Memoria instituțională a fost definită ca fiind „cunoștințele stocate în cadrul organizației”. În cadrul oricărei organizații, instrumentele și tehnicile vor trebui să fie adaptate pentru a răspunde nevoilor organizației respective. Aceste adaptări sunt dezvoltate în timp și sunt predate noilor membri ai grupului, evitându-se astfel ca aceștia să se confrunte cu aceleași probleme și să fie nevoiți să dezvolte o soluție care există deja. În acest fel, organizațiile economisesc timp și resurse care altfel ar putea fi irosite.
De exemplu, două ateliere de reparații auto ar putea avea același model de ascensor auto. Lifturile în sine și instrucțiunile scrise pentru acestea sunt identice. Cu toate acestea, dacă un atelier are un tavan mai jos decât celălalt, angajații săi pot stabili că ridicarea unei mașini peste o anumită înălțime poate provoca deteriorarea acesteia de către tavan. Angajații actuali îi informează pe noii angajați cu privire la această soluție de rezolvare. Aceștia, la rândul lor, îi informează pe viitorii angajați noi, chiar dacă persoana care a descoperit inițial problema nu mai lucrează acolo. Astfel de informații se află în memoria instituțională a atelierului de reparații.
Memoria instituțională necesită transmiterea continuă a amintirilor între membrii grupului. Ca atare, ea se bazează pe o continuitate a apartenenței la grup. Dacă toată lumea de la atelierul auto menționat mai sus ar demisiona deodată, angajații angajați pentru a-i înlocui nu ar putea beneficia de experiența grupului anterior. Într-un astfel de caz, organizația și-ar fi pierdut memoria instituțională și ar funcționa mai puțin eficient până când soluțiile de lucru care au compus-o ar putea fi dezvoltate din nou.
Elemente de memorie instituțională pot fi găsite în corporații, grupuri profesionale, organisme guvernamentale, grupuri religioase, colaborări academice și, prin extensie, în culturi întregi. Există diferite idei cu privire la modul în care memoria instituțională este transferată, fie că este între oameni, fie prin intermediul surselor scrise.
Memoria instituțională poate fi încurajată pentru a păstra o ideologie sau un mod de lucru într-un astfel de grup. Invers, memoria instituțională poate fi înrădăcinată până la punctul în care devine greu de contestat, chiar dacă condițiile care au dus la apariția ei s-au schimbat. Un exemplu în acest sens ar fi o organizație care continuă să depună un formular, chiar și după ce legea care cere acel document a fost abrogată, de teama unor consecințe juridice care nu mai există. Memoria instituțională poate avea, de asemenea, o influență asupra identității organizaționale, asupra alegerii persoanelor și asupra acțiunilor persoanelor care interacționează cu instituția.
.