sądowym.
Ostrzeżenie słowne i pisemne
Ostrzeżenie w pracy może być udzielone w formie ustnej lub pisemnej. Niektórzy uważają, że opcja pisemna powinna mieć miejsce tylko wtedy, gdy rozmowa nie przynosi żadnych efektów.
Nie jest to jednak regułą i jeśli wolisz, pracodawca może zastosować ostrzeżenie pisemne bezpośrednio.
Ostrzeżenie słowne to takie, które ma miejsce w rozmowie jeden na jeden z pracownikiem, a jego celem jest wyjaśnienie mu, na czym polegał popełniony błąd i jak powinien się zachować.
Mając to na uwadze, ważne jest, aby firma zaoferowała pomoc, aby problem się nie powtórzył.
Nawet jeśli jest to rozmowa, ważne jest, aby pracodawca dostarczył zapis ostrzeżenia słownego i zebrał podpis pracownika.
Z kolei ostrzeżenie pisemne to takie, w którym dokumenty potwierdzające przewinienie, takie jak ewidencja czasu pracy lub relacje świadków, są przedstawiane pracownikowi.
Więc, aby zdecydować się na tę formę ostrzeżenia w pracy, pracodawca musi mieć konkretne dowody na poparcie informacji o problemie.
Ostrzeżenie to musi być zapisane w dwóch kopiach podpisanych przez pracownika: jedna pozostaje w firmie, a druga u danego specjalisty.
Jakie są główne powody ostrzeżenia
Zaczynamy ten wpis od pytania, czy wiesz, co zrobić, gdy pracownik popełnia błąd, który nie jest uważany za wystarczająco poważny, aby zastosować bardziej surową karę.
Teraz, to prowadzi nas do podania kilku przykładów sytuacji, które uzasadniają ostrzeżenie, czy to ustne czy pisemne. Patrz:
- Częste spóźnienia
Zgodnie z art. 58 Ujednolicenia przepisów prawa pracy (CLT) „zmiany czasu w ewidencji czasu pracy nieprzekraczające pięciu minut, z zachowaniem maksymalnego limitu dziesięciu minut dziennie” nie powinny być dyskontowane lub obliczane jako godziny nadliczbowe.
W każdym przypadku granica tolerancji musi być przestrzegana przez pracowników, a każde opóźnienie przekraczające tę granicę, jeśli występuje często, staje się podstawą do ostrzeżenia w pracy.
W tym względzie interesujące jest skorzystanie z możliwości rozmowy z danym pracownikiem i próba zrozumienia jego powodów.
W ten sposób firma może wprowadzić pewne korekty lub pomóc pracownikowi znaleźć rozwiązanie problemu;
- Nieusprawiedliwione nieobecności
Artykuł 473 CLT wymienia różne sytuacje, które są uznawane za usprawiedliwione nieobecności. Innymi słowy, wskazuje, w jakich okolicznościach pracownik może być nieobecny w pracy bez uszczerbku dla jego wynagrodzenia.
Są to takie powody, jak zawarcie związku małżeńskiego, narodziny dziecka, wykonanie badań przedsionkowych i oddanie krwi.
Istnieją również inne możliwości, takie jak choroba, która może być udowodniona poprzez przedstawienie zaświadczenia lekarskiego.
Oprócz tej, która nie jest uregulowana prawnie, istnieją dwie możliwości: nieobecność, która może być zrozumiana i, z wolnego wyboru, usprawiedliwiona przez pracodawcę.
W tym przypadku mówimy o sytuacji takiej jak poważny wyciek w domu, który musi być pilnie naprawiony, co powoduje, że pracownik nie może pracować.
Inną możliwością jest to, że jest to nieusprawiedliwiona nieobecność, która nie może być zrozumiana. Coś, co może po prostu odzwierciedlać niedbałość pracownika i z tego powodu podlega ostrzeżeniu;
- Nieposłuszeństwo wobec przełożonych
Nieposłuszeństwo wobec przełożonych może być uważane za poważne wykroczenie i charakteryzować niesubordynację i niezdyscyplinowanie – coś, co stanowi jedną z przyczyn zwolnienia z pracy z uzasadnionych powodów zgodnie z treścią art. 482 CLT.
