- Página 3: Planificación de la reunión del IEP
- Directrices de los requisitos de procedimiento
- Determinar la elegibilidad del estudiante
- Para su información
- Reunir un equipo de IEP apropiado
- Revisar la información del estudiante
- Para su información
- Programar la reunión
- Legislación y litigios
- Logística de la programación
- Para su información
Página 3: Planificación de la reunión del IEP
Directrices de los requisitos de procedimiento
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Realizar una evaluación exhaustiva e individualizada - Cumplir con los plazos requeridos
- Involucrar a los padres en el proceso del IEP
Los administradores escolares con un conocimiento profundo del proceso del IEP-incluyendo sus requisitos de procedimiento, los requisitos de procedimiento, de fondo y de aplicación, estarán mejor equipados para comenzar el proceso de planificación de la reunión del IEP propiamente dicha. Al hacerlo, deben asegurarse de que se completen las acciones que se describen a continuación.
Determinar la elegibilidad del estudiante
Antes de convocar una reunión inicial del IEP, el personal escolar apropiado y los padres del estudiante deben establecer primero que éste es elegible para los servicios de educación especial. Para ello, completarán los tres primeros pasos del proceso del IEP -remisión, evaluación y determinación de la elegibilidad- teniendo cuidado de cumplir con todos los requisitos de procedimiento. La siguiente tabla describe los plazos requeridos por IDEA y cómo deben participar los padres en cada uno de estos pasos.
| Tiempo | Participación de los padres | |
| Remisión | El estudiante es remitido para una prueba formal. Normalmente, esto ocurre cuando el personal de la escuela o sus padres indican la necesidad. | Los padres deben dar un consentimiento informado y por escrito antes de que su hijo pueda ser sometido a pruebas. Los padres también pueden iniciar una derivación de educación especial para su hijo. |
| Evaluación | La evaluación debe realizarse dentro de los 60 días siguientes a la recepción del consentimiento de los padres para la evaluación o dentro de los plazos establecidos por el estado. | El alumno debe ser evaluado en todas las áreas de preocupación y en cualquier área de necesidades potenciales expresadas por sus padres. |
| Determinación de elegibilidad | Aunque IDEA no especifica un plazo para tomar una decisión de elegibilidad, algunos estados sí lo hacen. En ausencia de un plazo estatal, la decisión de elegibilidad debe tomarse lo antes posible tras la finalización de la evaluación. | Los padres deben formar parte del equipo que toma la decisión de elegibilidad, que se basa en los resultados de la evaluación. |
Para su información
Algunos distritos utilizan formularios estándar cuando remiten a un alumno a los servicios de educación especial. Sin embargo, para los que no lo hacen, el Centro Nacional de Intervención Intensiva (NCII) pone a su disposición una serie de recursos ya preparados.
Documento de orientación sobre el proceso de reunión
Formulario de antecedentes de la reunión (formulario de remisión)
Reunir un equipo de IEP apropiado
Una vez que se haya determinado la elegibilidad inicial -y para las revisiones anuales subsiguientes- el administrador de la escuela debe supervisar la formación de un equipo de IEP debidamente constituido, que incluya a las personas especificadas por IDEA, incluidos los padres del alumno. Cada uno de los miembros de este equipo multidisciplinar debe poseer los conocimientos y la experiencia necesarios para el IEP de cada alumno. Para obtener más información sobre los miembros necesarios del equipo del IEP, consulte el siguiente folleto.
Equipo multidisciplinar
Un equipo de profesores, profesionales de la educación (por ejemplo, personal de servicios relacionados, psicólogo escolar), administradores, especialistas y padres o tutores que evalúan las necesidades individuales de los estudiantes para determinar la elegibilidad para la educación especial y desarrollar programas de educación individualizados (IEP); a menudo se denominan equipos de IEP.
