RESUMEN EJECUTIVO

• LAS DISPOSICIONES SOBRE LA OFICINA EN CASA DE LA LEY DE ALIVIO FISCAL DE 1997 entraron en vigor el 1 de enero de 1999. Estas nuevas normas deberían hacer posible que más contribuyentes deduzcan los gastos de la oficina en casa porque la ley amplía la definición de lugar principal de negocios. La entrega de la declaración de la renta de 1998 de un cliente es un momento excelente para explicar el impacto de estos cambios.
• La sección 280A del IRC permite a los contribuyentes deducir los gastos de la oficina en casa cuando una parte específica de la casa se utiliza exclusivamente y de forma regular como el lugar principal de negocios de los contribuyentes. En 1993, el Tribunal Supremo de EE.UU. dijo que para ser considerado un lugar principal de negocios de los contribuyentes, una oficina en casa debe cumplir con la importancia relativa y la prueba de tiempo. Esta prueba estrecha de dos partes causó que muchos contribuyentes perdieran sus deducciones de oficina en casa.
• LA NUEVA LEY AMPLÍA LA RESTRINGIDA INTERPRETACIÓN DEL TRIBUNAL al añadir dos criterios adicionales que deberían permitir a más contribuyentes cumplir la definición de sede social. Las nuevas disposiciones no eliminan las antiguas pruebas, sino que las amplían para incluir las oficinas domésticas utilizadas para actividades de administración o gestión.
• UN DOMICILIO SERÁ CONSIDERADO DOMICILIO DE LOS CONTRIBUYENTES si el contribuyente lo utiliza de forma exclusiva y habitual para actividades de administración o gestión de cualquier comercio o empresa y no existe otro lugar fijo en el que el contribuyente realice una parte sustancial de estas actividades.

GARY M. FLEISCHMAN, CPA, PhD, CMA, es Holland Assistant Professor of Taxation en la Universidad de Tennessee, Chattanooga. Su dirección de correo electrónico es [email protected].
THOMAS H. PAYNE, PhD, es profesor asociado de finanzas y ocupa la Cátedra Horace y Sara Dunagan de Excelencia en Banca en la Universidad de Tennessee, Martin. Su dirección de correo electrónico es [email protected].

A partir de este año, los millones de contribuyentes que trabajan por cuenta propia o por cuenta ajena y que utilizan alguna parte de su casa como oficina comercial podrán beneficiarse de una importante desgravación. Una nueva ley establece una norma menos arbitraria para la deducción por oficina en casa, lo que debería hacer posible que más contribuyentes se acojan a ella. Aunque la mayor parte de las disposiciones de la Ley de Alivio del Contribuyente de 1997 entraron en vigor en 1998, los cambios en la norma sobre el despacho en casa no entraron en vigor hasta el 1 de enero de 1999. Aunque los informes del comité del Congreso y el lenguaje legislativo indican claramente que la nueva ley no elimina por completo la legislación anterior restrictiva ni los precedentes judiciales, la buena noticia es que la ley amplía la definición de sede social y permite que un contribuyente que cumpla la norma antigua o la nueva se acoja a la deducción.

Los contadores públicos que asesoren a sus clientes sobre su derecho a la deducción por oficina en casa en 1999 y más adelante encontrarán útil revisar la legislación sobre oficina en casa de 1997 y las disposiciones relacionadas del artículo 280A del IRC, así como las sentencias judiciales anteriores y las directrices reglamentarias que seguirán siendo relevantes después del 1 de enero de 1999. Además, los contadores públicos se beneficiarán de los ejemplos de cómo las nuevas disposiciones amplían las actividades que califican a una oficina en casa como lugar principal de negocios.

A medida que los CPAs comienzan a entregar a sus clientes las declaraciones de impuestos de 1998, este es el momento ideal para explicarles las nuevas reglas de la oficina en casa. Los clientes que antes no podían acogerse a estas normas deben empezar a llevar los registros de gastos adecuados y otros clientes pueden acogerse a una deducción mejorada que implicará diferentes responsabilidades de mantenimiento de registros.

