Institutional memoryは、”組織内に蓄積された知識 “と定義されています。 どのような組織内でも、道具や技術はその組織のニーズに合わせて適応させる必要がある。 これらの適応は時間をかけて開発され、グループの新しいメンバーに教えられ、同じ問題に遭遇し、すでに存在する解決策を開発しなければならないことを防いでいる。 このようにして、組織は、そうでなければ無駄になるであろう時間と資源を節約することができる。 リフト自体も、それに関する説明書も同じものである。 しかし、一方の店の天井が他方より低い場合、その店の従業員は、ある高さを超えて車を上げると、天井で車が損傷すると判断するかもしれない。 この回避策を現従業員が新入社員に伝える。 たとえ、その問題を発見した人がもうその店で働いていなくても、その人は将来の新しい従業員にその問題を知らせる。 このような情報は、修理工場の制度的記憶の中にある。

制度的記憶には、集団のメンバー間で継続的に記憶が伝達されることが必要である。 そのため、集団のメンバーの継続性に依存する。 もし、前述の自動車修理工場で全員が一度に辞めてしまったら、その代わりに雇われた従業員は前のグループの経験を生かすことができない。

制度的記憶の要素は、企業、専門家グループ、政府機関、宗教団体、学術的共同研究、ひいては文化全体に見出すことができる。 制度的記憶がどのように伝達されるかについては、それが人々の間であれ、文書による資料であれ、さまざまな考え方がある。

制度的記憶は、そのような集団における思想や仕事のやり方を維持するために奨励されるかもしれない。 逆に、制度的記憶は、それが生じる原因となった条件が変化しても、挑戦することが難しくなる程度に定着している場合がある。 例えば、ある組織が、その書類を必要とする法律が廃止された後でも、もはや存在しない法的結果を恐れて、ある書類を提出し続けるようなものである。 また、制度的記憶は、組織のアイデンティティ、個人の選択、および制度と相互作用する個人の行動に影響を与える可能性がある

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