- Pagina 3: Planning voor de IEP-vergadering
- Richtlijnen voor procedurele vereisten
- Student in aanmerking laten komen
- Ter informatie
- Een geschikt IEP-team samenstellen
- Bekijk informatie over de leerling
- For Your Information
- Schedule the Meeting
- Legislation and Litigation
- Logistiek van de planning
- For Your Information
Pagina 3: Planning voor de IEP-vergadering
Richtlijnen voor procedurele vereisten
-
Voer een grondige, geïndividualiseerde evaluatie uit - Houd u aan de vereiste tijdlijnen
- Betrek ouders bij het IEP-proces
Schoolbestuurders met een grondig begrip van het IEP-proces – met inbegrip van de procedurele, inhoudelijke, en de uitvoering eisen – zullen beter zijn toegerust om het proces van het plannen van de IEP vergadering zelf te beginnen. Als ze dat doen, moeten ze ervoor zorgen dat de hieronder beschreven acties worden voltooid.
Student in aanmerking laten komen
Voordat een eerste IEP-vergadering wordt bijeengeroepen, moeten het bevoegde schoolpersoneel en de ouders van de leerling eerst vaststellen dat zij in aanmerking komt voor speciale onderwijsdiensten. Om dit te doen, moeten zij de eerste drie stappen van het IEP-proces doorlopen – verwijzing, evaluatie en vaststelling van de geschiktheid – waarbij zij ervoor moeten zorgen dat aan alle procedurele vereisten wordt voldaan. In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van het tijdschema van de IDEA en wordt beschreven hoe de ouders bij elk van deze stappen moeten worden betrokken.
| Tijdschema | Betrokkenheid van de ouders | |
| Verwijzing | De leerling wordt doorverwezen voor formele tests. Dit gebeurt meestal wanneer het schoolpersoneel of de ouders aangeven dat dit nodig is. | De ouders moeten schriftelijk toestemming geven voordat hun kind kan worden getest. Ouders kunnen ook het initiatief nemen voor een verwijzing naar het speciaal onderwijs voor hun kind. |
| Evaluatie | De evaluatie moet worden uitgevoerd binnen 60 dagen na ontvangst van de toestemming van de ouders voor de evaluatie of binnen de door de staat vastgestelde tijdlijnen. | De leerling moet worden beoordeeld op alle gebieden van zorg en op alle gebieden van mogelijke behoeften die door haar ouders zijn aangegeven. |
| Bepaling van geschiktheid | Hoewel IDEA geen tijdslijn specificeert voor het nemen van een beslissing over geschiktheid, doen sommige staten dat wel. Bij gebrek aan een door de staat aangegeven tijdslimiet moet de beslissing over de toelaatbaarheid zo snel mogelijk na de voltooiing van de evaluatie worden genomen. | De ouders moeten deel uitmaken van het team dat de beslissing neemt over de toelaatbaarheid, die gebaseerd is op de resultaten van de evaluatie. |
Ter informatie
Sommige districten gebruiken standaardformulieren bij de verwijzing van een leerling voor speciale onderwijsvoorzieningen. Voor degenen die dat niet doen, stelt het National Center on Intensive Intervention (NCII) echter een aantal kant-en-klare hulpmiddelen beschikbaar.
Handleiding procesgang
Achtergrondformulier procesgang (verwijzingsformulier)
Een geschikt IEP-team samenstellen
Nadat eenmaal is vastgesteld of een leerling in aanmerking komt, en voor de daaropvolgende jaarlijkse herzieningen, moet de schooladministrateur toezien op de vorming van een goed samengesteld IEP-team, bestaande uit de door IDEA gespecificeerde personen, inclusief de ouders van de leerling. Elk lid van dit multidisciplinaire team dient te beschikken over kennis en deskundigheid die relevant zijn voor het IEP van een individuele leerling. Voor meer informatie over de vereiste leden van het IEP-team, zie de volgende hand-out.
multidisciplinair team
Een team van leerkrachten, onderwijsprofessionals (bijv, gerelateerd personeel, schoolpsycholoog), administrateurs, specialisten en ouders of voogden die de individuele behoeften van leerlingen beoordelen om te bepalen of zij in aanmerking komen voor speciaal onderwijs en geïndividualiseerde onderwijsprogramma’s (IEP) ontwikkelen; vaak IEP-teams genoemd.