Frenar los abusos
La principal orientación sobre la deducción de la oficina en casa viene de la sección 280A. Debido a que los contribuyentes abusan con frecuencia de esa sección del código, el IRS sigue examinando dichas deducciones. Las directrices más estrictas de esta sección del código se introdujeron en 1976 para reducir esos abusos. Unos años más tarde se propusieron reglamentos alternativos, pero nunca se adoptaron. En consecuencia, la jurisprudencia proporciona la mayor parte de las orientaciones sobre las deducciones de las oficinas en casa, con mejoras ocasionales de las resoluciones de ingresos.

La sección 280A(c)(1)(A) permite a un contribuyente deducir los gastos de la oficina en casa cuando una parte específica de la casa se utiliza exclusivamente y de forma regular como el lugar principal de negocios de los contribuyentes. La definición de lo que constituye un lugar principal de negocios es fundamental para determinar si un contribuyente puede reclamar una deducción empresarial por los gastos de oficina relacionados con la vivienda, como los servicios públicos, las reparaciones y la depreciación. Todos los contribuyentes pueden reclamar los intereses hipotecarios de la residencia personal y los impuestos sobre bienes inmuebles como deducciones detalladas, incluso si no tienen oficinas en sus casas.

A falta de una definición codificada, en 1993 el Tribunal Supremo de EE.UU. interpretó de forma estricta la definición de lugar principal de negocios en un caso histórico, Commissioner v. Soliman ( 71 AFTR 2d 93-463; 93-1 USTC Par 50014). Esto provocó que muchos contribuyentes perdieran las deducciones de la oficina en casa que se les había permitido anteriormente. Afortunadamente, la nueva ley amplía la estrecha interpretación de los tribunales proporcionando criterios específicos adicionales que permitirán a más contribuyentes cumplir con la definición de lugar principal de negocios.

EL CASO SOLIMAN
Soliman implicaba a un anestesista autónomo que ejercía en varios hospitales diferentes, pero que no disponía de una oficina en ninguno de ellos. El Dr. Soliman utilizaba una habitación de su casa dos o tres horas al día de forma exclusiva y habitual para llevar la contabilidad, la correspondencia, leer revistas médicas y ponerse en contacto con pacientes, otros médicos y compañías de seguros. Soliman dedujo los gastos relacionados con su despacho en casa, alegando que la habitación era su lugar principal de trabajo según el artículo 280A(c)(1)(A).

El Tribunal Supremo rechazó las deducciones de Soliman, razonando que su oficina en casa no era realmente su lugar principal de negocios. Para ello, el Tribunal propuso una prueba de dos partes para determinar si una oficina en casa es realmente el lugar principal de negocios de un contribuyente.

• La prueba de la importancia relativa considera la importancia de las actividades realizadas en cada lugar de negocios. Las actividades se comparan para determinar qué lugar sirve de base para las funciones más importantes.
• La prueba del tiempo considera el tiempo real empleado en los respectivos lugares de actividad. Un contribuyente cumpliría esta prueba si pasara más de la mitad de su tiempo trabajando en la oficina en casa.

Técnicamente, un contribuyente debe cumplir con ambas partes de la prueba para obtener una deducción. Sin embargo, como cuestión práctica, ya que los tribunales dan más peso a la prueba de la importancia relativa, la prueba del tiempo es consecuente sólo cuando la prueba de la importancia relativa no es concluyente.

El Tribunal utilizó esta prueba para determinar que las actividades administrativas y de gestión que el Dr. Soliman llevaba a cabo en su consultorio particular no eran ni de lejos tan importantes como las funciones que realizaba en el hospital, actividades como anestesiar a pacientes quirúrgicos y reunirse con pacientes y médicos. Dado que estos procedimientos y actividades médicas constituían la esencia de la actividad de Soliman, y dado que no se realizaban en su domicilio, el Tribunal dictaminó que el domicilio no era su lugar principal de trabajo. Además, el Tribunal denegó las deducciones de Soliman porque no cumplía la prueba del tiempo, dado que pasaba la mayor parte de su jornada laboral en el hospital y no en su despacho en casa.

