Résumé exécutif

• LES DISPOSITIONS RELATIVES AU BUREAU À DOMICILE DE LA LOI D’ALLÈGEMENT DES FISCALITÉS DE 1997 sont entrées en vigueur le 1er janvier 1999. Ces nouvelles règles devraient permettre à un plus grand nombre de contribuables de déduire les frais de bureau à domicile, car la loi élargit la définition du lieu principal d’activité. La remise de la déclaration de revenus 1998 d’un client est un excellent moment pour expliquer l’impact de ces changements.
• La section 280A de l’IRC permet aux contribuables de déduire les frais de bureau à domicile lorsqu’une partie spécifique de la maison est utilisée exclusivement et de façon régulière comme lieu principal d’activité des contribuables. En 1993, la Cour suprême des États-Unis a déclaré que pour être considéré comme le principal lieu d’activité d’un contribuable, un bureau à domicile doit répondre aux critères d’importance relative et de temps. Ce test étroit en deux parties a fait perdre à de nombreux contribuables leurs déductions pour bureau à domicile.
• La nouvelle loi élargit l’interprétation étroite des tribunaux en ajoutant deux critères supplémentaires qui devraient permettre à davantage de contribuables de répondre à la définition du lieu principal d’activité. Les nouvelles dispositions n’éliminent pas les anciens critères mais les élargissent pour inclure les bureaux à domicile utilisés pour des activités d’administration ou de gestion.
• Un bureau à domicile sera considéré comme le principal lieu d’activité d’un contribuable si celui-ci l’utilise exclusivement et régulièrement pour des activités d’administration ou de gestion d’un commerce ou d’une entreprise et qu’il n’existe pas d’autre lieu fixe où le contribuable exerce une partie substantielle de ces activités.

GARY M. FLEISCHMAN, CPA, PhD, CMA, est Holland Assistant Professor of Taxation à l’Université du Tennessee, Chattanooga. Son adresse électronique est [email protected].

A partir de cette année, un allégement significatif est disponible pour les millions de contribuables indépendants et salariés qui utilisent une partie de leur domicile comme bureau d’affaires. Une nouvelle loi prévoit une norme moins arbitraire pour la déduction pour bureau à domicile, ce qui devrait permettre à davantage de contribuables d’en bénéficier. Bien que la plupart des dispositions de la Taxpayer Relief Act de 1997 soient entrées en vigueur en 1998, les modifications de la règle du bureau à domicile ne sont entrées en vigueur que le 1er janvier 1999. Bien que les rapports des comités du Congrès et le langage législatif indiquent clairement que la nouvelle loi n’élimine pas complètement la législation antérieure restrictive ou la jurisprudence, la bonne nouvelle est que la loi élargit la définition d’un lieu principal d’affaires et permet à un contribuable qui répond à l’ancienne ou à la nouvelle norme de prendre une déduction.

Les CPA qui conseillent leurs clients sur leur éligibilité à la déduction pour bureau à domicile en 1999 et au-delà trouveront utile de revoir la législation de 1997 sur les bureaux à domicile et les dispositions connexes de la section 280A de l’IRC, ainsi que les décisions judiciaires antérieures et les directives réglementaires qui resteront pertinentes au-delà du 1er janvier 1999. En outre, les CPA bénéficieront d’exemples de la manière dont les nouvelles dispositions élargissent les activités qui qualifient un bureau à domicile de principal lieu d’activité.

Alors que les CPA commencent à remettre à leurs clients les déclarations de revenus de 1998 complétées, c’est le moment idéal pour leur expliquer les nouvelles règles sur le bureau à domicile. Les clients qui n’étaient pas éligibles auparavant peuvent avoir besoin de commencer à tenir des registres de dépenses appropriés et d’autres clients peuvent être éligibles à une déduction améliorée qui impliquera des responsabilités différentes en matière de tenue de registres.

COURIR LES ABUS
Les principales directives sur la déduction pour bureau à domicile proviennent de la section 280A. Parce que les contribuables abusent fréquemment de cette section du code, l’IRS continue de scruter ces déductions. Les directives plus strictes de cette section du code ont été introduites en 1976 afin de réduire ces abus. Des réglementations alternatives ont été proposées quelques années plus tard mais n’ont jamais été adoptées. Par conséquent, la jurisprudence fournit la plupart des orientations sur les déductions pour bureaux à domicile, avec des raffinements occasionnels provenant des décisions de l’administration fiscale.

