Savez-vous quoi faire lorsqu’un salarié commet une faute qui n’est pas assez grave pour entraîner une suspension ou un licenciement pour motif valable ? Même si personne ne veut vivre cette situation, tout employeur doit savoir ce que c’est, comment et quand utiliser la ressource d’alerte au travail.
Dans un scénario idéal, tout comme les employeurs, les travailleurs ont des connaissances sur la législation du travail – les droits et les devoirs attribués à chacun – et la politique interne de l’entreprise. Ainsi, ils ont entre les mains tout ce dont ils ont besoin pour savoir quelles règles ils doivent suivre et pour quelles raisons.
Même si ce scénario idéal est la réalité dans votre entreprise, des échecs peuvent survenir et, face à eux, vous devez savoir ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire. C’est pourquoi nous avons consacré ce billet spécial aux avertissements. Suivez-nous !
Qu’est-ce que l’avertissement au travail
Certaines personnes voient l’avertissement au travail comme une forme de punition, mais d’autres préfèrent le comprendre comme une mesure éducative ou disciplinaire.
Quoi qu’il en soit, c’est un remède que l’employeur peut utiliser pour faire face aux manquements ou aux actes d’indiscipline de ses employés.
L’avertissement est un remède plus doux que la suspension ou le licenciement pour cause. Elle doit être adoptée lorsque l’employeur estime nécessaire d’informer le travailleur que sa conduite n’est pas appropriée et que, si rien ne change, des mesures plus sévères pourraient être nécessaires.
Lorsque nous avons parlé ici sur le blog de la tolérance des retards, nous avons présenté le processus que l’entreprise doit suivre avant d’en arriver au recours plus extrême de la cause juste.
En cas de retards récurrents, par exemple, il est recommandé que le salarié reçoive au moins trois avertissements avant d’être suspendu de son travail.
C’est seulement après cela, si le problème persiste, que l’entreprise peut le licencier.
Avec cela en tête, il est intéressant de dire que l’avertissement au travail est important pour que l’entreprise n’ait pas de problèmes juridiques.
C’est parce que l’utilisation de cette fonctionnalité montre que l’employeur a essayé de discipliner son employé avant de le suspendre et de le licencier pour cause.
Ce qui évite toute forme de contestation ou de victoire du travailleur dans un procès de travail.
Avertissement verbal et écrit
L’avertissement au travail peut être donné sous forme verbale ou écrite. Certains pensent que l’option écrite ne devrait intervenir que si la conversation est sans effet.
Cependant, ce n’est pas une règle et, si vous préférez, l’employeur peut appliquer directement l’avertissement écrit.
L’avertissement verbal est celui qui se produit lors d’une conversation individuelle avec le salarié dans le but de lui expliquer quelle a été l’erreur commise et quelle serait la conduite à adopter.
Dans cette optique, il est important que l’entreprise propose de l’aide afin que le problème ne se répète pas.
Même s’il s’agit d’une conversation, il est important que l’employeur fournisse une trace de l’avertissement verbal et recueille la signature de l’employé.
À son tour, l’avertissement écrit est celui dans lequel les documents prouvant la faute, tels que les registres de pointage ou les témoignages, sont présentés à l’employé.
Donc, pour opter pour cette forme d’avertissement au travail, l’employeur doit disposer d’éléments concrets pour étayer l’information sur le problème.
Cet avertissement doit être consigné en deux exemplaires à signer par le salarié : l’un reste dans l’entreprise et l’autre chez le professionnel en question.
Quelles sont les principales raisons d’un avertissement
Nous commençons ce billet en vous demandant si vous savez quoi faire lorsqu’un employé commet une faute qui n’est pas considérée comme suffisamment grave pour une sanction plus sévère.
Maintenant, cela nous amène à donner quelques exemples de situations qui justifient un avertissement, qu’il soit verbal ou écrit. Voir:
- Des retards fréquents
Selon l’article 58 de la consolidation des lois du travail (CLT), « les variations de temps dans l’enregistrement des heures ne dépassant pas cinq minutes, observées dans la limite maximale de dix minutes par jour » ne doivent pas être décomptées ou calculées comme des heures supplémentaires.
Dans tous les cas, la limite de tolérance doit être respectée par les employés et tout retard dépassant cette limite, s’il se produit fréquemment, devient un motif d’avertissement au travail.
À cet égard, il est intéressant de profiter de l’occasion pour discuter avec le travailleur en question et essayer de comprendre ses raisons.