Miembros del equipo de IEP
IDEA requiere que los equipos de IEP contengan ciertos miembros clave, sin embargo, con demasiada frecuencia estas personas carecen de una plena comprensión de sus funciones y responsabilidades. Por ejemplo, IDEA exige que se incluya como miembro del equipo del IEP a un profesor de educación general que conozca al niño. Esta persona es la experta que entiende el plan de estudios de educación general y los estándares de contenido del grado. Su experiencia y sus aportaciones son necesarias para debatir y tomar decisiones sobre factores como:
- El rendimiento actual del alumno en el aula de educación general
- El rendimiento previsto del alumno y su capacidad para alcanzar los niveles de referencia del grado cuando se le proporcionan los apoyos adecuados
- Las modificaciones del programa y los apoyos que necesitan los profesores de educación general para atender mejor al alumno (p. ej, capacitación en tecnología de asistencia)
Los administradores juegan un papel importante para asegurar que cada miembro del equipo tome parte activa en el desarrollo del IEP de un estudiante. Pueden hacer esto en cualquier número de maneras, tales como proporcionar el desarrollo profesional de toda la escuela (ver Perspectivas & Recursos Página 5).
Revisar la información del estudiante
Para facilitar la participación activa de cada uno de sus miembros, los administradores deben asegurarse de que cada persona del equipo del IEP tenga un conocimiento práctico de la información recopilada a través de los pasos de evaluación y elegibilidad del proceso del IEP, incluyendo:
- La información proporcionada por el profesor o los padres como parte de la derivación para una evaluación
- Los informes de evaluación y/o la documentación de la reunión de elegibilidad
Esta información ofrece una visión de las necesidades y desafíos del estudiante y permite a los miembros del equipo considerar apoyos y servicios potencialmente beneficiosos. Debido a que gran parte de esta información es técnica (por ejemplo, las puntuaciones estándar, los rangos de percentil) muchos padres pueden encontrarla difícil de entender. Para ayudarles, los administradores deben ofrecer a los padres la oportunidad de consultar con los profesionales pertinentes los resultados de la evaluación actual y el progreso educativo del alumno.
Además, para ayudar a determinar quién debe asistir a la reunión del IEP y anticipar los requisitos de personal o los recursos para satisfacer las necesidades del alumno, los administradores pueden querer reunirse con los profesionales pertinentes (por ejemplo, profesores, psicólogo escolar, representante de Rehabilitación Profesional) para discutir:
- Técnicas e intervenciones exitosas y no exitosas
- Recomendaciones académicas o de comportamiento para el programa educativo del alumno
- Necesidad de aclaración en relación con los informes
- Necesidad prevista de gastos adicionales (por ejemplo, tecnología de asistencia)
- Necesidad prevista de personal y espacio (por ejemplo, un logopeda adicional)
Para su información
No es en absoluto inusual que un miembro del equipo del IEP-por ejemplo, el educador especial-intente ahorrar tiempo elaborando un borrador del IEP antes de la reunión. El peligro de esta práctica es que los participantes pueden interpretar el borrador como un acuerdo hecho o un documento final. Como tal, podrían sentir que no pueden sugerir revisiones o cambios en su contenido. De hecho, el Departamento de Educación de EE.UU. desaconseja esta práctica «si al hacerlo se impide un debate completo sobre las necesidades del niño». Sin embargo, si se elabora un borrador antes de la reunión, la escuela debe:
- Proveer una copia del borrador a los padres/tutores para que lo revisen antes de la reunión
- Explicar a los padres que el borrador representa sólo una recomendación inicial y que, por lo tanto, está abierto a la revisión, el debate y el examen
Registro Federal 71:156 (14 de agosto de 2006) p. 46678
Programar la reunión
Legislación y litigios
Hay ocasiones en que un padre no puede o no quiere asistir a una reunión del IEP. En estos casos, la reunión del IEP puede seguir celebrándose siempre que se presente cierta documentación.
Por ley, cuando una escuela lleva a cabo una reunión del equipo del IEP sin la asistencia de los padres, la escuela «debe mantener un registro de sus intentos de organizar una hora y un lugar mutuamente acordados, tales como-
- Registros detallados de las llamadas telefónicas realizadas o intentadas y los resultados de esas llamadas;
- Copias de la correspondencia enviada a los padres y cualquier respuesta recibida; y
- Registros detallados de las visitas realizadas al hogar o al lugar de trabajo de los padres y los resultados de dichas visitas.»