L’article 280A(c)(1)(A) permet à un contribuable de déduire les frais de bureau à domicile lorsqu’une partie spécifique de la maison est utilisée exclusivement et de façon régulière comme lieu principal d’affaires du contribuable. La définition de ce qui constitue un lieu principal d’activité est essentielle pour déterminer si un contribuable peut demander une déduction professionnelle pour les dépenses de bureau liées au domicile, telles que les services publics, les réparations et la dépréciation. Tous les contribuables peuvent réclamer les intérêts hypothécaires de la résidence personnelle et les impôts fonciers en tant que déductions détaillées, même s’ils n’ont pas de bureaux dans leur maison.

En l’absence d’une définition codifiée, en 1993, la Cour suprême des États-Unis a interprété de manière restrictive la définition du lieu principal d’activité dans un arrêt de principe, Commissioner v. Soliman ( 71 AFTR 2d 93-463 ; 93-1 USTC Par 50014). De nombreux contribuables ont ainsi perdu les déductions pour bureaux à domicile auxquelles ils avaient droit auparavant. Heureusement, la nouvelle loi en vigueur élargit l’interprétation étroite des tribunaux en fournissant des critères spécifiques supplémentaires qui permettront à davantage de contribuables de répondre à la définition du lieu principal d’activité.

L’AFFAIRE SOLIMAN
L’affaire Soliman concernait un anesthésiste indépendant qui exerçait dans plusieurs hôpitaux différents mais ne disposait d’un bureau fourni par aucun d’entre eux. Le Dr Soliman utilisait une pièce de son domicile deux à trois heures par jour exclusivement et de façon régulière pour la comptabilité, la correspondance, la lecture de revues médicales et les contacts avec les patients, les autres médecins et les compagnies d’assurance. Soliman a déduit les dépenses relatives à son bureau à domicile, affirmant que la pièce était son principal lieu d’affaires en vertu de la section 280A(c)(1)(A).

La Cour suprême a rejeté les déductions de Soliman, raisonnant que son bureau à domicile n’était pas vraiment son principal lieu d’affaires. En statuant ainsi, la Cour a épousé un test en deux parties pour déterminer si un bureau à domicile est effectivement le principal lieu d’affaires d’un contribuable.

• Le test de l’importance relative considère l’importance des activités entreprises à chaque lieu d’affaires. Les activités sont comparées pour déterminer quel emplacement sert de base aux fonctions les plus importantes.
• Le test du temps considère le temps réel passé aux emplacements d’affaires respectifs. Un contribuable répondrait à ce test s’il passait plus de la moitié de son temps à travailler dans le bureau à domicile.

Techniquement, un contribuable doit satisfaire aux deux parties du test pour bénéficier d’une déduction. Toutefois, en pratique, étant donné que les tribunaux accordent plus de poids au test de l’importance relative, le test du temps n’est conséquent que lorsque le test de l’importance relative n’est pas concluant.

La Cour a utilisé ce test pour déterminer que les activités d’administration et de gestion que le Dr Soliman exerçait à son bureau à domicile étaient loin d’être aussi importantes que les fonctions qu’il exerçait à l’hôpital, activités telles que l’anesthésie des patients chirurgicaux et les réunions avec les patients et les médecins. Étant donné que ces procédures et activités médicales constituaient l’essence de l’entreprise de M. Soliman et qu’elles ne se déroulaient pas à son bureau à domicile, la Cour a jugé que ce dernier n’était pas son principal lieu d’affaires. En outre, la Cour a refusé les déductions de Soliman parce qu’il n’a pas satisfait au critère du temps, étant donné qu’il a passé la majorité de sa journée d’affaires à l’hôpital plutôt qu’à son bureau à domicile.