De cette façon, il peut être possible pour l’entreprise de faire un certain ajustement ou d’aider le salarié à trouver une solution au problème;
- Absences injustifiées
L’article 473 du CLT énumère les différentes situations qui sont considérées comme des absences justifiées. En d’autres termes, elle indique dans quelles circonstances un travailleur peut s’absenter de son travail sans préjudice de sa rémunération.
Il s’agit de motifs tels que le mariage, la naissance d’un enfant, la réalisation d’examens vestibulaires et le don de sang.
Il y a aussi d’autres possibilités comme celle d’une maladie qui peut être prouvée par la présentation d’un certificat médical.
En dehors de celle qui n’a pas de disposition légale, il y a deux possibilités : celle d’être une absence qui peut être comprise et, par libre choix, excusée par l’employeur.
Dans ce cas, il s’agit d’une situation telle qu’une fuite grave à la maison qui doit être réparée d’urgence, entraînant l’absence du salarié au travail.
L’autre possibilité est qu’il s’agisse d’une absence non excusée qui ne peut être comprise. Quelque chose qui peut simplement refléter la négligence du travailleur et qui, pour cette raison, est passible d’un avertissement;
- Désobéissance aux supérieurs
La désobéissance à tout supérieur peut être considérée comme une faute grave et caractériser l’insubordination et l’indiscipline – quelque chose qui figure parmi les raisons d’un licenciement pour motif valable selon le texte de l’article 482 de la CLT.
Cependant, si l’employeur ne voit pas de motifs pour une sanction aussi sévère, le recours à un avertissement au travail peut être la bonne mesure disciplinaire pour éviter le licenciement du travailleur;
- Violations morales ou légales
La remise d’un faux certificat médical ou le marquage du temps pour un collègue en retard ou absent sont des exemples de violations passibles d’un avertissement.
À cet égard, il convient toutefois de noter que chaque entreprise peut interpréter à sa manière des situations telles que celles-ci.
On entend par là qu’une entreprise peut considérer la tentative ou la réussite d’une fraude au chronométrage comme un motif d’avertissement alors qu’une autre peut la considérer comme un motif valable.
Avec cet exemple à l’esprit, il convient de mentionner que votre entreprise peut compter sur des systèmes de pointage modernes et sécurisés qui peuvent prévenir la fraude.
C’est le cas de l’appli Tangerino qui fait de l’identification biométrique des employés, faisant en sorte que chacun ne puisse enregistrer que ses propres entrées et sorties;
- Respecter les règles de l’entreprise
Un exemple de non-respect des règles est celui de l’employé qui n’a pas le droit d’utiliser la voiture de l’entreprise à des fins personnelles, mais qui le fait quand même.
Si la situation se produit de manière récurrente, elle peut conduire à des sanctions plus sévères. Mais avant cela, il est recommandé d’utiliser le remède de l’avertissement au travail.
Sur la base de cette situation, l’avertissement sort que votre entreprise doit prendre des mesures pour présenter les règles à tous les travailleurs.
C’est parce que le non-respect des règles peut être causé par l’ignorance ou l’incompréhension et c’est à l’entreprise d’essayer d’éviter ces situations;
Comment appliquer un avertissement au travail
Comme vous le savez déjà, un avertissement peut être verbal ou écrit. Pour utiliser cette ressource, l’entreprise doit s’assurer que le salarié a commis une faute, puis suivre les recommandations présentées ci-dessous.
- Consulter la politique de l’entreprise
Sur la base de la politique interne de l’entreprise, l’employeur ou le professionnel en charge peut définir quel type d’avertissement est le plus approprié pour chaque cas. Dans tous les cas, il est intéressant d’agir avec discrétion et respect;
- N’oubliez pas que l’avertissement est une ressource disciplinaire
La ressource de l’avertissement au travail ne doit pas viser à mettre l’employé dans l’embarras mais à le discipliner sur la manière correcte de se comporter ou de mener certaines situations ;
- Pariez sur une communication claire et non agressive
Choisir la bonne façon de communiquer a des avantages. Il s’agit notamment de s’assurer que le message est suffisamment clair pour être compris correctement.
Il y a aussi celle qui consiste à compter sur la réceptivité du salarié, à faire en sorte qu’il ne ressente pas de colère ou de désintérêt pour mieux agir dès lors ;
- Choisir le bon moment pour donner l’avertissement
L’application de l’avertissement doit aussi se faire au bon moment. La personne chargée de la donner n’a pas besoin de s’adresser au travailleur en question devant tout le monde pour le convoquer pour une conversation privée immédiatement après l’événement.