Reglamentos de la IDEA, 34 C.F. R. §300.322(d)
Debido a que los administradores escolares no pueden anticipar cuándo pueden surgir estas situaciones, deben tener estas prácticas como parte del mantenimiento de registros estándar.
Recuerde que la reunión para desarrollar el IEP inicial debe llevarse a cabo dentro de los 30 días de la determinación de elegibilidad. Ya sea para la reunión inicial del IEP o para la revisión anual, el administrador de la escuela debe asegurarse de hacer un esfuerzo concertado para programar esta reunión en un momento en que los padres puedan asistir. Los horarios de trabajo, los problemas de transporte y la falta de guarderías son sólo algunos de los problemas del mundo real que afectan la capacidad de los padres para participar.
Al notificar con antelación la reunión a todos los miembros del equipo del IEP, el administrador de la escuela puede apoyar la asistencia de los padres así como dar al personal de la escuela tiempo para prepararse (por ejemplo, escribir planes de lecciones para los maestros suplentes, planificar clases combinadas).
Al programar la reunión, el administrador de la escuela debe tomar medidas para asegurar que los participantes tengan suficiente tiempo para discutir y desarrollar completamente todos los componentes del IEP. El tiempo requerido para una reunión individual puede depender de numerosos factores (por ejemplo, la reunión inicial del IEP frente a la revisión anual, el alcance de las necesidades del alumno) y no debe estar limitado principalmente por la logística de la escuela (por ejemplo, el horario de la escuela, los requisitos de personal).
Una vez que se ha determinado la fecha y la hora de la reunión del IEP, la ley requiere que se envíe una notificación por escrito (invitación) a los padres. Este aviso debe informar a los padres sobre su derecho a invitar a personas con conocimientos especiales o experiencia sobre su hijo (por ejemplo, un defensor, un amigo de la familia, un clérigo) para que sean miembros del equipo del IEP. Este aviso también debe incluir la siguiente información sobre la reunión:
- Fecha y hora
- Lugar
- Propósito
- Quiénes asistirán
Logística de la programación
Para facilitar una reunión productiva, el administrador de la escuela debe:
- Considerar las necesidades de horario de los padres del niño
- Establecer que habrá una cobertura de clase adecuada para cualquier profesor que vaya a asistir a la reunión del IEP (por ej.g., contratar sustitutos, organizar clases combinadas)
- Asegurar un espacio de reunión libre de distracciones
- Asegurarse de que habrá un intérprete de lenguaje de signos o un traductor que hable la lengua materna de los padres, si es necesario
- Considerar las necesidades físicas del equipo (por ejemplo, asientos suficientes, café, agua)
- Asegurarse de que los padres saben dónde ir (por ejemplo, reservar un espacio de estacionamiento, enviar instrucciones sobre cómo encontrar la oficina principal)
Aunque el personal de la escuela debe estar preparado para programar las reuniones del IEP con poca antelación a medida que surjan las necesidades, hay otros momentos durante el año escolar en los que es necesario programar un gran número de reuniones del IEP (por ejemplo, las reuniones anuales cerca del final del año). En la siguiente entrevista, Breanne Venios explica cómo su escuela aborda esta última circunstancia designando varios días como «días de PEI», algo que ofrece aviso previo y flexibilidad tanto a los padres como a los profesores. A continuación, David Bateman destaca la importancia de escuchar a los padres durante la reunión del IEP y ofrece consejos sobre cómo preparar al personal para hacerlo.