IMPACT DE SOLIMAN SUR LES PETITES ENTREPRISES
La définition restrictive du principal lieu d’affaires de la Cour suprême dans l’affaire Soliman a fait perdre à de nombreuses petites entreprises leurs déductions pour bureau à domicile. Comme l’illustre l’exemple suivant, cette décision a particulièrement pénalisé les vendeurs et autres travailleurs indépendants.

Exemple. Judy est une vendeuse indépendante pour plusieurs imprimeries. Elle n’a pas de bureau permanent où elle garde ses livres ou fait des appels aux clients, autre que le bureau qu’elle maintient dans sa maison. La plupart de ses affaires proviennent du contact direct avec ses clients. Selon Soliman, le test de l’importance relative indique que les activités les plus importantes de Judy sont liées aux ventes qui ont lieu principalement sur les lieux d’affaires de ses clients. Ainsi, le bureau à domicile de Judy n’est pas considéré comme son principal lieu d’affaires, ce qui lui fait perdre la déduction pour bureau à domicile. Comme Judy passe la plupart de son temps sur la route pour se rendre d’un emplacement de client à l’autre, elle échoue également au test du temps.

Frais de transport. En échouant au test du principal lieu d’affaires, de nombreux contribuables comme Judy ont perdu plus que la déduction pour bureau à domicile. Les frais de transport de Judy pour les déplacements entre son bureau à domicile et les bureaux des clients seraient déductibles si le bureau à domicile était considéré comme son principal lieu d’affaires. Toutefois, le déplacement entre le domicile et le premier arrêt d’affaires est considéré comme un trajet non déductible pour les contribuables qui ne satisfont pas au test en deux parties. Il en va de même pour le trajet entre le domicile et le dernier arrêt professionnel du soir.

Ordinateur domestique. La classification d’un ordinateur domestique en tant que dépense professionnelle est généralement soumise aux règles restrictives relatives aux biens énumérés de la section 280F. Ces règles contiennent des exigences détaillées de tenue de registres que les entrepreneurs occupés trouvent particulièrement gênantes. Toutefois, les règles de déduction pour bureau à domicile éliminent le statut de bien répertorié si le contribuable utilise l’ordinateur à domicile exclusivement dans un bureau à domicile qui répond à la définition de lieu principal d’activité. Une fois de plus, l’utilisation professionnelle d’un bureau à domicile qui ne satisfait pas aux deux tests oblige les contribuables tels que Judy à se conformer aux lourdes exigences relatives aux biens répertoriés.

Beaucoup de CPA et de responsables de la politique fiscale considéraient le test en deux parties de Soliman comme anti-petite entreprise. Après tout, pourquoi une grande entreprise qui loue des bureaux devrait-elle bénéficier d’une déduction qu’une petite entreprise, qui répartit son temps et ses activités commerciales essentielles sur plusieurs sites, ne peut pas faire ? La définition restrictive du lieu principal d’activité a également été considérée comme antifamiliale et gaspilleuse en termes de consommation d’énergie et d’allocation des ressources. La loi ne tenait pas compte des changements culturels et technologiques qui ont permis aux entreprises à domicile de devenir des catalyseurs de la croissance économique et de la création d’emplois. Heureusement, les responsables de la politique fiscale ont reconnu qu’un changement fondamental était nécessaire dans la définition d’un lieu principal d’activité et la déductibilité connexe des dépenses liées aux entreprises à domicile.

LA NOUVELLE LOI APPORTE DES ALLEGATIONS EXPANSIONNÉES
La loi de 1997 a élargi la définition du principal lieu d’affaires pour permettre aux bureaux à domicile de bénéficier de déductions à partir de 1999 si

1. Le contribuable utilise le bureau à domicile pour mener des activités d’administration ou de gestion de son commerce ou de son entreprise. Il est important de noter que si le bureau à domicile ne peut pas être qualifié de lieu principal d’activité en vertu de ce nouveau critère d’activité d’administration ou de gestion, les contribuables peuvent encore bénéficier de déductions en se qualifiant en vertu des anciens critères d’importance relative et de temps.
2. Le commerce ou l’entreprise n’a pas d’autre emplacement fixe où le contribuable exerce des activités substantielles d’administration ou de gestion. Comme le montrent les exemples qui suivent, cependant, la bonne nouvelle pour de nombreux contribuables est que les activités administratives ou de gestion non substantielles qui ont lieu en dehors du bureau à domicile n’empêcheront pas nécessairement le contribuable de bénéficier d’une déduction.
3. Le contribuable utilise le bureau à domicile exclusivement et de manière régulière pour une activité professionnelle.
4. Le bureau à domicile est en place pour la commodité de l’employeur si le contribuable est un salarié.

