Učební aktivity s podporou rozhraní xAPI generují výpisy nebo záznamy o e-learningu ve formě „Udělal jsem toto“ nebo „Objekt slovesa aktéra“. Tyto výpisy jsou prostřednictvím protokolu HTTP nebo HTTPS přenášeny do systému LRS. Hlavní funkcí LRS je ukládání a načítání dat, která jsou generována z příkazů Experience API.

LRS může existovat uvnitř tradičního systému pro správu vzdělávání (LMS) nebo samostatně. Systémy LRS mohou komunikovat údaje o studujících s jinými systémy, jako jsou systémy LMS, zařízení se senzory, mobilní technologie a další systémy LRS. Systémy odesílající data do systému LRS se nazývají „poskytovatelé aktivit“. Jednotliví studující mohou mít své vlastní systémy LRS nebo osobní datové skříňky, do kterých ukládají veškerá svá studijní data pro své osobní záznamy.

Příkazy rozhraní xAPI je možné odesílat do více systémů LRS najednou. U tradičních LMS zůstávají data studujícího v organizaci, která LMS spravuje. Po zavedení LRS je možné sdílení vzdělávacích dat a vzdělávací data mohou následovat studujícího všude, kam se vydá (například ze zaměstnání do zaměstnání nebo ze školy do školy.)

LRS nabízejí možnost vytvářet velmi hluboké analýzy e-learningu díky velkému množství vzdělávacích dat, která zaznamenávají a uchovávají. Tradiční specifikace e-learningu, jako je SCORM, se omezují na ukládání jednoduchých datových bodů, jako je závěrečné skóre nebo to, že byl kurz zahájen nebo dokončen. Díky struktuře výkazů, které LRS zaznamenává, existuje mnoho datových bodů, podle kterých lze vykazovat. Výkazy lze vytáhnout na základě libovolného počtu kombinací „aktér“, „sloveso“ a „objekt“. Systém LRS, který je vytvořen striktně podle specifikace Experience API, však nemá vestavěný mechanismus pro vytváření zpráv. Správce LRS (nebo správce LMS, ve kterém LRS existuje) musí poskytnout prostředky pro přístup k datům v LRS a následně vytvořit systém pro vykazování těchto dat.

.