Institutionaalinen muisti on määritelty ”organisaatioon tallennetuksi tietämykseksi”. Missä tahansa organisaatiossa työkaluja ja tekniikoita on mukautettava vastaamaan kyseisen organisaation tarpeita. Näitä mukautuksia kehitetään ajan myötä ja opetetaan ryhmän uusille jäsenille, jolloin he eivät joudu kohtaamaan samoja ongelmia ja joutumaan kehittämään jo olemassa olevaa ratkaisua. Näin organisaatiot säästävät aikaa ja resursseja, jotka muutoin saattaisivat mennä hukkaan.
Kahdella autokorjaamolla saattaa esimerkiksi olla saman mallinen autonostin. Itse nostimet ja niitä koskevat kirjalliset ohjeet ovat identtiset. Jos toisessa korjaamossa on kuitenkin matalampi katto kuin toisessa, sen työntekijät saattavat todeta, että auton nostaminen tiettyä korkeutta korkeammalle voi vaurioittaa autoa katosta. Nykyiset työntekijät ilmoittavat uusille työntekijöille tästä kiertotiestä. Nämä puolestaan kertovat asiasta tuleville uusille työntekijöille, vaikka ongelman alun perin havainnut henkilö ei enää työskentelisikään siellä. Tällainen tieto on korjaamon institutionaalisessa muistissa.
Institutionaalinen muisti edellyttää muistojen jatkuvaa siirtämistä ryhmän jäsenten välillä. Sellaisena se perustuu ryhmän jäsenyyden jatkuvuuteen. Jos kaikki edellä mainitun autokorjaamon työntekijät irtisanoutuisivat kerralla, heidän tilalleen palkatut työntekijät eivät voisi hyötyä edellisen ryhmän kokemuksesta. Tällaisessa tapauksessa organisaatio olisi menettänyt institutionaalisen muistinsa ja toimisi tehottomammin, kunnes sen muodostamia työtapoja voitaisiin kehittää uudelleen.
Institutionaalisen muistin elementtejä voi löytyä yrityksistä, ammattiryhmistä, hallintoelimistä, uskonnollisista ryhmistä, akateemisesta yhteistyöstä ja laajemminkin kokonaisista kulttuureista. On olemassa erilaisia käsityksiä siitä, miten institutionaalinen muisti siirtyy, joko ihmisten välillä tai kirjallisten lähteiden kautta.
Institutionaalista muistia voidaan kannustaa säilyttämään ideologia tai toimintatapa tällaisessa ryhmässä. Kääntäen institutionaalinen muisti voi olla niin juurtunutta, että sitä on vaikea kyseenalaistaa, vaikka olosuhteet, jotka aiheuttivat sen syntymisen, olisivat muuttuneet. Esimerkkinä tästä voidaan mainita, että organisaatio jatkaa lomakkeen toimittamista silloinkin, kun laki, joka edellyttää kyseistä asiakirjaa, on kumottu, koska se pelkää oikeudellisia seurauksia, joita ei enää ole. Institutionaalinen muisti voi myös vaikuttaa organisaation identiteettiin, yksilöiden valintaan ja instituution kanssa vuorovaikutuksessa olevien yksilöiden toimintaan.