Wissen Sie, was zu tun ist, wenn ein Arbeitnehmer einen Fehler begeht, der nicht so schwerwiegend ist, dass er zu einer Suspendierung oder Kündigung aus wichtigem Grund führt? Auch wenn niemand in eine solche Situation geraten möchte, muss jeder Arbeitgeber wissen, worum es sich dabei handelt und wie und wann das Mittel der Warnung am Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.

Im Idealfall verfügen die Arbeitnehmer ebenso wie die Arbeitgeber über Kenntnisse der Arbeitsgesetzgebung – die Rechte und Pflichten, die jedem zugewiesen sind – und der internen Politik des Unternehmens. So haben sie alles in der Hand, was sie brauchen, um zu wissen, welche Regeln sie aus welchen Gründen befolgen sollten.

Auch wenn dieses ideale Szenario in Ihrem Unternehmen Realität ist, kann es zu Fehlern kommen, und Sie müssen dann wissen, was Sie tun können und was nicht. Aus diesem Grund haben wir diesen Beitrag speziell zum Thema Warnungen verfasst. Folgen Sie uns!

Was ist die Abmahnung am Arbeitsplatz

Einige Menschen sehen die Abmahnung am Arbeitsplatz als eine Form der Bestrafung, aber einige ziehen es vor, sie als eine erzieherische oder disziplinarische Maßnahme zu verstehen.

Wie auch immer, sie ist ein Mittel, das der Arbeitgeber einsetzen kann, um mit Versäumnissen oder disziplinlosen Handlungen seiner Arbeitnehmer umzugehen.

Die Abmahnung ist ein milderes Mittel als die Suspendierung oder die Kündigung aus wichtigem Grund. Sie sollte angewandt werden, wenn der Arbeitgeber es für notwendig hält, dem Arbeitnehmer mitzuteilen, dass sein Verhalten nicht angemessen ist und dass, wenn sich nichts ändert, strengere Maßnahmen erforderlich sein können.

Wenn wir hier im Blog über die Toleranz bei Unpünktlichkeit gesprochen haben, haben wir den Prozess vorgestellt, den das Unternehmen durchlaufen muss, bevor es zu dem extremeren Mittel der gerechten Gründe greift.

Bei wiederholtem Zuspätkommen beispielsweise wird empfohlen, den Arbeitnehmer mindestens dreimal zu ermahnen, bevor er vom Dienst suspendiert wird.

Nur dann, wenn das Problem weiter besteht, kann das Unternehmen ihn entlassen.

In diesem Sinne ist es interessant zu sagen, dass die Abmahnung am Arbeitsplatz wichtig ist, damit das Unternehmen keine rechtlichen Probleme bekommt.

Denn die Verwendung dieses Merkmals zeigt, dass der Arbeitgeber versucht hat, seinen Arbeitnehmer zu disziplinieren, bevor er ihn aus wichtigem Grund suspendiert und entlässt.

Was jede Art von Anfechtung oder Gewinn durch den Arbeitnehmer in einem Arbeitsrechtsstreit vermeidet.

Mündliche und schriftliche Abmahnung

Die Abmahnung am Arbeitsplatz kann in mündlicher oder schriftlicher Form erfolgen. Einige sind der Meinung, dass die schriftliche Option nur dann in Anspruch genommen werden sollte, wenn das Gespräch keine Auswirkungen hat.

Dies ist jedoch keine Regel, und wenn Sie es vorziehen, kann der Arbeitgeber die schriftliche Abmahnung direkt anwenden.

Die mündliche Abmahnung ist diejenige, die in einem persönlichen Gespräch mit dem Arbeitnehmer erfolgt, mit dem Ziel, ihm zu erklären, welcher Fehler begangen wurde und was das richtige Verhalten wäre.

In diesem Sinne ist es wichtig, dass das Unternehmen Hilfe anbietet, damit sich das Problem nicht wiederholt.

Auch wenn es sich um ein Gespräch handelt, ist es wichtig, dass der Arbeitgeber ein Protokoll über die mündliche Abmahnung anfertigt und die Unterschrift des Arbeitnehmers einholt.

Bei der schriftlichen Abmahnung wiederum werden dem Arbeitnehmer Dokumente vorgelegt, die das Fehlverhalten belegen, z. B. Zeiterfassungsunterlagen oder Zeugenaussagen.

Um sich also für diese Form der Abmahnung am Arbeitsplatz zu entscheiden, muss der Arbeitgeber über konkrete Beweise verfügen, die die Informationen über das Problem untermauern.