IMPACTO DE SOLIMAN EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS
La definición restrictiva de lugar principal de negocios del Tribunal Supremo en el caso Soliman provocó que muchas pequeñas empresas perdieran las deducciones de su oficina en casa. Como ilustra el siguiente ejemplo, la sentencia perjudicó especialmente a los vendedores y otros autónomos.

Ejemplo. Judy es una vendedora autónoma de varias imprentas. No tiene ninguna oficina permanente en la que guarde sus libros o haga llamadas a los clientes, aparte de la oficina que tiene en su casa. La mayor parte de su negocio procede del contacto directo con sus clientes. Siguiendo a Soliman, la prueba de la importancia relativa dicta que las actividades más importantes que realiza Judy están relacionadas con las ventas que se producen principalmente en los establecimientos de sus clientes. Por lo tanto, la oficina en casa de Judy no se considera su centro de actividad principal, por lo que pierde la deducción por oficina en casa. Debido a que Judy pasa la mayor parte de su tiempo en la carretera yendo de una ubicación de los clientes a otra, ella también falla la prueba de tiempo.

Gastos de transporte. El hecho de no superar la prueba del lugar principal del negocio hizo que muchos contribuyentes como Judy perdieran algo más que la deducción por oficina en casa. Los gastos de transporte de Judy para ir y venir de su oficina en casa a las oficinas de los clientes serían deducibles si la oficina en casa calificara como su lugar principal de negocios. Sin embargo, el viaje entre el domicilio y la primera parada de la empresa se considera un desplazamiento no deducible para los contribuyentes que no superan la prueba de las dos partes. Lo mismo ocurre con el viaje de vuelta a casa desde la última parada comercial de la noche.

Ordenador doméstico. La clasificación de un ordenador doméstico como un gasto de negocio generalmente está sujeta a las normas restrictivas de propiedad enumerada de la sección 280F. Estas normas contienen requisitos detallados de mantenimiento de registros que los empresarios ocupados encuentran especialmente molestos. Sin embargo, las reglas de deducción de la oficina en casa eliminan la condición de propiedad listada si el contribuyente utiliza el ordenador en casa exclusivamente en una oficina en casa que cumple con la definición de lugar principal de negocios. Una vez más, el uso comercial de una oficina en casa que no satisface las dos pruebas obliga a los contribuyentes como Judy a cumplir con los engorrosos requisitos de propiedad listada.

Muchos contadores públicos y responsables de la política fiscal consideraron que la prueba de dos partes de Soliman era contraria a las pequeñas empresas. Después de todo, ¿por qué debería permitirse a una gran empresa que alquila oficinas una deducción que una pequeña empresa, que distribuye el tiempo y las actividades empresariales esenciales en múltiples ubicaciones, no puede realizar? La definición de sede principal de la empresa, de carácter restrictivo, también se consideraba antifamiliar y derrochadora con respecto al consumo de energía y la asignación de recursos. La ley no tenía en cuenta los cambios culturales y tecnológicos que han permitido que los negocios en casa se conviertan en catalizadores del crecimiento económico y la creación de empleo. Afortunadamente, los responsables de la política fiscal reconocieron que era necesario un cambio fundamental en la definición de lugar principal de negocios y la correspondiente deducibilidad de los gastos de las empresas basadas en el hogar.

LA NUEVA LEY AMPLÍA LAS DIMENSIONES
La ley de 1997 amplió la definición de lugar principal de negocios para permitir que las oficinas en casa tengan derecho a deducciones a partir de 1999 si

1. El contribuyente utiliza la oficina en casa para realizar actividades administrativas o de gestión de su comercio o negocio. Es importante tener en cuenta que si la oficina en casa no puede calificar como el lugar principal del negocio bajo esta nueva prueba de actividad administrativa o de gestión, los contribuyentes todavía pueden tomar deducciones calificando bajo las antiguas pruebas de importancia relativa y tiempo.
2. El comercio o la empresa no tiene ninguna otra ubicación fija en la que el contribuyente realice actividades administrativas o de gestión sustanciales. Sin embargo, como muestran los ejemplos que siguen, la buena noticia para muchos contribuyentes es que las actividades administrativas o de gestión insustanciales que tienen lugar fuera de la oficina principal no impedirán necesariamente que el contribuyente obtenga una deducción.
3. El contribuyente utiliza el domicilio social de forma exclusiva y habitual para la actividad empresarial.
4. La oficina en casa está en el lugar para la conveniencia del empleador si el contribuyente es un empleado.