IEP-teamleden
IDEA vereist dat IEP-teams bepaalde sleutelfiguren bevatten, maar al te vaak ontbreekt het deze individuen aan een volledig begrip van hun rollen en verantwoordelijkheden. De IDEA vereist bijvoorbeeld dat een leerkracht voor het algemeen onderwijs, die vertrouwd is met het kind, deel uitmaakt van het IEP-team. Deze persoon is de deskundige die inzicht heeft in het algemene onderwijsprogramma en de inhoudsnormen op klasniveau. Haar deskundigheid en inbreng zijn nodig voor de bespreking van en beslissingen over factoren zoals:
- De huidige prestaties van de leerling in de algemene onderwijsklas
- De verwachte prestaties van de leerling en zijn vermogen om te voldoen aan benchmarks op klasniveau wanneer hij de juiste ondersteuning krijgt
- De programma-aanpassingen en ondersteuning die de leerkrachten in het algemeen onderwijs nodig hebben om de leerling beter te kunnen helpen (bv, training over ondersteunende technologie)
Administrateurs spelen een belangrijke rol bij het waarborgen dat elk lid van het team actief deelneemt aan de ontwikkeling van het IEP van een leerling. Zij kunnen dit op verschillende manieren doen, bijvoorbeeld door te zorgen voor een schoolbrede professionele ontwikkeling (zie Perspectives & Resources Page 5).
Bekijk informatie over de leerling
Om de actieve deelname van elk van zijn leden te vergemakkelijken, moeten beheerders ervoor zorgen dat elk individu in het IEP-team een actieve kennis heeft van de informatie die is verzameld tijdens de evaluatie- en geschiktheidsstappen van het IEP-proces, waaronder:
- Informatie verstrekt door de leerkracht of ouder als onderdeel van de verwijzing voor een evaluatie
- Evaluatierapporten en/of documentatie van de geschiktheidsvergadering
Deze informatie biedt inzicht in de behoeften en uitdagingen van de leerling en stelt teamleden in staat om mogelijk gunstige ondersteuning en diensten te overwegen. Omdat veel van deze informatie technisch van aard is (bv. standaardscores, percentielrangschikking) kunnen veel ouders het moeilijk vinden om ze te begrijpen. Om hen te helpen, moeten beheerders ouders de gelegenheid bieden om met relevante professionals te overleggen over de huidige evaluatieresultaten en de onderwijsvorderingen van de leerling.
Verder, om te helpen bepalen wie de IEP-vergadering moet bijwonen en om te anticiperen op personeelsbehoeften of middelen om aan de behoeften van de leerling te voldoen, willen beheerders misschien met relevante professionals vergaderen (bijv, leraren, schoolpsycholoog, vertegenwoordiger van Vocational Rehabilitation) om te bespreken:
- Succesvolle en onsuccesvolle technieken en interventies
- Aanbevelingen op het gebied van onderwijs of gedrag voor het onderwijsprogramma van de leerling
- Nodige opheldering met betrekking tot rapporten
- Verwachte behoefte aan extra uitgaven (bijv, ondersteunende technologie)
- Voorgenomen behoefte aan personeel en ruimte (bijv. een extra spraak-taalpatholoog)
For Your Information
Het is helemaal niet ongebruikelijk dat een lid van het IEP-team – bijvoorbeeld de speciale opvoeder – probeert tijd te besparen door een conceptversie van het IEP te ontwikkelen voorafgaand aan de vergadering. Het gevaar van deze praktijk is dat deelnemers het ontwerp kunnen interpreteren als een uitgemaakte zaak of een definitief document. Als zodanig kunnen zij het gevoel krijgen dat zij geen herzieningen of wijzigingen van de inhoud kunnen voorstellen. Het Amerikaanse Ministerie van Onderwijs ontmoedigt deze praktijk “als dit een volledige bespreking van de behoeften van het kind in de weg zou staan”. Als er echter een ontwerp wordt ontwikkeld voorafgaand aan de bijeenkomst, moet de school:
- Een kopie van het ontwerp aan de ouder/voogd geven ter beoordeling voorafgaand aan de bijeenkomst
- Uitleggen aan de ouders dat het ontwerp slechts een eerste aanbeveling vertegenwoordigt en daarom open staat voor beoordeling, discussie en herziening
Federal Register 71:156 (14 augustus 2006) p. 46678
Schedule the Meeting
Legislation and Litigation
Er kunnen momenten zijn waarop een ouder niet in staat is of niet bereid is om een IEP-vergadering bij te wonen. In deze gevallen kan de IEP-vergadering toch worden gehouden, mits bepaalde documentatie wordt overlegd.
Bij wet, wanneer een school een IEP-teamvergadering houdt zonder dat een ouder aanwezig is, “moet de school een verslag bijhouden van haar pogingen om een onderling overeengekomen tijd en plaats te regelen, zoals-
- Gedetailleerde verslagen van telefoongesprekken die zijn gevoerd of zijn geprobeerd en de resultaten van die gesprekken;
- Kopieën van aan de ouders verzonden correspondentie en ontvangen antwoorden; en
- Gedetailleerde verslagen van afgelegde bezoeken aan de woning of de plaats van tewerkstelling van de ouder en de resultaten van deze bezoeken.”
