La mémoire institutionnelle a été définie comme « les connaissances stockées au sein de l’organisation. » Au sein de toute organisation, les outils et les techniques devront être adaptés pour répondre aux besoins de cette organisation. Ces adaptations sont développées au fil du temps et enseignées aux nouveaux membres du groupe, leur évitant de rencontrer les mêmes problèmes et de devoir développer une solution qui existe déjà. De cette façon, les organisations économisent du temps et des ressources qui pourraient autrement être gaspillés.
Par exemple, deux ateliers de réparation automobile pourraient avoir le même modèle de pont élévateur pour voiture. Les élévateurs eux-mêmes et les instructions écrites les concernant sont identiques. Cependant, si un atelier a un plafond plus bas que l’autre, ses employés peuvent déterminer que le fait de soulever une voiture au-delà d’une certaine hauteur peut l’endommager. Les employés actuels informent les nouveaux employés de cette solution de contournement. À leur tour, ils informent les futurs nouveaux employés, même si la personne qui a découvert le problème à l’origine ne travaille plus dans l’atelier. Cette information se trouve dans la mémoire institutionnelle de l’atelier de réparation.
La mémoire institutionnelle nécessite la transmission continue des souvenirs entre les membres du groupe. En tant que telle, elle repose sur une continuité de l’appartenance au groupe. Si tous les employés de l’atelier automobile susmentionné démissionnaient en même temps, les employés embauchés pour les remplacer ne pourraient pas bénéficier de l’expérience du groupe précédent. Dans un tel cas, l’organisation aurait perdu sa mémoire institutionnelle et fonctionnerait moins efficacement jusqu’à ce que les solutions de contournement qui la composaient puissent être développées à nouveau.
On peut trouver des éléments de mémoire institutionnelle dans les entreprises, les groupes professionnels, les organismes gouvernementaux, les groupes religieux, les collaborations universitaires et, par extension, dans des cultures entières. Il existe différentes idées sur la façon dont la mémoire institutionnelle est transférée, que ce soit entre les personnes ou par le biais de sources écrites.
La mémoire institutionnelle peut être encouragée pour préserver une idéologie ou une façon de travailler dans un tel groupe. A l’inverse, la mémoire institutionnelle peut être ancrée au point qu’elle devient difficile à remettre en cause, même si les conditions qui l’ont fait naître ont changé. Un exemple de cela serait une organisation qui continuerait à soumettre un formulaire, même après que la loi exigeant ce document ait été abrogée, par crainte de conséquences juridiques qui n’existent plus. La mémoire institutionnelle peut également avoir une influence sur l’identité de l’organisation, le choix des individus et les actions des individus qui interagissent avec l’institution.