Institutionel hukommelse er blevet defineret som “den lagrede viden inden for organisationen.” Inden for enhver organisation skal værktøjer og teknikker tilpasses for at opfylde den pågældende organisations behov. Disse tilpasninger udvikles over tid og læres til nye medlemmer af gruppen, så de undgår at støde på de samme problemer og skal udvikle en løsning, som allerede findes. På denne måde sparer organisationer tid og ressourcer, som ellers ville være spildt.

For eksempel kan to autoværksteder have den samme model af billift. Selve liftene og de skriftlige instruktioner til dem er identiske. Hvis det ene værksted imidlertid har et lavere loft end det andet, kan dets medarbejdere konstatere, at det at løfte en bil over en vis højde kan medføre, at den bliver beskadiget af loftet. De nuværende medarbejdere informerer de nye medarbejdere om denne løsning. De informerer på deres side fremtidige nye medarbejdere, også selv om den person, der oprindeligt opdagede problemet, ikke længere arbejder der. Sådanne oplysninger findes i værkstedets institutionelle hukommelse.

Institutionel hukommelse kræver en løbende overførsel af erindringer mellem gruppens medlemmer. Som sådan er den afhængig af en kontinuitet i gruppemedlemskabet. Hvis alle på det førnævnte autoværksted sagde op på en gang, ville de medarbejdere, der blev ansat til at erstatte dem, ikke kunne drage fordel af den tidligere gruppes erfaringer. I et sådant tilfælde ville organisationen have mistet sin institutionelle hukommelse og fungere mindre effektivt, indtil de løsninger, som den består af, kunne udvikles igen.

Elementer af institutionel hukommelse kan findes i virksomheder, faggrupper, regeringsorganer, religiøse grupper, akademiske samarbejder og i forlængelse heraf i hele kulturer. Der er forskellige ideer om, hvordan institutionel hukommelse overføres, om det er mellem mennesker eller gennem skriftlige kilder.

Institutionel hukommelse kan fremmes for at bevare en ideologi eller en arbejdsmetode i en sådan gruppe. Omvendt kan den institutionelle hukommelse være så indgroet, at den bliver svær at udfordre, selv om de forhold, der fik den til at opstå, har ændret sig. Et eksempel herpå kunne være en organisation, der fortsat indsender en formular, selv efter at den lov, der kræver dette dokument, er blevet ophævet, af frygt for juridiske konsekvenser, som ikke længere eksisterer. Institutionel hukommelse kan også have indflydelse på den organisatoriske identitet, valg af personer og handlinger fra de personer, der interagerer med institutionen.