IDEA Regulations, 34 C.F. R. §300.322(d)
Omdat schoolbestuurders niet kunnen voorzien wanneer deze situaties zich kunnen voordoen, moeten ze deze praktijken hebben als onderdeel van het standaard bijhouden van gegevens.
Houd in gedachten dat de vergadering voor het ontwikkelen van het initiële IEP binnen 30 dagen na de vaststelling van de geschiktheid moet worden gehouden. Of het nu voor de eerste IEP vergadering of de jaarlijkse evaluatie, moet de schooladministrateur ervoor zorgen dat een gezamenlijke inspanning wordt gedaan om deze vergadering te plannen op een moment dat de ouders in staat zijn om bij te wonen. Werkschema’s, vervoersproblemen, en het ontbreken van kinderopvang zijn slechts enkele van de echte problemen die van invloed zijn op het vermogen van ouders om deel te nemen.
Door alle leden van het IEP-team van tevoren op de hoogte te stellen van de vergadering, kan de schooladministrateur de aanwezigheid van ouders ondersteunen en het schoolpersoneel de tijd geven om zich voor te bereiden (bijv, Bij het plannen van de bijeenkomst moet de schooladministrateur ervoor zorgen dat de deelnemers voldoende tijd hebben om alle onderdelen van het IEP volledig te bespreken en te ontwikkelen. De tijd die nodig is voor een individuele vergadering kan afhangen van tal van factoren (bijv. eerste IEP-vergadering vs. jaarlijkse herziening, omvang van de behoeften van de leerling) en mag niet in de eerste plaats worden beperkt door de schoollogistiek (bijv. het rooster van de school, personeelsvereisten).
Als eenmaal een datum en tijd voor de IEP-vergadering zijn vastgesteld, vereist de wet dat een schriftelijke kennisgeving (uitnodiging) aan de ouders wordt gestuurd. Deze kennisgeving moet de ouders informeren over hun recht om personen met speciale kennis of expertise over hun kind (bijv. advocaat, familievriend, geestelijken) uit te nodigen om lid te zijn van het IEP-team. Deze kennisgeving moet ook de volgende informatie over de vergadering bevatten:
- Datum en tijd
- Locatie
- Doel
- Wie zal deelnemen
Logistiek van de planning
Om een productieve vergadering te vergemakkelijken, moet de schooladministrateur:
- Rekening houden met de planningsbehoeften van de ouders van het kind
- Voorzien dat er voldoende klasdekking is voor elke leerkracht die de IEP-vergadering zal bijwonen (bijv.g., huur vervangers in, zorg voor gecombineerde klassen)
- Zorg voor een vergaderruimte zonder afleiding
- Zorg ervoor dat een gebarentolk of vertaler die de moedertaal van de ouder spreekt beschikbaar zal zijn, indien nodig
- Rekening houden met de fysieke behoeften van het team (bijv. voldoende zitplaatsen, koffie, water)
- Zorg ervoor dat ouders weten waar ze heen moeten (bijv, reserveer parkeergelegenheid, stuur instructies over hoe het hoofdkantoor te vinden)
Hoewel het schoolpersoneel bereid moet zijn om IEP-vergaderingen op korte termijn te plannen als de behoefte zich voordoet, zijn er andere momenten tijdens het schooljaar waarop grote aantallen IEP-vergaderingen moeten worden gepland (bijv. jaarlijkse vergaderingen tegen het einde van het jaar). In het onderstaande interview legt Breanne Venios uit hoe haar school deze laatste omstandigheid aanpakt door meerdere dagen als “IEP-dagen” aan te wijzen, iets wat zowel ouders als leerkrachten van tevoren aankondigt en flexibiliteit biedt. Vervolgens benadrukt David Bateman het belang van luisteren naar ouders tijdens de IEP-vergadering en geeft hij tips over hoe het personeel zich hierop kan voorbereiden.
