Tiedätkö, mitä tehdä, kun työntekijä syyllistyy virheeseen, joka ei ole tarpeeksi vakava johtaakseen virantoimituksesta pidättämiseen tai irtisanomiseen syystä? Vaikka kukaan ei haluaisikaan joutua tällaiseen tilanteeseen, jokaisen työnantajan on tiedettävä, mitä se on, miten ja milloin varoitusresurssia käytetään työssä.

Ideaalitilanteessa työntekijöillä kuten työnantajillakin on tietoa työlainsäädännöstä – kullekin osoitetuista oikeuksista ja velvollisuuksista – sekä yrityksen sisäisestä politiikasta. Näin heillä on käsissään kaikki tarvittava tieto siitä, mitä sääntöjä heidän pitäisi noudattaa ja mistä syistä.

Vaikka tämä ihanteellinen skenaario olisikin todellisuutta yrityksessäsi, epäonnistumisia voi sattua, ja niiden edessä sinun on tiedettävä, mitä voit ja mitä et voi tehdä. Siksi olemme tehneet tämän varoituksia käsittelevän postauksen. Seuraa mukana!

Mitä on varoitus työpaikalla

Jotkut pitävät varoitusta työpaikalla rangaistuksena, mutta jotkut ymmärtävät sen mieluummin kasvatuksellisena tai kurinpidollisena toimenpiteenä.

Mitä tahansa se onkin, se on keino, jolla työnantaja voi puuttua työntekijöidensä laiminlyönteihin tai kurittomuuksiin.

Varoitus on lievempi keino kuin virantoimituksesta pidättäminen tai irtisanominen syystä. Se tulisi ottaa käyttöön silloin, kun työnantaja katsoo tarpeelliseksi ilmoittaa työntekijälle, että hänen käytöksensä ei ole asianmukaista ja että jos mikään ei muutu, ankarammat toimenpiteet voivat olla tarpeen.

Kun puhuimme täällä blogissa myöhästymisten suvaitsemisesta, esittelimme prosessin, joka yrityksen on käytävä läpi, ennen kuin se pääsee äärimmäisempään korjaustoimenpiteeseen, joka on perusteltu syy.

Esimerkiksi toistuvien myöhästymisten tapauksessa on suositeltavaa, että työntekijä saa vähintään kolme varoitusta ennen kuin hänet erotetaan työstä.

Vain sen jälkeen, jos ongelma jatkuu, yritys voi irtisanoa hänet.

Tässä mielessä on mielenkiintoista sanoa, että varoitus työpaikalla on tärkeä, jotta yritys ei joudu oikeudellisiin ongelmiin.

Tämä johtuu siitä, että tämän ominaisuuden käyttäminen osoittaa, että työnantaja on yrittänyt kurittaa työntekijäänsä ennen kuin hän on pidättänyt hänet virantoimituksesta ja irtisanonut hänet perustellusta syystä.

Se, että työntekijä välttää kaikenlaisen haasteen tai voiton työoikeudenkäynnissä.

Suullinen ja kirjallinen varoitus

Varoitus työpaikalla voidaan antaa suullisesti tai kirjallisesti. Joidenkin mielestä kirjallisen vaihtoehdon pitäisi tapahtua vain, jos keskustelulla ei ole vaikutusta.

Tämä ei kuitenkaan ole sääntö, ja työnantaja voi halutessaan soveltaa kirjallista varoitusta suoraan.

Suullinen varoitus on sellainen, joka tapahtuu kahdenkeskisessä keskustelussa työntekijän kanssa ja jonka tarkoituksena on selittää hänelle, mikä oli tehty virhe ja mikä olisi asianmukaista käytöstä.

Tässä mielessä on tärkeää, että yritys tarjoaa apua, jotta ongelma ei toistu.

Kaikkakin kyseessä on keskustelu, on tärkeää, että työnantaja antaa suullisesta varoituksesta pöytäkirjan ja kerää työntekijän allekirjoituksen.

Kirjallisessa varoituksessa puolestaan esitetään työntekijälle väärinkäytöksen todistavat asiakirjat, kuten työaikakirjanpito tai todistajien kertomukset.

Voidakseen valita tämän varoitusmuodon työpaikalla työnantajalla on siis oltava konkreettisia todisteita ongelmasta kertovien tietojen tueksi.