Les exigences 3 et 4 sont reportées de l’ancienne loi. Le contribuable doit satisfaire à ces exigences en tout temps, qu’il utilise la nouvelle loi ou l’ancien test Soliman pour qualifier son bureau à domicile de principal lieu d’affaires.

EXEMPLES ET APPLICATIONS
Le comité de la Chambre a offert quatre exemples pour clarifier la définition d’entreprise et la norme de déduction. Elle a déclaré qu’un contribuable se trouvant dans l’une de ces situations pourra bénéficier d’une déduction pour bureau à domicile à partir de cette année.

Exemple 1. Les contribuables peuvent bénéficier d’une déduction pour bureau à domicile s’ils n’exercent pas d’activités administratives ou de gestion substantielles dans un lieu fixe autre que le bureau à domicile, même si ces activités (comme la facturation) sont exercées par d’autres personnes dans d’autres lieux. Toute activité administrative ou de gestion non substantielle peut être effectuée en des lieux fixes autres que le bureau à domicile. Par conséquent, Judy peut sous-traiter la facturation de ses clients sans perdre sa déduction.

Exemple 2. Les contribuables qui exercent des activités d’administration et de gestion dans des sites qui ne sont pas des lieux fixes de l’entreprise (comme des voitures ou des chambres d’hôtel) en plus d’exercer ces activités dans un bureau à domicile peuvent encore obtenir la déduction. Cela signifie que Judy n’a pas besoin d’effectuer tous ses services administratifs et de gestion à domicile pour avoir droit à une déduction.

Exemple 3. Les contribuables qui effectuent une quantité non substantielle d’activités d’administration et de gestion à un endroit fixe autre que le bureau à domicile (en faisant occasionnellement un minimum de paperasse à un autre endroit fixe) peuvent quand même obtenir la déduction. Cette disposition reconnaît que, dans la pratique, les hommes d’affaires effectuent souvent des formalités administratives minimes dans d’autres lieux. Par exemple, un médecin peut effectuer une quantité limitée de paperasse dans un hôpital ou une clinique, ou Judy peut rédiger une commande dans le bureau d’un client.

Exemple 4. Les contribuables exerçant des activités commerciales substantielles non administratives ou non de gestion dans des lieux fixes autres que leur bureau à domicile ne seront pas empêchés de bénéficier de la déduction. Par exemple, le fait de rencontrer des clients, des consommateurs ou des patients à un autre endroit fixe n’empêchera plus la déduction.

L’exemple 4 est directement lié à l’abrogation effective de Soliman comme seule définition du lieu principal d’activité. Ainsi, un bureau à domicile sera considéré comme le principal lieu d’affaires si le contribuable l’utilise pour des activités d’administration ou de gestion d’un commerce ou d’une entreprise et qu’il n’y a pas d’autre endroit fixe où le contribuable exerce une partie importante de ces activités. Cela ne tient pas compte de l’importance des autres activités non administratives et non de gestion que le contribuable peut exercer en dehors du bureau à domicile. Par conséquent, l’exemple 4 précise que le Dr Soliman, Judy ou tout consultant, médecin, vendeur ou peintre en bâtiment, par exemple, qui répond à la nouvelle définition peut bénéficier d’une déduction pour bureau à domicile dès cette année.

Selon la nouvelle loi, le Dr Soliman répondrait à la définition révisée en 1999 parce qu’il exerce des activités d’administration et de gestion dans son bureau à domicile et qu’il n’a pas d’autre endroit fixe pour le faire. Le fait qu’il ait passé la majorité de son temps et exercé les activités commerciales les plus importantes en dehors de son bureau à domicile ne l’empêcherait plus de déduire les frais de bureau à domicile. Malheureusement pour le Dr Soliman, ces changements ne sont pas rétroactifs.