Los requisitos 3 y 4 se mantienen desde la antigua ley. El contribuyente debe cumplir estos requisitos en todo momento, tanto si utiliza la nueva ley como la antigua prueba Soliman para calificar su oficina en casa como lugar principal de negocios.

EJEMPLOS Y APLICACIONES
El comité de la Cámara ofreció cuatro ejemplos para aclarar la definición de negocio y la norma de deducción. Dijo que un contribuyente en cualquiera de estas situaciones se permitirá una deducción de oficina en casa a partir de este año.

Ejemplo 1. Los contribuyentes pueden obtener una deducción por oficina en casa si no realizan actividades administrativas o de gestión sustanciales en un lugar fijo distinto de la oficina en casa, incluso cuando esas actividades (como la facturación) son realizadas por otras personas en otros lugares. Las actividades administrativas o de gestión no sustanciales pueden realizarse en lugares fijos distintos del domicilio social. En consecuencia, Judy puede subcontratar la facturación a sus clientes sin perder la deducción.

Ejemplo 2. Los contribuyentes que realicen actividades administrativas y de gestión en lugares que no sean sedes fijas de la empresa (como coches o habitaciones de hotel), además de realizar las actividades en una oficina doméstica, pueden seguir asegurando la deducción. Esto significa que Judy no tiene que realizar todos sus servicios administrativos y de gestión en casa para tener derecho a la deducción.

Ejemplo 3. Los contribuyentes que realizan una cantidad insustancial de actividad administrativa y de gestión en un lugar fijo distinto de la oficina en casa (haciendo ocasionalmente un mínimo de papeleo en otro lugar fijo) aún pueden obtener la deducción. Esta estipulación reconoce que, en la práctica, los empresarios suelen realizar un mínimo de papeleo en otros lugares. Por ejemplo, un médico puede realizar una cantidad limitada de papeleo en un hospital o clínica, o Judy puede redactar un pedido en la oficina de un cliente.

Ejemplo 4. Los contribuyentes que realicen actividades empresariales sustanciales, no administrativas ni de gestión, en lugares fijos distintos de su domicilio no se verán impedidos de practicar la deducción. Por ejemplo, reunirse con clientes o pacientes en otro lugar fijo ya no impedirá la deducción.

El ejemplo 4 está directamente relacionado con la derogación efectiva de Soliman como única definición de sede social. Así, una oficina en casa se considerará el lugar principal del negocio si el contribuyente la utiliza para actividades administrativas o de gestión de cualquier comercio o negocio y no hay ninguna otra ubicación fija donde el contribuyente lleve a cabo una parte sustantiva de estas actividades. Esto ignora la importancia de otras actividades no administrativas ni de gestión que el contribuyente puede realizar fuera de la oficina principal. Por lo tanto, el ejemplo 4 aclara que el Dr. Soliman, Judy o cualquier consultor, médico, vendedor o pintor de casas, por ejemplo, que cumpla con la nueva definición puede tomar una deducción por oficina en casa a partir de este año.

De acuerdo con la nueva ley, el Dr. Soliman cumpliría la definición revisada en 1999 porque realiza actividades administrativas y de gestión en su oficina en casa y no tiene ningún otro lugar fijo en el que hacerlo. El hecho de que pasara la mayor parte de su tiempo y realizara las actividades empresariales más importantes fuera del despacho en casa ya no le impediría deducir los gastos del despacho en casa. Lamentablemente para el Dr. Soliman, estos cambios no son retroactivos.