Tämä varoitus on kirjattava kahtena kappaleena, jotka työntekijä allekirjoittaa: toinen jää yritykselle ja toinen kyseiselle ammattilaiselle.

Mitkä ovat tärkeimmät syyt varoituksen antamiseen

Aloitamme tämän viestin kysymällä, tiedätkö, mitä tehdä, kun työntekijä syyllistyy virheeseen, jota ei pidetä tarpeeksi vakavana ankarampaan rangaistukseen.

Tästä päästäänkin antamaan esimerkkejä tilanteista, jotka oikeuttavat varoituksen, oli se sitten suullinen tai kirjallinen. Katso:

• Tiheät myöhästymiset

Työlainsäädännön konsolidoinnin (CLT) 58 pykälän mukaan ”työaikakirjanpidon aikavaihteluja, jotka eivät ylitä viittä minuuttia ja joissa on noudatettu kymmenen minuutin päivittäistä enimmäisrajaa”, ei saa vähentää tai laskea ylityöksi.

Työntekijöiden on joka tapauksessa noudatettava sietorajoja, ja jos viivästys ylittää tämän rajan usein, siitä tulee peruste varoitukselle työpaikalla.

Tältä osin on mielenkiintoista käyttää tilaisuutta hyväkseen ja keskustella kyseisen työntekijän kanssa ja yrittää ymmärtää hänen syitään.

Tällöin yrityksen voi olla mahdollista tehdä joitakin mukautuksia tai auttaa työntekijää löytämään ratkaisun ongelmaan;

• Perusteettomat poissaolot

CLT:n 473 §:ssä luetellaan erilaiset tilanteet, joita pidetään perusteltuina poissaoloina. Toisin sanoen siinä osoitetaan, missä olosuhteissa työntekijä voi olla poissa työstä ilman, että se vaikuttaa hänen palkkaansa.

Tällaisia syitä ovat esimerkiksi avioliitto, lapsen syntymä, vestibulaaritutkimuksiin osallistuminen ja verenluovutus.

On myös muita mahdollisuuksia, kuten sairaus, joka voidaan todistaa esittämällä lääkärintodistus.

Tämän lisäksi, josta ei ole lakisääteistä säännöstä, on kaksi vaihtoehtoa: poissaolo, joka voidaan ymmärtää ja jonka työnantaja voi vapaasta tahdostaan antaa anteeksi.

Tässä tapauksessa puhutaan tilanteesta, kuten vakavasta vuodosta kotona, joka on korjattava kiireellisesti ja joka aiheuttaa työntekijän poissaolon töistä.

Toinen mahdollisuus on, että kyseessä on perusteeton poissaolo, jota ei voida ymmärtää. Se voi olla vain työntekijän huolimattomuuden osoitus, ja siitä syystä siitä voidaan antaa varoitus;

• Tottelemattomuus esimiehiä kohtaan

Tottelemattomuutta esimiehiä kohtaan voidaan pitää vakavana väärinkäytöksenä, ja se voi luonnehtia niskoittelua ja kurittomuutta – jotain, joka CLT:n 482 §:n tekstin mukaan kuuluu perustellun syyn nojalla tapahtuvan irtisanomisen syihin.

Jos työnantaja ei kuitenkaan näe aihetta näin ankaraan rangaistukseen, varoituksen antaminen työpaikalla voi olla oikea kurinpitokeino työntekijän irtisanomisen välttämiseksi;

• Moraalirikkomukset tai lakirikkomukset

Väärän lääkärintodistuksen toimittaminen tai myöhästyneen tai poissaolevan työtoverin työaikojen merkitseminen muistiinpanovelvolliseksi ovat esimerkkejä rikkomisista, joista voidaan antaa varoitus.

Tältä osin on kuitenkin huomattava, että kukin yritys voi tulkita tällaisia tilanteita omalla tavallaan.

Tällä tarkoitamme sitä, että yksi yritys voi pitää aikapetoksen yritystä tai onnistunutta aikapetosta perusteena varoitukselle, kun taas toinen voi pitää sitä perusteena perustellulle syylle.

Tässä esimerkissä on syytä mainita, että yrityksesi voi luottaa nykyaikaisiin ja turvallisiin työajanseurantajärjestelmiin, jotka voivat estää petokset.