La mauvaise nouvelle. En vertu de la section 280A(c)(1) des nouvelles règles, si le contribuable est un employé, toutes les exigences ci-dessus doivent être satisfaites et l’utilisation professionnelle de la maison doit être pour la commodité de l’employeur. Les CPA doivent tenir compte des faits et des circonstances spécifiques lorsqu’ils prennent cette décision pour leurs clients. Selon la publication 587 de l’IRS, Business Use of Your Home, l’utilisation du domicile par un employé qui est simplement appropriée et utile à l’employeur ne suffit pas à satisfaire le critère de commodité. De même, l’utilisation de la maison pour la commodité des employés ou parce que l’employé peut faire plus de travail à la maison ne suffira pas non plus.

VENTE SUBSÉQUENTE DE LA RÉSIDENCE
Des règles spéciales s’appliquent lors de la vente d’une résidence contenant un bureau à domicile. Les déductions pour amortissement du bureau à domicile ont un impact direct sur les conséquences fiscales ultimes. La partie de la résidence déclarée comme bureau à domicile n’est pas considérée comme faisant partie de la résidence principale mais, au contraire, comme un bien d’entreprise. Si la résidence est vendue ultérieurement avec un gain, une partie de ce gain doit être attribuée au bureau à domicile. La partie commerciale du gain sera probablement relativement plus importante en raison des déductions pour amortissement du bureau à domicile. La question de la répartition du gain est particulièrement importante maintenant que la nouvelle loi prévoit une exclusion de 250 000 $ du gain (500 000 $ si vous êtes marié et que vous faites une déclaration conjointe) pour la partie personnelle (non commerciale) de la résidence. Malheureusement, les nouvelles règles d’exclusion des gains ne s’appliquent pas à la partie commerciale du gain associé au bureau à domicile, de sorte que les contribuables peuvent être surpris par une obligation fiscale.

Même si le bureau à domicile est reconverti en usage personnel avant l’année de la vente, la section 121(d)(6) de l’IRC stipule que l’exclusion du gain ne s’applique toujours pas. Cela entraîne la reconnaissance d’un gain dans la mesure de tout amortissement autorisé en ce qui concerne le bureau à domicile après le 6 mai 1997. Les pertes sur la vente d’une résidence ne sont généralement pas déductibles. Toutefois, la partie de la perte associée au bureau à domicile sera déductible comme une perte commerciale ordinaire. Encore une fois, la dépréciation réduit la base ajustée du bureau à domicile, limitant ainsi la déduction du contribuable.

CONSEILS DE PLANIFICATION FISCALE 1999
Les nouvelles règles relatives au bureau à domicile sont entrées en vigueur le 1er janvier. Les idées de planification fiscale décrites ici peuvent aider les CPA à conseiller leurs clients sur les déductions potentielles pour bureau à domicile.

À partir de cette année, les contribuables qui répondent à la définition élargie du lieu principal d’activité pourront déduire le kilométrage entre le domicile et les bureaux des clients. En outre, les contribuables utilisant des ordinateurs exclusivement dans le bureau à domicile ne sont plus soumis aux règles relatives aux biens répertoriés de la section 280F. Cependant, il est toujours important pour les contribuables de tenir des registres appropriés pour documenter l’utilisation régulière et exclusive du bureau à domicile. Les contribuables doivent tenir un registre quotidien des réunions avec les clients au bureau à domicile. Ils doivent également faire des enregistrements vidéo ou des photographies pour montrer qu’il n’y a pas d’objets personnels dans cette partie de la maison. Les contribuables doivent documenter les dépenses du bureau avec des chèques annulés et des reçus. Ils doivent également s’assurer qu’aucune activité personnelle ou familiale ne se déroule dans le bureau à domicile.

Les CPA doivent savoir que la nouvelle loi élargit mais ne remplace pas le test en deux parties de Soliman pour déterminer un lieu principal d’affaires. La nouvelle loi prévoit qu’un bureau à domicile utilisé pour des activités d’administration et de gestion sera également qualifié de principal lieu d’affaires si les exigences spécifiées précédemment sont remplies. Pour un organigramme sur le respect des nouvelles exigences en matière de déduction pour bureau à domicile, voir l’annexe.