La mala noticia. Según la sección 280A(c)(1) de las nuevas normas, si el contribuyente es un empleado, deben cumplirse todos los requisitos anteriores y el uso empresarial de la vivienda debe ser para la conveniencia del empleador. Los contadores públicos deben tener en cuenta los hechos y las circunstancias específicas a la hora de tomar esta decisión para sus clientes. La publicación 587 del IRS, Business Use of Your Home, dice que el uso de la casa por un empleado que es meramente apropiado y útil para el empleador no es suficiente para cumplir con la prueba de conveniencia. Del mismo modo, el uso de la casa para la conveniencia de los empleados o porque el empleado puede conseguir más trabajo hecho en casa tampoco será suficiente.

Venta subsiguiente de la residencia
Se aplican reglas especiales cuando se vende una residencia que contiene una oficina en casa. Las deducciones por depreciación de la oficina en casa tienen un impacto directo en las consecuencias fiscales finales. La parte de la vivienda declarada como oficina en casa no se considera parte de la residencia principal, sino que se considera propiedad comercial. Si la residencia se vende posteriormente con una ganancia, parte de la ganancia debe asignarse a la oficina en casa. Es probable que la parte de la ganancia correspondiente al negocio sea relativamente mayor debido a las deducciones por depreciación de la oficina en casa. La cuestión de la asignación de la ganancia es especialmente importante ahora que la nueva ley establece una exclusión de ganancia de 250.000 dólares (500.000 dólares si están casados y declaran conjuntamente) en relación con la parte personal (no empresarial) de la residencia. Lamentablemente, las nuevas normas de exclusión de la ganancia no se aplican a la parte empresarial de la ganancia asociada a la vivienda, por lo que los contribuyentes pueden verse sorprendidos por una obligación fiscal.

Incluso si la oficina en casa se convierte de nuevo a uso personal antes del año de la venta, IRC sección 121 (d) (6) dice que la exclusión de la ganancia todavía no se aplica. Esto provoca el reconocimiento de la ganancia en la medida de cualquier depreciación permisible con respecto a la oficina en casa después del 6 de mayo de 1997. En general, las pérdidas por la venta de una vivienda no son deducibles. Sin embargo, la parte de la pérdida asociada a la vivienda será deducible como pérdida empresarial ordinaria. Una vez más, la depreciación reduce la base ajustada de la oficina en casa, limitando la deducción del contribuyente.

CONSEJOS PARA LA PLANIFICACIÓN FISCAL DE 1999
Las nuevas normas sobre el domicilio social entraron en vigor el 1 de enero. Las ideas de planificación fiscal que se describen aquí pueden ayudar a los CPA a asesorar a sus clientes sobre las posibles deducciones del home office.

A partir de este año, los contribuyentes que cumplan con la definición ampliada de lugar principal de negocios podrán deducir el kilometraje entre las oficinas del hogar y del cliente. Además, los contribuyentes que utilicen ordenadores exclusivamente en la oficina en casa ya no están sujetos a las normas sobre bienes enumerados de la sección 280F. Sin embargo, sigue siendo importante que los contribuyentes lleven un registro adecuado para documentar el uso habitual y exclusivo de la oficina en casa. Los contribuyentes deben llevar un registro diario de las reuniones con clientes o consumidores en la oficina en casa. También deben hacer grabaciones de vídeo o fotografías para demostrar que no hay objetos personales en esa parte de la casa. Los contribuyentes deben documentar los gastos de la oficina con cheques cancelados y recibos. También deben asegurarse de que no hay actividades personales o familiares en la oficina en casa.

Los contadores públicos deben ser conscientes de que la nueva ley amplía pero no desplaza la prueba de Soliman de dos partes para determinar un lugar principal de negocios. La nueva ley establece que una oficina en casa utilizada para actividades administrativas y de gestión también se calificará como un lugar principal de negocios si se cumplen los requisitos previamente especificados. Para ver un diagrama de flujo sobre el cumplimiento de los nuevos requisitos para la deducción de la oficina en casa, consulte el anexo.