Diese Abmahnung muss in zwei Exemplaren festgehalten werden, die vom Arbeitnehmer zu unterzeichnen sind: ein Exemplar verbleibt im Unternehmen, das andere bei der betreffenden Fachkraft.

Was sind die Hauptgründe für eine Verwarnung

Wir beginnen diesen Beitrag mit der Frage, ob Sie wissen, was zu tun ist, wenn ein Arbeitnehmer einen Fehler begeht, der nicht als schwerwiegend genug für eine strengere Bestrafung angesehen wird.

Das führt uns nun zu einigen Beispielen für Situationen, die eine mündliche oder schriftliche Verwarnung rechtfertigen. Siehe:

• Häufige Verspätungen

Gemäß Artikel 58 der Konsolidierung der Arbeitsgesetze (CLT) dürfen „Zeitabweichungen in der Zeiterfassung, die fünf Minuten nicht überschreiten, unter Einhaltung der Höchstgrenze von zehn Minuten täglich“ nicht als Überstunden abgezogen oder berechnet werden.

In jedem Fall muss die Toleranzgrenze von den Arbeitnehmern eingehalten werden, und jede Überschreitung dieser Grenze, wenn sie häufig vorkommt, wird zu einem Grund für eine Abmahnung am Arbeitsplatz.

In diesem Zusammenhang ist es interessant, die Gelegenheit zu nutzen, mit dem betreffenden Arbeitnehmer zu sprechen und zu versuchen, seine Gründe zu verstehen.

Auf diese Weise kann das Unternehmen möglicherweise Anpassungen vornehmen oder dem Arbeitnehmer helfen, eine Lösung für das Problem zu finden;

• Ungerechtfertigte Abwesenheiten

Artikel 473 des Arbeitsvertrags listet die verschiedenen Situationen auf, die als gerechtfertigte Abwesenheiten gelten. Mit anderen Worten, es wird dargelegt, unter welchen Umständen ein Arbeitnehmer der Arbeit fernbleiben kann, ohne dass sich dies nachteilig auf sein Entgelt auswirkt.

Dabei handelt es sich um Gründe wie Heirat, Geburt eines Kindes, Teilnahme an Vorsorgeuntersuchungen und Blutspende.

Es gibt auch andere Möglichkeiten, wie z. B. eine Krankheit, die durch Vorlage eines ärztlichen Attests nachgewiesen werden kann.

Abgesehen von dieser gesetzlich nicht vorgesehenen Möglichkeit gibt es zwei Möglichkeiten: eine verständliche Abwesenheit, die vom Arbeitgeber aus freien Stücken entschuldigt werden kann.

In diesem Fall handelt es sich um eine Situation wie ein ernsthaftes Leck zu Hause, das dringend repariert werden muss und den Arbeitnehmer dazu veranlasst, der Arbeit fernzubleiben.

Die andere Möglichkeit ist, dass es sich um ein unentschuldigtes Fehlen handelt, das nicht nachvollziehbar ist. Etwas, das einfach nur die Unachtsamkeit des Arbeitnehmers widerspiegelt und deshalb eine Abmahnung nach sich ziehen kann;

• Ungehorsam gegenüber Vorgesetzten

Ungehorsam gegenüber einem Vorgesetzten kann als schweres Fehlverhalten angesehen werden und kennzeichnet Ungehorsam und Disziplinlosigkeit – etwas, das nach dem Wortlaut von Artikel 482 des Arbeitsvertrags zu den Gründen für eine Kündigung aus wichtigem Grund zählt.

Sieht der Arbeitgeber jedoch keine Gründe für eine so strenge Bestrafung, kann eine Abmahnung am Arbeitsplatz die richtige Disziplinarmaßnahme sein, um die Entlassung des Arbeitnehmers zu vermeiden;

• Moralische oder rechtliche Verstöße

Die Vorlage eines falschen ärztlichen Attests oder das Nachtragen von Zeiten für einen verspäteten oder abwesenden Kollegen sind Beispiele für Verstöße, die eine Abmahnung nach sich ziehen.

In diesem Zusammenhang ist jedoch zu beachten, dass jedes Unternehmen derartige Situationen auf seine eigene Weise interpretieren kann.

Damit ist gemeint, dass ein Unternehmen versuchten oder erfolgreichen Arbeitszeitbetrug als Grund für eine Abmahnung ansehen kann, während ein anderes Unternehmen dies als Grund für eine berechtigte Abmahnung betrachtet.