Un employé qui dispose d’un lieu fixe autre que le bureau à domicile peut s’attendre à un défi de la part de l’IRS lorsqu’il affirme qu’il mène des activités de bureau à domicile pour la commodité de l’employeur. Cependant, le contribuable dans l’affaire Mulne (TCM 1996-320) a pu obtenir une déduction pour bureau à domicile parce que son employeur lui demandait de préparer des rapports après les heures de bureau. Pour des raisons de sécurité, son immeuble de bureaux du centre-ville de Los Angeles était fermé pendant les heures de nuit où elle devait travailler. Ces circonstances pourraient également répondre à la nouvelle exigence de commodité de l’employeur, puisque la contribuable n’avait pas de bureau d’employeur à sa disposition aux heures où elle avait besoin d’exécuter les rapports.

Les employés qui font du télétravail ou dont l’employeur exige qu’ils utilisent l’Internet pendant les heures creuses où l’accès peut être plus efficace pourraient également obtenir une déduction pour bureau à domicile. Cela serait particulièrement plausible si l’immeuble ou l’équipement informatique de l’employeur est inaccessible en dehors des heures normales de bureau. En l’absence de tout cas à citer comme précédent, les CPA doivent examiner attentivement les circonstances spécifiques utilisées pour soutenir l’affirmation que le bureau à domicile existe pour la commodité de l’employeur. Il serait également utile que l’employeur dispose d’une politique écrite expliquant cette pratique. Enfin, les employés peuvent déduire le coût de l’équipement informatique en tant que dépense professionnelle sans être soumis aux règles relatives aux biens énumérés décrites précédemment, tant que le bureau à domicile des employés remplit les conditions requises pour être le principal lieu d’affaires pour la commodité de l’employeur.

Les employés qui travaillent à domicile mais ne peuvent pas demander une déduction pour bureau à domicile devraient envisager de se faire rembourser par leur employeur. De nombreuses entreprises remboursent désormais les employés pour ces dépenses ou offrent des incitations pour encourager les employés à travailler à domicile. Si l’employeur dispose d’un plan comptable, les montants remboursés à l’employé ne sont pas inclus dans le revenu, puisqu’ils ne font que compenser les dépenses connexes. Dans tous les cas, les employés doivent justifier correctement toutes les dépenses.

DÉFINITION ÉTENDUE, DÉDUCTIONS ÉTENDUES
Bien que les nouvelles règles sur le bureau à domicile soient généralement plus avantageuses, les CPA et leurs clients ne doivent pas les prendre à la légère. La déduction des frais de bureau à domicile augmentera toujours la probabilité d’un audit de l’IRS. En outre, les règles restent très exigeantes et complexes, ce qui explique pourquoi seuls 10 % des 14 millions de contribuables indépendants à temps plein bénéficient d’une déduction pour bureau à domicile. Les contribuables doivent également toujours prendre en compte des considérations non fiscales dans le maintien d’un bureau à domicile, y compris les restrictions de zonage du gouvernement local, l’intrusion possible des membres de la famille dans les réunions avec les clients et les limites de la couverture d’assurance des propriétaires.

La définition élargie du lieu principal d’activité rétablira la déduction pour bureau à domicile pour des milliers de contribuables cette année, dont beaucoup de propriétaires de petites entreprises. Et comme de nombreuses petites entreprises répondent à la nouvelle définition du lieu principal d’activité, leurs propriétaires pourront désormais déduire les frais de déplacement entre le domicile et les bureaux des clients. Les experts-comptables devraient informer immédiatement leurs clients de ces changements afin qu’ils commencent à tenir les registres appropriés. Bien que les nouvelles règles semblent plus simples, ce sont les tribunaux qui décideront en fin de compte de leur application. On peut s’attendre à ce que les règles de déduction des frais de bureau à domicile fassent l’objet d’un examen encore plus minutieux à l’avenir, car la pression découlant des besoins en matière de garde d’enfants, d’économies d’énergie et de réduction de la pollution pousse encore plus de contribuables à travailler à domicile, que ce soit pour eux-mêmes ou pour leurs employeurs.