Breanne Venios
Directora, Spring Cove Middle School
Roaring Spring, PA
(tiempo: 2:27)
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Ver transcripción
David Bateman, PhD
Profesor, Departamento de Liderazgo Educativo
y Educación Especial
Universidad de Shippensburg
(tiempo: 1:39)
/wp-content/uploads/module_media/iep02_media/audio/iep02_p03_bateman.mp3
Ver transcripción
Transcripción: Breanne Venios
Nuestro director de educación especial implementó los «días del IEP», lo que significa que al principio de cada año tenemos días dedicados estrictamente a las reuniones del IEP. Ha sido muy beneficioso para todos los involucrados, porque podemos bloquear esos días en nuestro calendario y asegurarnos de que estamos allí, pero también los padres reciben un montón de aviso con mucha antelación para que puedan despejar sus horarios y estar presentes y tomar el trabajo. Así, si sabemos que un padre trabaja muy temprano por la mañana, nuestro profesor de apoyo al aprendizaje puede darles la fecha con mucha antelación, y ellos pueden ajustar su horario o tomar la cita más temprana. Los profesores colaboran llamando a los padres y asegurándose de que pueden conseguir una franja horaria. Esto nos da mucha flexibilidad a lo largo del día, y podemos conseguir un sustituto para ese día que pueda cubrir a los profesores que tienen que dejar sus clases para asistir a las reuniones. Los profesores de apoyo al aprendizaje escriben el IEP. El profesor de apoyo al aprendizaje enviará los cuestionarios de información que reciba. Los profesores de educación ordinaria rellenan esos datos. El profesor de apoyo al aprendizaje me envía algunas preguntas relacionadas con la disciplina o cualquier otra aportación que tenga desde el nivel administrativo, y luego lo escriben en el borrador del IEP.
Tenemos un formulario de aportación de los padres en el que pueden poner cualquier preocupación o cualquier cosa con la que estén contentos. Recibimos muchos comentarios de ellos por escrito y luego los reafirmamos en la reunión. Tenemos varios días programados a lo largo del año para que nuestro director de educación especial pueda estar allí, nuestro psicólogo escolar pueda estar allí. Conseguimos un sustituto para el día para permitir la mayor cobertura posible para nuestros maestros de educación regular y para nuestros maestros de apoyo al aprendizaje, y de esa manera todos podemos ser parte de ese equipo. Si un profesor no presenta los datos en la fecha prevista, mi trabajo es asegurarme de que voy a ese profesor y le explico la importancia que tiene y me aseguro de que no vuelva a ocurrir, haciéndole responsable, porque sin su aportación los padres no reciben toda la información y el IEP no se redacta de la mejor manera posible. Así que tengo que asegurarme de que todos mis profesores están cumpliendo con sus plazos y asegurándose de que están dando los mejores datos que pueden para que como equipo, incluyendo a los padres, todos podamos tener una mejor imagen de lo que está pasando con el estudiante.
Transcripción: David Bateman, PhD
Sólo quiero reiterar que tenemos que escuchar a los padres y planificar con los profesores para dedicar tiempo a escuchar a los padres y prestarles atención. Así que una cosa que podemos hacer a menudo es reunirnos con los profesores de antemano y decirles: «Por favor, escuchen lo que dicen los padres. No es el momento de calificar. No es un momento para jugar al Sudoku en el teléfono. Este es un momento para que escuchemos a los padres».
Para los padres, esta es su única reunión a menudo para su hijo durante el curso de un año. Muchos de nosotros en la educación especial llegar a asistir a múltiples reuniones en el transcurso del año. Pero tenemos que dar a los padres el tiempo, y tenemos que dar a los padres nuestra atención en este momento para estos padres. Han sacado tiempo de su agenda. Le han quitado tiempo a sus otros hijos. Han sacado tiempo de su trabajo para venir a esta reunión, y tenemos que darles el respeto como parte de esto. Así que una cosa sobre la planificación es asegurarse de que los maestros y el personal son conscientes de esto, que tiene que ser tomado en serio. Algunos de estos miembros del personal de servicios relacionados asisten a 50 ó 60 de estas reuniones al año. Pero para estos padres, es la única vez. Hay que planificar en consecuencia y asegurarse de que nos lo tomamos en serio. Ajústalo y cambia la actitud relacionada con esto, y tendrás mejores reuniones, porque gran parte se trata de la comunicación con los padres. Recuérdales que algunos de estos padres no tuvieron experiencias positivas en las escuelas. No tienen buenos recuerdos de la escuela y, sin embargo, vuelven y no están contentos de estar allí, así que tenemos que hacer lo que podamos para acogerlos y darles la bienvenida.
Para su información
Hay una serie de errores graves de procedimiento que los equipos del IEP deben evitar cuando planifican una reunión del IEP. Algunos de los más comunes son:
- No involucrar a los padres en el proceso del IEP
- Predeterminar la colocación o los servicios de un estudiante
- No reunir un equipo de IEP apropiado
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