Jeżeli jednak pracodawca nie widzi podstaw do tak surowego ukarania, zastosowanie upomnienia w pracy może być właściwym środkiem dyscyplinarnym, pozwalającym uniknąć zwolnienia pracownika;
- Przestępstwa moralne lub prawne
Przedstawienie fałszywego zaświadczenia lekarskiego lub odmierzanie czasu pracy za spóźnionego lub nieobecnego kolegę to przykłady naruszeń podlegających karze upomnienia.
W odniesieniu do tego, należy jednak zauważyć, że każda firma może interpretować sytuacje takie jak te na swój własny sposób.
Przez to rozumiemy, że jedna firma może uznać próbę lub udane oszustwo w zakresie ewidencji czasu pracy za podstawę do ostrzeżenia, podczas gdy inna może uznać to za podstawę do uzasadnienia.
Mając na uwadze ten przykład, warto wspomnieć, że Twoja firma może polegać na nowoczesnych i bezpiecznych systemach rejestracji czasu pracy, które mogą zapobiec oszustwom.
Tak jest w przypadku aplikacji Tangerino, która dokonuje biometrycznej identyfikacji pracowników, dzięki czemu każdy z nich może rejestrować tylko własne wejścia i wyjścia;
- Nieprzestrzeganie zasad firmowych
Przykładem nierespektowania zasad jest pracownik, któremu nie wolno używać samochodu służbowego do celów prywatnych, ale i tak to robi.
Jeśli sytuacja się powtarza, może to prowadzić do surowszych kar. Zanim to jednak nastąpi, zaleca się zastosowanie środka zaradczego w postaci ostrzeżenia w miejscu pracy.
Na podstawie tej sytuacji, ostrzega się, że Twoja firma musi podjąć działania w celu przedstawienia zasad wszystkim pracownikom.
Wynika to z faktu, że brak poszanowania zasad może być spowodowany niewiedzą lub niezrozumieniem, a zadaniem firmy jest próba uniknięcia takich sytuacji;
Jak stosować ostrzeżenie w pracy
Jak już wiesz, ostrzeżenie może być ustne lub pisemne. Aby skorzystać z tego środka, firma musi być pewna, że pracownik popełnił błąd, a następnie postępować zgodnie z zaleceniami przedstawionymi poniżej.
- Konsultuj politykę firmy
Na podstawie wewnętrznej polityki firmy, pracodawca lub odpowiedzialny specjalista może określić, jaki rodzaj ostrzeżenia jest najbardziej odpowiedni dla każdego przypadku. W każdym przypadku interesujące jest działanie z dyskrecją i szacunkiem;
- Pamiętajmy, że upomnienie jest środkiem dyscyplinującym
Zasób upomnienia w pracy nie powinien mieć na celu zawstydzenia pracownika, ale zdyscyplinowanie go co do właściwego sposobu zachowania się lub postępowania w określonej sytuacji;
- Postaw na jasną i nieagresywną komunikację
Wybór właściwego sposobu komunikacji przynosi korzyści. Wśród nich jest zapewnienie, że przekaz jest wystarczająco jasny, aby został prawidłowo zrozumiany.
Jest też poleganie na otwartości pracownika, sprawienie, by nie czuł złości lub braku zainteresowania lepszym zachowaniem od tego momentu;
- Wybór właściwego czasu na udzielenie ostrzeżenia
Zastosowanie ostrzeżenia powinno również nastąpić we właściwym czasie. Osoba odpowiedzialna za jej udzielenie nie musi zwracać się do danego pracownika przy wszystkich, aby wezwać go na prywatną rozmowę natychmiast po zdarzeniu.
Nie powinna jednak pozwolić, aby upłynęło zbyt wiele czasu, aby nie stracić wyczucia i nie narazić pracownika na popełnienie tego samego wykroczenia przed otrzymaniem ostrzeżenia.
Rozważmy podany przykład używania samochodu służbowego do celów prywatnych i nieznajomości zasad. Jeśli pracownik nie zostanie szybko poinformowany o błędzie, może go popełnić ponownie.
Jest tylko jedna sytuacja, w której ostrzeżenie w miejscu pracy może potrwać: gdy wymagane jest przeprowadzenie czasochłonnego dochodzenia.
Jeśli jeden pracownik skarży się na drugiego, na przykład, pracodawca będzie musiał zebrać dowody, a nawet przesłuchać świadków, a to może sprawić, że czas między popełnieniem błędu a zastosowaniem ostrzeżenia będzie dłuższy niż zwykle;
- Promuj wewnętrzne dostosowanie, aby uniknąć przesady
Ponadto, firma musi być świadoma i mieć sprawną komunikację wewnętrzną, aby nie ostrzegać tego samego pracownika więcej niż jeden raz za ten sam błąd.
