Institutionellt minne har definierats som ”den lagrade kunskapen inom organisationen”. Inom varje organisation måste verktyg och tekniker anpassas för att tillgodose organisationens behov. Dessa anpassningar utvecklas med tiden och lärs ut till nya medlemmar i gruppen, vilket förhindrar att de stöter på samma problem och måste utveckla en lösning som redan finns. På detta sätt sparar organisationer tid och resurser som annars skulle kunna gå till spillo.

Till exempel kan två bilverkstäder ha samma modell av bilhiss. Själva liftarna och de skriftliga instruktionerna för dem är identiska. Men om den ena verkstaden har ett lägre tak än den andra kan dess anställda konstatera att om man lyfter en bil över en viss höjd kan den skadas av taket. De nuvarande anställda informerar de nyanställda om denna lösning. Dessa informerar i sin tur framtida nyanställda, även om den person som ursprungligen upptäckte problemet inte längre arbetar där. Sådan information finns i verkstadens institutionella minne.

Institutionellt minne kräver en fortlöpande överföring av minnen mellan gruppens medlemmar. Som sådant förlitar det sig på en kontinuitet i gruppmedlemskapet. Om alla på den ovannämnda bilverkstaden slutade på en gång skulle de anställda som anställdes för att ersätta dem inte kunna dra nytta av den tidigare gruppens erfarenheter. I ett sådant fall skulle organisationen ha förlorat sitt institutionella minne och fungera mindre effektivt tills de lösningar som den består av kan utvecklas igen.

Element av institutionellt minne kan hittas i företag, yrkesgrupper, regeringsorgan, religiösa grupper, akademiska samarbeten och i förlängningen i hela kulturer. Det finns olika idéer om hur det institutionella minnet överförs, oavsett om det sker mellan människor eller genom skriftliga källor.

Institutionellt minne kan uppmuntras för att bevara en ideologi eller ett arbetssätt i en sådan grupp. Omvänt kan det institutionella minnet vara så inbäddat att det blir svårt att ifrågasätta, även om de förhållanden som gjorde att det uppstod har förändrats. Ett exempel på detta kan vara en organisation som fortsätter att lämna in en blankett, även efter det att lagen som kräver dokumentet har upphävts, av rädsla för rättsliga konsekvenser som inte längre existerar. Det institutionella minnet kan också ha inflytande på den organisatoriska identiteten, valet av individer och handlingar av de individer som interagerar med institutionen.