Anhand dieses Beispiels ist es erwähnenswert, dass sich Ihr Unternehmen auf moderne und sichere Zeiterfassungssysteme verlassen kann, die Betrug verhindern können.

Das ist der Fall bei der Tangerino-App, die eine biometrische Identifizierung der Mitarbeiter vornimmt, so dass jeder nur seine eigenen Ein- und Ausgänge registrieren kann;

• Missachtung von Unternehmensregeln

Ein Beispiel für die Missachtung von Regeln ist der Mitarbeiter, der den Firmenwagen nicht für private Zwecke nutzen darf, es aber trotzdem tut.

Wenn die Situation wiederholt auftritt, kann dies zu härteren Strafen führen. Zuvor wird jedoch empfohlen, das Mittel der Abmahnung am Arbeitsplatz anzuwenden.

Ausgehend von dieser Situation ergeht die Warnung, dass Ihr Unternehmen Maßnahmen ergreifen muss, um die Regeln allen Arbeitnehmern vorzustellen.

Der Grund dafür ist, dass die Missachtung der Regeln durch Unwissenheit oder Missverständnisse verursacht werden kann, und es ist Aufgabe des Unternehmens, solche Situationen zu vermeiden;

Wie man eine Verwarnung am Arbeitsplatz ausspricht

Wie Sie bereits wissen, kann eine Verwarnung mündlich oder schriftlich erfolgen. Um dieses Mittel zu nutzen, muss das Unternehmen sicher sein, dass der Arbeitnehmer einen Fehler begangen hat, und dann die nachstehenden Empfehlungen befolgen.

• Konsultieren Sie die Unternehmenspolitik

Auf der Grundlage der internen Unternehmenspolitik kann der Arbeitgeber oder die zuständige Fachkraft festlegen, welche Art von Abmahnung im Einzelfall am besten geeignet ist. In jedem Fall ist es interessant, mit Diskretion und Respekt zu handeln;

• Erinnern Sie sich daran, dass die Abmahnung ein disziplinarisches Mittel ist

Das Mittel der Abmahnung am Arbeitsplatz sollte nicht darauf abzielen, den Arbeitnehmer in Verlegenheit zu bringen, sondern ihn zu disziplinieren, wie er sich in bestimmten Situationen richtig zu verhalten hat;

• Setzen Sie auf klare und nicht-aggressive Kommunikation

Die Wahl der richtigen Art der Kommunikation hat Vorteile. Dazu gehört auch, dass die Botschaft klar genug ist, um richtig verstanden zu werden.

Dazu gehört auch, dass man sich auf die Aufnahmefähigkeit des Mitarbeiters verlässt und ihn dazu bringt, keinen Ärger oder Desinteresse daran zu empfinden, sich von nun an besser zu verhalten;

• Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Abmahnung

Die Anwendung der Abmahnung sollte ebenfalls zum richtigen Zeitpunkt erfolgen. Die für die Erteilung der Ermahnung verantwortliche Person muss den betreffenden Arbeitnehmer nicht vor allen Anwesenden ansprechen, um ihn unmittelbar nach dem Vorfall zu einem Gespräch unter vier Augen aufzufordern.

Allerdings sollte man auch nicht zu viel Zeit verstreichen lassen, um den Zeitpunkt nicht zu verpassen oder zu riskieren, dass der Arbeitnehmer das gleiche Fehlverhalten begeht, bevor er ermahnt wird.

Betrachten Sie das Beispiel der Nutzung des Firmenwagens für private Zwecke und die Unkenntnis der Vorschriften. Wenn der Arbeitnehmer nicht bald über den Fehler informiert wird, kann er ihn erneut begehen.

Es gibt nur eine Situation, in der eine Abmahnung am Arbeitsplatz Zeit in Anspruch nehmen kann: wenn eine zeitaufwändige Untersuchung erforderlich ist.

Beschwert sich beispielsweise ein Arbeitnehmer über einen anderen, muss der Arbeitgeber Beweise sammeln und sogar Zeugen anhören, was die Zeit zwischen dem begangenen Fehler und der Abmahnung länger als üblich machen kann;

• Fördern Sie die interne Abstimmung, um Übertreibungen zu vermeiden

Auch muss das Unternehmen darauf achten und eine effiziente interne Kommunikation haben, um denselben Arbeitnehmer nicht mehrmals wegen desselben Fehlers abzumahnen.

