Las actividades de aprendizaje habilitadas por la xAPI generan declaraciones, o registros de aprendizaje electrónico en forma de «hice esto» o «objeto verbo actor». Estas declaraciones se transmiten a través de HTTP o HTTPS a un LRS. La función principal de un LRS es almacenar y recuperar los datos que se generan a partir de las declaraciones de la API de experiencia.
Un LRS puede existir dentro de un sistema de gestión de aprendizaje tradicional (LMS), o por sí mismo. Los LRS pueden comunicar los datos del alumno con otros sistemas, como los LMS, los dispositivos con sensores, la tecnología móvil y otros LRS. Los sistemas que envían datos a un LRS se conocen como «proveedores de actividad». Los alumnos individuales pueden tener sus propios LRS, o casilleros de datos personales, en los que almacenan todos sus datos de aprendizaje para sus propios registros personales.
Las declaraciones de la xAPI pueden enviarse a varios LRSs a la vez. Con los LMS tradicionales, los datos de un alumno permanecen en la organización que administra el LMS. Cuando se introduce el LRS, es posible compartir los datos de aprendizaje, y los datos de aprendizaje pueden seguir al alumno dondequiera que vaya (por ejemplo, de un trabajo a otro o de una escuela a otra.)
Los LRS ofrecen la capacidad de crear análisis de aprendizaje electrónico muy profundos debido a las grandes cantidades de datos de aprendizaje que registran y almacenan. Las especificaciones tradicionales de e-learning, como SCORM, se limitan a almacenar puntos de datos simples, como una puntuación final, o que un curso se ha iniciado o completado. Con la estructura de declaraciones que registra el LRS, hay muchos puntos de datos sobre los que se puede informar. Se pueden obtener informes sobre cualquier número de combinaciones de «actor», «verbo» y «objeto». Sin embargo, un LRS construido estrictamente según la especificación de la API de Experiencia no tiene un mecanismo de informes incorporado. El administrador del LRS (o el administrador del LMS en el que existe el LRS) debe proporcionar los medios para acceder a los datos en el LRS, y a su vez crear un sistema de informes para los datos.