Un empleado que disponga de una ubicación fija distinta de la oficina en casa puede esperar un desafío del IRS al afirmar que está llevando a cabo actividades de oficina en casa para la conveniencia del empleador. Sin embargo, la contribuyente en Mulne (TCM 1996-320) fue capaz de asegurar una deducción de oficina en casa porque su empleador le exigió que preparara informes después de las horas de trabajo. Por razones de seguridad, el edificio de su oficina en el centro de Los Ángeles estaba cerrado durante las horas nocturnas en las que ella necesitaba trabajar. Estas circunstancias también podrían cumplir el nuevo requisito de conveniencia del empleador, ya que la contribuyente no tenía una oficina del empleador a su disposición en las horas que necesitaba para realizar los informes.

Los empleados que trabajan a distancia o cuyos empleadores les exigen que utilicen Internet durante las horas de menor afluencia, cuando se puede acceder a él de forma más eficiente, también podrían obtener una deducción por oficina en casa. Esto sería especialmente plausible si el edificio del empleador o el equipo informático fueran inaccesibles fuera del horario de oficina. A falta de casos que sirvan de precedente, los contadores públicos deben examinar detenidamente las circunstancias específicas utilizadas para respaldar la afirmación de que la oficina en casa existe para la comodidad del empleador. También sería útil que el empleador tuviera una política escrita que explicara esta práctica. Por último, los empleados pueden deducir el coste de los equipos informáticos como un gasto empresarial sin estar sujetos a las normas sobre bienes enumerados que se han descrito anteriormente, siempre que la oficina en casa de los empleados se califique como el lugar principal de negocios para la conveniencia del empleador.

Los empleados que trabajan en casa, pero no pueden reclamar una deducción de la oficina en casa debe considerar la búsqueda de reembolso de sus empleadores. Muchas empresas ahora reembolsan a los empleados por tales gastos u ofrecen incentivos para animar a los empleados a trabajar en casa. Si un empleador tiene un plan contable, las cantidades reembolsadas al empleado no se incluyen en los ingresos, ya que simplemente compensan los gastos relacionados. En cualquier caso, los empleados deben justificar adecuadamente todos los gastos.

DEFINICIÓN AMPLIADA, DEDUCCIONES AMPLIADAS
Aunque las nuevas reglas del home office son en general más beneficiosas, los CPAs y sus clientes no deben tomarlas a la ligera. Deducir los gastos de la oficina en casa seguirá aumentando la probabilidad de una auditoría del IRS. Además, las normas siguen siendo bastante exigentes y complejas, lo cual es una de las razones por las que sólo el 10% de los 14 millones de contribuyentes que se calcula que trabajan a tiempo completo por cuenta propia se deducen los gastos del despacho en casa. Los contribuyentes también tienen que tener en cuenta consideraciones no fiscales al mantener una oficina en casa, incluyendo las restricciones de zonificación del gobierno local, la posible intrusión de los miembros de la familia en las reuniones con los clientes y los límites de la cobertura del seguro de los propietarios.

La definición ampliada de lugar principal de negocios restablecerá la deducción por oficina en casa a miles de contribuyentes este año, muchos de ellos propietarios de pequeñas empresas. Y como muchas pequeñas empresas se ajustan a la nueva definición de lugar principal de negocios, sus propietarios podrán ahora deducir los gastos de viaje entre el hogar y las oficinas de los clientes. Los contadores públicos deben alertar a sus clientes de estos cambios inmediatamente para que empiecen a llevar los registros adecuados. Aunque las nuevas normas parecen más sencillas, serán los tribunales los que decidan en última instancia cómo se aplican. Es de esperar que las normas para deducir los gastos de la oficina en casa se sometan a un escrutinio aún mayor en el futuro, ya que la presión derivada de la necesidad de cuidar a los niños, la conservación de la energía y la reducción de la contaminación hace que un número aún mayor de contribuyentes trabajen fuera de sus casas, ya sea para ellos mismos o para sus empleadores.