Wenn der direkte Vorgesetzte und der Manager über das Problem Bescheid wissen und die Kommunikation zwischen ihnen scheitert, kann es passieren, dass beide dieselbe Verwarnung aussprechen – was als übertrieben angesehen werden könnte;

• Verhältnismäßige Verwarnungen aussprechen und auf die Vorgeschichte achten

Es ist wichtig, dass das Unternehmen fair ist und Verwarnungen verhältnismäßig ausspricht. Leichtes Fehlverhalten erfordert entschlossene, aber auch leichte Antworten.

Ein Arbeitnehmer sollte nicht für einen oder zwei Tage suspendiert werden, nur weil er für sein erstes Fernbleiben keine gültige Entschuldigung vorgelegt hat.

Schließlich sollte das Unternehmen das Verhalten und die Vorgeschichte eines jeden Arbeitnehmers kennen. Bei wiederholten Fehlzeiten desselben Arbeitnehmers kann es notwendig sein, von der Verwarnung zu einer strengeren Strafe überzugehen, z. B. zur Suspendierung.

Was der Arbeitgeber bei einer Verwarnung nicht tun darf

Die Verwarnung am Arbeitsplatz soll das Fehlverhalten korrigieren, so dass weder das Unternehmen noch der Arbeitnehmer in Zukunft größere Probleme haben werden.

Die vorangegangenen Empfehlungen zur Beachtung von Exzessen ist die Würdigung von Ermessensspielraum gelten über die Sicherstellung der Wirksamkeit des Disziplinarmittels hinaus.

In der Konsolidierung der Arbeitsgesetze ist festgelegt, dass ein Arbeitgeber keine schikanösen Strafen verhängen oder einen Arbeitnehmer der Lächerlichkeit preisgeben darf.

In einer solchen Situation hat der Arbeitnehmer das Recht, eine Klage auf moralischen Schadenersatz gegen seinen Arbeitgeber einzureichen.

Er kann auch eine Entlassung oder eine mittelbare Beendigung des Arbeitsverhältnisses beantragen – eine Situation, die als gerechter Grund durch den Arbeitgeber bekannt ist, der durch schwerwiegende Fehler des Arbeitnehmers verursacht wurde.

Eine weitere Sache, die der Arbeitgeber nicht tun kann, ist, die Abmahnung am Arbeitsplatz als eine Form der Verfolgung zu benutzen.

Kann der Arbeitnehmer die Unterschrift verweigern?

Unter Umständen wie bei Mobbing kann der Arbeitnehmer die Unterschrift unter das Abmahnungsprotokoll oder die Formulare, die die schriftliche Abmahnung dokumentieren, verweigern.

Er kann (und sollte) Beweise für die Belästigung sammeln, z. B. Aufzeichnungen oder Zeugenaussagen, und seine Rechte vor Gericht einfordern.

In einer normalen Situation, d. h. einer Situation, in der die Abmahnung vom Arbeitgeber ordnungsgemäß verwendet wird, hat der Arbeitnehmer keinen Grund, nicht zu unterschreiben.

Der Ausweg für den Arbeitgeber besteht in diesem Fall darin, die Unterschriften von zwei Personen zu sammeln, die die Weigerung des Arbeitnehmers bezeugt haben.

Wenn der betreffende Arbeitnehmer Klage erhebt, können die Unterschriften der Zeugen beweisen, dass das Unternehmen bei seinem Versuch, eine Abmahnung am Arbeitsplatz auszusprechen, korrekt gehandelt hat.

Abschluss

Damit keine Zweifel aufkommen, hier eine kurze Zusammenfassung der Angelegenheit. Die Abmahnung ist ein Disziplinarmittel, das der Arbeitgeber einsetzen kann, um mit Arbeitnehmern umzugehen, die ein Fehlverhalten begehen, das nicht unbemerkt bleiben kann, aber keine strenge Bestrafung erfordert.

Die Abmahnung am Arbeitsplatz ist zwar ein gültiges Mittel, kann aber nicht ohne Grund eingesetzt werden, und es ist wichtig, dass das Unternehmen sich über seine Verfahren im Klaren ist und diese auch ordnungsgemäß dokumentiert.

So stellt sie die Korrektheit ihres Handelns sicher und hat gegebenenfalls Gründe für eine strengere Maßnahme gegenüber dem Arbeitnehmer im Wiederholungsfall.

Das gute Verständnis der internen Politik sowie die Gründe für eine mögliche Abmahnung helfen, Probleme und Fehlzeiten zu vermeiden. Es lohnt sich also herauszufinden, wie Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können

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