Breanne Venios
Principal, Spring Cove Middle School
Roaring Spring, PA
(tijd: 2:27)
/wp-content/uploads/module_media/iep02_media/audio/iep02_p03_venois.mp3
View Transcript
David Bateman, PhD
Professor, Department of Educational Leadership
and Special Education
Shippensburg University
(tijd: 1:39)
/wp-content/uploads/module_media/iep02_media/audio/iep02_p03_bateman.mp3
Bekijk Transcript
Transcript: Breanne Venios
Onze directeur van het speciaal onderwijs heeft “IEP-dagen” ingevoerd, wat betekent dat we aan het begin van elk jaar dagen hebben die alleen voor IEP-vergaderingen bestemd zijn. Het is voor alle betrokkenen erg voordelig geweest, omdat we die dagen in onze agenda kunnen reserveren en ervoor zorgen dat we er zijn, maar ook de ouders worden ruim van tevoren ingelicht, zodat ze hun agenda’s kunnen vrijmaken en aanwezig kunnen zijn en vrij kunnen nemen van hun werk. Dus als we weten dat een ouder heel vroeg in de ochtend moet werken, kan onze leerkracht hen ruim van tevoren de datum geven, zodat zij hun schema kunnen aanpassen of de vroegste afspraak kunnen maken. De leerkrachten werken samen om de ouders te bellen en ervoor te zorgen dat ze een toegewezen tijdstip kunnen krijgen. Het geeft ons dus veel flexibiliteit gedurende de dag, en we kunnen een vervanger regelen voor de hele dag die dan de leerkrachten kan vervangen die uit hun klas worden gehaald om bij de bijeenkomsten aanwezig te zijn. De leer-ondersteunende leraren schrijven het IEP. De leerkracht stuurt alle vragenlijsten op die ze krijgen. De gewone leerkrachten vullen die gegevens in. De leerkracht stuurt me wat vragen over discipline of andere input die ik van het administratieve niveau zou hebben, dan schrijven ze dat in het ontwerp van het IEP.
We hebben een ouder-inbrengformulier waarop ze hun zorgen of iets waar ze tevreden over zijn kunnen zetten. We krijgen veel feedback van hen op papier en dan herhalen we dat tijdens de vergadering. We hebben meerdere dagen per jaar gepland zodat onze directeur van het speciaal onderwijs er kan zijn, onze schoolpsycholoog kan er zijn. We nemen een vervanger voor die dag zodat we zoveel mogelijk dekking hebben voor onze gewone leerkrachten en voor onze leerkrachten die ondersteuning bieden, en op die manier kunnen we allemaal deel uitmaken van dat team. Als een leerkracht die gegevens niet op tijd heeft ingeleverd, is het mijn taak om naar die leerkracht toe te gaan en uit te leggen hoe belangrijk dat is en ervoor te zorgen dat het niet meer gebeurt door hem verantwoordelijk te houden, want zonder hun inbreng krijgen de ouders niet het hele plaatje te zien en wordt het IEP niet zo goed mogelijk opgesteld. Dus ik moet ervoor zorgen dat al mijn leraren zich aan hun deadlines houden en ervoor zorgen dat ze de beste gegevens geven die ze kunnen, zodat we als team, inclusief de ouders, allemaal een beter beeld krijgen van wat er met de leerling aan de hand is.
Transcript: David Bateman, PhD
Ik wil alleen maar herhalen dat we naar de ouders moeten luisteren en met de leerkrachten moeten plannen om tijd te besteden aan het luisteren naar de ouders en aandacht te besteden aan de ouders. Een van de dingen die we vaak kunnen doen is van tevoren met de leerkrachten overleggen en zeggen: “Alsjeblieft, luister naar wat de ouders zeggen. Dit is niet het moment om cijfers te geven. Dit is geen tijd voor ons om Sudoku te spelen op een telefoon. Dit is een tijd voor ons om naar de ouders te luisteren.”
Voor ouders is dit vaak de enige bijeenkomst voor hun kind in de loop van een jaar. Velen van ons in het speciaal onderwijs wonen meerdere vergaderingen bij in de loop van het jaar. Maar we moeten de ouders de tijd geven, en we moeten de ouders onze aandacht geven op dit ene moment voor deze ouders. Ze hebben tijd vrijgemaakt van hun schema. Ze hebben tijd genomen weg van hun andere kinderen. Ze hebben tijd genomen van hun werk om naar deze bijeenkomst te komen, en we moeten hen respecteren als een deel van dit. Dus één ding over de planning is ervoor te zorgen dat leraren en personeel zich hiervan bewust zijn, dat het serieus genomen moet worden. Sommige van deze verwante diensten medewerkers, wonen 50 tot 60 van deze bijeenkomsten per jaar bij. Maar voor deze ouders, is het de enige keer. Plan dienovereenkomstig, en zorg ervoor dat we het serieus nemen. Pas dat aan en verander de houding ten opzichte van dit, en je zult betere bijeenkomsten hebben, omdat veel van het gaat over communicatie met de ouders. Herinner hen eraan dat sommige van deze ouders geen positieve ervaringen hadden op school. Ze hebben geen goede herinneringen aan school, toch komen ze terug en ze zijn niet blij om daar te zijn, dus we moeten doen wat we kunnen om hen te omarmen en hen te verwelkomen.
For Your Information
Er zijn een aantal ernstige procedurele fouten die IEP-teams moeten vermijden bij het plannen van een IEP-vergadering. Enkele van de meest voorkomende zijn:
- Nalaten om ouders bij het IEP-proces te betrekken
- Het vooraf bepalen van de plaatsing of diensten van een leerling
- Nalaten om een geschikt IEP-team samen te stellen