Cependant, elle ne doit pas non plus laisser passer trop de temps pour ne pas perdre le timing ou risquer que le salarié commette la même faute avant d’être averti.
Considérez l’exemple donné sur l’utilisation de la voiture de fonction à des fins personnelles et la méconnaissance des règles. S’il n’est pas informé rapidement de son erreur, le travailleur peut la commettre à nouveau.
Il n’y a qu’une seule situation où un avertissement au travail peut prendre du temps à se produire : lorsqu’une enquête qui prend du temps est nécessaire.
Si un employé se plaint d’un autre, par exemple, l’employeur devra recueillir des preuves et même entendre des témoins, ce qui peut rendre le temps entre la faute commise et l’application de l’avertissement plus long que d’habitude;
- Promouvoir l’alignement interne pour éviter les exagérations
Aussi, l’entreprise doit être consciente et avoir une communication interne efficace pour ne pas avertir le même travailleur plus d’une fois pour la même faute.
Si le superviseur direct et le manager sont au courant du problème, si la communication échoue entre eux, tous deux peuvent finir par donner le même avertissement – ce qui pourrait être considéré comme une surenchère;
- Appliquer des avertissements proportionnés et prêter attention à l’historique
Il est crucial que l’entreprise soit juste et applique les avertissements de manière proportionnée. Une mauvaise conduite légère exige des réponses fermes, mais aussi légères.
Un employé ne devrait pas être suspendu pendant un ou deux jours pour ne pas avoir présenté une excuse valable pour sa première absence.
Enfin, l’entreprise doit connaître le comportement et l’historique de chaque travailleur. Si le même employé commet différentes absences, il peut être nécessaire de passer de l’avertissement à une sanction plus sévère, telle que la suspension.
Ce que l’employeur ne peut pas faire lors de l’application d’un avertissement
L’avertissement au travail a pour but de corriger une faute afin que ni l’entreprise ni l’employé n’aient des problèmes plus graves à l’avenir.
Les recommandations précédentes sur l’attention aux excès est l’appréciation du pouvoir discrétionnaire sont valables au-delà de la garantie de l’efficacité du recours disciplinaire.
Il est défini par la consolidation des lois sur le travail qu’un employeur ne peut pas adopter des punitions vexatoires ou exposer un employé au ridicule.
Dans une telle situation, l’employé a le droit de déposer comme une action en dommages moraux contre son employeur.
Il peut également demander un licenciement ou une résiliation indirecte – une situation dite de juste cause par l’employeur causée par des fautes graves commises par lui.
Aussi, une autre chose que l’employeur ne peut pas faire est d’utiliser l’avertissement au travail comme une forme de persécution. En d’autres termes, l’utiliser comme un outil pour tenter de forcer l’employé à démissionner.
L’employé peut-il refuser de signer ?
Dans des circonstances telles que celle du harcèlement, l’employé peut refuser de signer le procès-verbal d’avertissement verbal ou les formulaires documentant l’avertissement écrit.
Il peut (et doit) rassembler des preuves du harcèlement, comme des enregistrements ou des témoignages, et faire valoir ses droits devant les tribunaux.
Dans une situation normale, c’est-à-dire une situation où l’avertissement est correctement utilisé par l’employeur, le salarié n’a aucune raison de ne pas signer.
Cependant, si cela se produit, la solution pour l’employeur est de recueillir les signatures de deux personnes qui ont été témoins du refus du travailleur.
De cette façon, si le salarié en question intente une action en justice, les signatures des témoins aideront à prouver que l’entreprise a agi correctement dans sa tentative d’appliquer un avertissement au travail.
Conclusion
Pour qu’il n’y ait aucun doute, passons à une brève conclusion sur la question. L’avertissement, même s’il n’a pas de législation spécifique, est une ressource disciplinaire que l’employeur peut adopter pour faire face aux employés qui commettent des fautes qui ne peuvent pas passer inaperçues, mais qui ne nécessitent pas de punition sévère.
Bien qu’il s’agisse d’une ressource valable, l’avertissement au travail ne peut pas être utilisé sans raison et il est important que l’entreprise soit claire sur ses processus, ainsi que de ne pas oublier de les documenter correctement.
De cette façon, il s’assure de la justesse de ses actions et, si nécessaire, dispose de motifs pour appliquer une mesure plus stricte à l’employé en cas de récidives.
La bonne compréhension de la politique interne, ainsi que les raisons d’un éventuel avertissement permettent d’éviter les problèmes et les absences. Cela vaut donc la peine de découvrir comment améliorer la communication interne de votre entreprise !
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