Tässä tapauksessa on kyse Tangerino-sovelluksesta, joka tekee työntekijöiden biometrisen tunnistuksen, jolloin kukin voi rekisteröidä vain omat sisään- ja ulospääsynsä;

• Yrityksen sääntöjen noudattamatta jättäminen

Esimerkki sääntöjen noudattamatta jättämisestä on työntekijä, joka ei saa käyttää työsuhdeautoa henkilökohtaisiin tarkoituksiin, mutta tekee sen kuitenkin.

Jos tilanne toistuu, se voi johtaa ankarampiin rangaistuksiin. Sitä ennen on kuitenkin suositeltavaa käyttää työssä varoittamisen keinoa.

Tilanteen perusteella varoitetaan, että yrityksesi on ryhdyttävä toimenpiteisiin sääntöjen esittelemiseksi kaikille työntekijöille.

Tämä johtuu siitä, että sääntöjen noudattamatta jättäminen voi johtua tietämättömyydestä tai väärinymmärryksestä, ja yrityksen tehtävänä on pyrkiä välttämään tällaiset tilanteet;

Miten varoitusta käytetään työssä

Kuten jo tiedät, varoitus voi olla suullinen tai kirjallinen. Tämän resurssin käyttämiseksi yrityksen on oltava varma siitä, että työntekijä on syyllistynyt virheeseen, ja sen jälkeen noudatettava jäljempänä esitettyjä suosituksia.

• Konsultoi yrityksen politiikkaa

Yrityksen sisäisen politiikan perusteella työnantaja tai vastaava ammattihenkilö voi määritellä, minkälainen varoitus on sopivin kussakin tapauksessa. Joka tapauksessa on mielenkiintoista toimia hienotunteisesti ja kunnioittavasti;

• muista, että varoitus on kurinpidollinen keino

Varoituksen keinona työssä ei pidä pyrkiä nolaamaan työntekijää, vaan kurittamaan häntä oikeasta tavasta käyttäytyä tai toimia tietyssä tilanteessa;

• Vetoa selkeään ja ei-aggressiiviseen viestintään

Oikean viestintätavan valinnasta on hyötyä. Yksi niistä on varmistaa, että viesti on riittävän selkeä, jotta se ymmärretään oikein.

On myös luotettava työntekijän vastaanottokykyyn, jolloin hän ei tunne vihaa tai kiinnostusta toimia jatkossa paremmin;

• Varoituksen antamisen oikean ajankohdan valitseminen

Varoituksen antaminen olisi myös tehtävä oikeaan aikaan. Sen antamisesta vastaavan henkilön ei tarvitse puhutella kyseistä työntekijää kaikkien edessä kutsuakseen hänet yksityiseen keskusteluun heti tapahtuman jälkeen.

Ei kuitenkaan pidä myöskään antaa kulua liikaa aikaa, jotta ajoitus ei häviäisi tai työntekijä saattaisi syyllistyä samaan väärinkäytökseen ennen varoituksen saamista.

Pohdi annettua esimerkkiä työsuhdeauton käyttämisestä henkilökohtaisiin tarkoituksiin ja sääntöjen tuntemattomuudesta. Jos virheestä ei ilmoiteta pian, työntekijä voi syyllistyä siihen uudelleen.

On vain yksi tilanne, jossa varoituksen antaminen työssä voi viedä aikaa: kun tarvitaan aikaa vievää tutkimusta.

Jos esimerkiksi yksi työntekijä valittaa toisesta, työnantajan on kerättävä todisteita ja jopa kuultava todistajia, ja tämä voi saada aikaan sen, että tehdyn virheen ja varoituksen soveltamisen välinen aika on tavanomaista pidempi;

• Sisäisen yhdenmukaistamisen edistäminen liioittelun välttämiseksi

  Yrityksen on myös oltava tietoinen ja sen on huolehdittava tehokkaasta sisäisestä kommunikaatiosta, jotta sama työntekijä ei saa varoittaa samaa työntekijää samasta virheestä useammin kuin kerran.

  Jos suora esimies ja johtaja tietävät ongelmasta, jos kommunikointi heidän välillään ei onnistu, kumpikin saattaa päätyä antamaan saman varoituksen, mitä voidaan pitää liioitteluna;

  • Käytä oikeasuhtaisia varoituksia ja huomioi historia

  On ratkaisevan tärkeää, että yritys on oikeudenmukainen ja että se soveltaa varoituksia oikeasuhteisesti. Kevyet väärinkäytökset vaativat tiukkoja, mutta myös kevyitä vastauksia.

