Les activités d’apprentissage activées par l’API génèrent des déclarations, ou des enregistrements de l’apprentissage en ligne sous la forme de « J’ai fait ceci » ou « Acteur verbe objet ». Ces déclarations sont transmises par HTTP ou HTTPS à un SRL. La principale fonction d’un LRS est de stocker et de récupérer les données générées par les déclarations de l’API d’expérience.

Un LRS peut exister à l’intérieur d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) traditionnel, ou de manière autonome. Les LRS peuvent communiquer les données des apprenants avec d’autres systèmes, tels que les LMS, les appareils équipés de capteurs, la technologie mobile et d’autres LRS. Les systèmes qui envoient des données à un SRL sont appelés  » fournisseurs d’activités « . Les apprenants individuels peuvent avoir leurs propres SRL, ou casiers de données personnelles, dans lesquels ils stockent toutes leurs données d’apprentissage pour leurs propres dossiers personnels.

Les déclarations de l’API peuvent être envoyées à plusieurs LRS à la fois. Avec les LMS traditionnels, les données d’un apprenant restent dans l’organisation qui administre le LMS. Lorsque le LRS est introduit, le partage des données d’apprentissage est possible, et les données d’apprentissage peuvent suivre l’apprenant partout où il va (par exemple, d’un emploi à l’autre ou d’une école à l’autre.)

Les LRS offrent la possibilité de créer des analyses d’apprentissage en ligne très approfondies en raison des grandes quantités de données d’apprentissage qu’ils enregistrent et stockent. Les spécifications traditionnelles de l’apprentissage en ligne, comme SCORM, sont limitées au stockage de points de données simples, comme un score final, ou le fait qu’un cours a été commencé ou terminé. Avec la structure d’énoncé que le LRS enregistre, de nombreux points de données peuvent faire l’objet de rapports. Les rapports peuvent être générés à partir de n’importe quelle combinaison d' »acteur », de « verbe » et d' »objet ». Cependant, un SRL construit strictement selon les spécifications de l’API d’expérience ne dispose pas d’un mécanisme de rapport intégré. L’administrateur du SRL (ou l’administrateur du LMS dans lequel le SRL existe) doit fournir des moyens d’accéder aux données dans le SRL, et à son tour créer un système de rapport pour les données.