Jeśli bezpośredni przełożony i menedżer wiedzą o problemie, jeśli komunikacja między nimi nie powiedzie się, obaj mogą w końcu dać to samo ostrzeżenie – co może być postrzegane jako przesada;
- Stosuj proporcjonalne ostrzeżenia i zwracaj uwagę na historię
Zwykle ważne jest, aby firma była sprawiedliwa i stosowała ostrzeżenia proporcjonalnie. Lekkie wykroczenia wymagają zdecydowanych reakcji, ale takich, które są jednocześnie lekkie.
Pracownik nie powinien być zawieszony na jeden lub dwa dni za to, że nie przedstawił ważnego usprawiedliwienia dla swojej pierwszej nieobecności.
Wreszcie, firma powinna być świadoma zachowania i historii każdego pracownika. Jeżeli ten sam pracownik dopuszcza się różnych nieobecności, może być konieczne przejście od upomnienia do surowszej kary, np. zawieszenia w czynnościach służbowych.
Czego pracodawca nie może zrobić, stosując upomnienie
Upomnienie w pracy ma na celu skorygowanie niewłaściwego zachowania, tak aby ani firma, ani pracownik nie mieli poważniejszych problemów w przyszłości.
Poprzednie zalecenia dotyczące zwracania uwagi na przekroczenia to uznanie uznaniowości są aktualne poza zapewnieniem skuteczności środka dyscyplinarnego.
Jest to określone przez Ujednolicenie Prawa Pracy, że pracodawca nie może stosować dokuczliwych kar lub narażać pracownika na śmieszność.
W tym, w sytuacji takiej jak te, pracownik ma prawo do złożenia jako powództwo o odszkodowanie moralne przeciwko swojemu pracodawcy.
Może on również zażądać zwolnienia lub pośredniego rozwiązania umowy – sytuacji znanej jako uzasadniona przyczyna przez pracodawcę spowodowana poważnymi błędami popełnionymi przez niego.
Inną rzeczą, której pracodawca nie może zrobić, jest wykorzystanie ostrzeżenia w pracy jako formy prześladowania. Innymi słowy, używając go jako narzędzia, aby spróbować zmusić pracownika do rezygnacji.
Czy pracownik może odmówić podpisania?
W okolicznościach takich jak molestowanie, pracownik może odmówić podpisania ustnego ostrzeżenia lub formularzy dokumentujących pisemne ostrzeżenie.
Może on (i powinien) zebrać dowody na molestowanie, takie jak nagrania lub zeznania świadków, i dochodzić swoich praw w sądzie.
W normalnej sytuacji, tj. takiej, w której ostrzeżenie jest właściwie stosowane przez pracodawcę, pracownik nie ma powodu, aby nie podpisać.
Jednakże, jeśli tak się stanie, wyjściem dla pracodawcy jest zebranie podpisów dwóch osób, które były świadkami odmowy pracownika.
W ten sposób, jeśli pracownik złoży pozew do sądu pracy, podpisy świadków pomogą udowodnić, że firma postąpiła prawidłowo, próbując zastosować ostrzeżenie w miejscu pracy.
Podsumowanie
Aby nie było żadnych wątpliwości, przejdźmy do krótkiego podsumowania sprawy. Ostrzeżenie, mimo że nie ma konkretnego prawodawstwa, jest środkiem dyscyplinarnym, który pracodawca może przyjąć w celu radzenia sobie z pracownikami, którzy popełniają wykroczenia, które nie mogą pozostać niezauważone, ale które nie wymagają surowej kary.
Choć jest to ważny środek, ostrzeżenie w pracy nie może być stosowane bez powodu i ważne jest, aby firma jest jasne o swoich procesach, jak również pamiętając, aby udokumentować je prawidłowo.
W ten sposób zapewnia prawidłowość swoich działań i w razie potrzeby ma podstawy do zastosowania surowszych środków wobec pracownika w przypadku powtórzenia się sytuacji.
Dobre zrozumienie polityki wewnętrznej, a także powodów ewentualnego ostrzeżenia pomaga uniknąć problemów i nieobecności. Warto więc dowiedzieć się, jak poprawić komunikację wewnętrzną w swojej firmie!
.