  Työntekijää ei saisi hyllyttää yhdeksi tai kahdeksi päiväksi, koska hän ei ole esittänyt pätevää tekosyytä ensimmäiselle poissaololleen.

  Yrityksen tulisi olla tietoinen jokaisen työntekijän käyttäytymisestä ja historiasta. Jos sama työntekijä syyllistyy erilaisiin poissaoloihin, voi olla tarpeen siirtyä varoituksesta ankarampaan rangaistukseen, kuten virantoimituksesta pidättämiseen.

  Mitä työnantaja ei voi tehdä varoitusta soveltaessaan

  Varoituksen tarkoituksena työpaikalla on korjata väärinkäytökset niin, että sen enempää yritykselle kuin työntekijällekään ei aiheudu tulevaisuudessa vakavampia ongelmia.

  Edelliset suositukset liiallisuuksien huomioimisesta on harkintavallan arvostamista pätevät muutoinkin kuin vain varmistamalla, että varoituksen teho kasvaa.

  Työlainsäädännön konsolidoinnissa määritellään, että työnantaja ei saa ottaa käyttöön ärsyttäviä rangaistuksia tai asettaa työntekijää naurunalaiseksi.

  Tällaisessa tilanteessa työntekijällä on oikeus nostaa moraalista vahingonkorvausta koskeva kanne työnantajaansa vastaan.

  Hän voi myös vaatia irtisanomista tai epäsuoraa irtisanomista – tilanne, jota kutsutaan perustelluksi syyksi, jonka työnantaja on aiheuttanut hänen tekemiensä vakavien laiminlyöntien vuoksi.

  Työnantaja ei myöskään voi käyttää varoitusta työssä vainoamisen muotona. Toisin sanoen sitä käytetään välineenä, jolla työntekijä yritetään pakottaa eroamaan.

  Voiko työntekijä kieltäytyä allekirjoittamasta?

  Häirinnän kaltaisissa tilanteissa työntekijä voi kieltäytyä allekirjoittamasta suullista varoitusta tai kirjallisen varoituksen dokumentointilomakkeita.

  Hän voi (ja hänen pitäisi) kerätä todisteita häirinnästä, kuten nauhoituksia tai todistajien lausuntoja, ja hakea oikeuksiaan tuomioistuimessa.

  Normaalissa tilanteessa, eli tilanteessa, jossa työnantaja käyttää varoitusta asianmukaisesti, työntekijällä ei ole mitään syytä olla allekirjoittamatta.

  Jos näin kuitenkin käy, työnantajan ulospääsykeinona on kerätä kahden sellaisen henkilön allekirjoitukset, jotka ovat todistaneet työntekijän kieltäytymisen.

  Siten, jos kyseinen työntekijä nostaa työoikeudellisen kanteen, todistajien allekirjoitukset auttavat todistamaan, että yritys on toiminut oikein yrittäessään soveltaa varoitusta työssä.

  Johtopäätös

  Juuri siksi, että ei ole mitään epäselvyyksiä, mennäänpä nyt lyhyeen johtopäätökseen tästä asiasta. Varoitus, vaikka sillä ei olekaan erityistä lainsäädäntöä, on kurinpidollinen keino, jonka työnantaja voi ottaa käyttöön käsitelläkseen työntekijöitä, jotka syyllistyvät väärinkäytöksiin, jotka eivät voi jäädä huomaamatta, mutta jotka eivät vaadi ankaraa rangaistusta.

  Vaikka se on käyttökelpoinen keino, varoitusta työssä ei voi käyttää ilman syytä, ja on tärkeää, että yritys on selvillä prosesseistaan ja muistaa dokumentoida ne asianmukaisesti.

  Siten se varmistaa toimiensa oikeellisuuden ja saa tarvittaessa perusteet soveltaa työntekijään tiukempaa toimenpidettä uusintatapauksissa.

  Sisäisten toimintatapojen hyvä ymmärtäminen sekä mahdollisen varoituksen syyt auttavat välttämään ongelmia ja poissaoloja. Kannattaa siis selvittää, miten voit parantaa yrityksesi sisäistä viestintää!