La memoria institucional se ha definido como «el conocimiento almacenado dentro de la organización». Dentro de cualquier organización, las herramientas y las técnicas tendrán que ser adaptadas para satisfacer las necesidades de esa organización. Estas adaptaciones se desarrollan con el tiempo y se enseñan a los nuevos miembros del grupo, evitando que se encuentren con los mismos problemas y tengan que desarrollar una solución que ya existe. De este modo, las organizaciones ahorran tiempo y recursos que, de otro modo, podrían desperdiciarse.
Por ejemplo, dos talleres de reparación de automóviles pueden tener el mismo modelo de ascensor. Los propios ascensores y las instrucciones escritas para ellos son idénticos. Sin embargo, si un taller tiene un techo más bajo que el otro, sus empleados pueden determinar que elevar un coche más allá de cierta altura puede hacer que se dañe con el techo. Los empleados actuales informan a los nuevos empleados de esta solución. Éstos, a su vez, informan a los futuros nuevos empleados, incluso si la persona que descubrió originalmente el problema ya no trabaja allí. Esta información forma parte de la memoria institucional del taller.
La memoria institucional requiere la transmisión continua de recuerdos entre los miembros del grupo. Como tal, se basa en la continuidad de los miembros del grupo. Si todo el mundo en el mencionado taller de automóviles renunciara a la vez, los empleados contratados para sustituirlos no podrían beneficiarse de la experiencia del grupo anterior. En tal caso, la organización habría perdido su memoria institucional y funcionaría con menos eficacia hasta que pudieran desarrollarse de nuevo las soluciones que la componían.
Los elementos de la memoria institucional pueden encontrarse en corporaciones, grupos profesionales, organismos gubernamentales, grupos religiosos, colaboraciones académicas y, por extensión, en culturas enteras. Existen diferentes ideas sobre cómo se transfiere la memoria institucional, ya sea entre personas o a través de fuentes escritas.
La memoria institucional puede ser fomentada para preservar una ideología o forma de trabajo en dicho grupo. A la inversa, la memoria institucional puede estar arraigada hasta el punto de ser difícil de cuestionar, incluso si las condiciones que la hicieron surgir han cambiado. Un ejemplo de ello sería que una organización siguiera presentando un formulario, incluso después de que la ley que exigía ese documento haya sido derogada, por miedo a unas consecuencias legales que ya no existen. La memoria institucional también puede influir en la identidad de la organización, la elección de las personas y las acciones de los individuos que interactúan con la institución.