¿Sabes qué hacer cuando un empleado comete una falta que no es lo suficientemente grave como para provocar una suspensión o un despido con causa? Aunque nadie quiera pasar por esta situación, todo empresario debe saber qué es, cómo y cuándo utilizar el recurso de la alerta en el trabajo.
En un escenario ideal, al igual que los empresarios, los trabajadores tienen conocimiento de la legislación laboral -los derechos y deberes asignados a cada uno- y de la política interna de la empresa. Así, tienen en sus manos todo lo necesario para saber qué normas deben seguir y por qué motivos.
Aunque este escenario ideal sea la realidad en tu empresa, los fallos pueden ocurrir y, ante ellos, necesitas saber qué puedes y qué no puedes hacer. Y por eso hemos hecho este post especial sobre las advertencias. Siga adelante!
¿Qué es la amonestación en el trabajo
Algunas personas ven la amonestación en el trabajo como una forma de castigo, pero otras prefieren entenderla como una medida educativa o disciplinaria.
Sea como sea, es un remedio que el empresario puede utilizar para hacer frente a las faltas o actos de indisciplina de sus empleados.
El apercibimiento es un remedio más suave que la suspensión o el despido con causa. Debe adoptarse cuando el empresario considere necesario informar al trabajador de que su conducta no está siendo la adecuada y que, si nada cambia, pueden ser necesarias medidas más severas.
Cuando hablamos aquí en el blog de la tolerancia a la impuntualidad, expusimos el proceso que debe seguir la empresa antes de llegar al recurso más extremo de la justa causa.
En el caso de retrasos recurrentes, por ejemplo, se recomienda que el empleado reciba al menos tres avisos antes de ser suspendido del trabajo.
Sólo después, si el problema persiste, la empresa puede despedirlo.
Con esto en mente, es interesante decir que el aviso en el trabajo es importante para que la empresa no tenga problemas legales.
Esto se debe a que el uso de esta característica demuestra que el empresario ha intentado disciplinar a su empleado antes de suspenderlo y despedirlo con causa.
Algo que evita cualquier tipo de impugnación o ganancia por parte del trabajador en un juicio laboral.
Aviso verbal y escrito
El aviso en el trabajo puede darse de forma verbal o escrita. Algunos creen que la opción escrita sólo debe darse si la conversación no tiene efecto.
Sin embargo, esto no es una norma y, si lo prefiere, el empresario puede aplicar directamente la amonestación escrita.
La amonestación verbal es la que se produce en una conversación de tú a tú con el empleado con el objetivo de explicarle cuál fue el error cometido y cuál sería la conducta adecuada.
Así las cosas, es importante que la empresa ofrezca ayuda para que el problema no se repita.
Aunque se trate de una conversación, es importante que el empresario deje constancia de la amonestación verbal y recoja la firma del empleado.
A su vez, la amonestación escrita es aquella en la que se presentan al empleado los documentos que prueban la mala conducta, como los registros de horarios o los relatos de los testigos.
Por lo tanto, para optar por esta forma de advertencia en el trabajo, el empresario debe tener pruebas concretas que respalden la información sobre el problema.
Esta advertencia debe quedar registrada en dos copias que debe firmar el trabajador: una se queda en la empresa y la otra en el profesional en cuestión.
¿Cuáles son los principales motivos para una amonestación
Empezamos este post preguntando si sabes qué hacer cuando un empleado comete una falta que no se considera lo suficientemente grave como para una sanción más severa.
Ahora, eso nos lleva a dar algunos ejemplos de situaciones que ameritan una advertencia, ya sea verbal o escrita. Ver:
- Los retrasos frecuentes
Según el artículo 58 de la Consolidación de las Leyes del Trabajo (CLT), «las variaciones de tiempo en el registro horario que no excedan de cinco minutos, observado el límite máximo de diez minutos diarios» no deben ser descontadas ni computadas como horas extraordinarias.
En cualquier caso, el límite de tolerancia debe ser respetado por los trabajadores y cualquier retraso que supere este límite, si se produce con frecuencia, se convierte en motivo de advertencia en el trabajo.
En este sentido, es interesante aprovechar la oportunidad para hablar con el trabajador en cuestión y tratar de entender sus razones.
De esta forma, puede ser posible que la empresa realice algún ajuste o ayude al trabajador a encontrar una solución al problema;
- Ausencias injustificadas
El artículo 473 de la CLT enumera las diferentes situaciones que se consideran ausencias justificadas. Es decir, señala en qué circunstancias un trabajador puede ausentarse del trabajo sin perjuicio de su remuneración.
Son motivos como el matrimonio, el nacimiento de un hijo, la realización de exámenes vestibulares y la donación de sangre.
También existen otras posibilidades como la de una enfermedad que puede ser probada mediante la presentación de un certificado médico.
Además de la que no tiene previsión legal, existen dos posibilidades: la de que sea una ausencia comprensible y, por libre elección, excusada por el empresario.
En este caso, estamos hablando de una situación como una fuga grave en casa que hay que arreglar urgentemente, lo que hace que el empleado falte al trabajo.
La otra posibilidad es que se trate de una ausencia injustificada que no se entiende. Algo que puede reflejar simplemente el descuido del trabajador y por ello es susceptible de amonestación;
- Desobediencia a los superiores
La desobediencia a cualquier superior puede ser considerada falta grave y caracterizar la insubordinación y la indisciplina – algo que figura entre los motivos de un despido por justa causa según el texto del artículo 482 del CLT.
Sin embargo, si el empresario no ve motivos para una sanción tan severa, el recurso de la amonestación en el trabajo puede ser la medida disciplinaria adecuada para evitar el despido del trabajador;
- Infracciones morales o legales
La presentación de un certificado médico falso o marcar el tiempo de un compañero que llega tarde o se ausenta son ejemplos de infracciones susceptibles de amonestación.
Sin embargo, con respecto a esto, hay que tener en cuenta que cada empresa puede interpretar situaciones como éstas a su manera.
Con esto queremos decir que una empresa puede considerar que el intento o el éxito del fraude en el registro de horas es motivo de amonestación mientras que otra puede considerarlo motivo de justa causa.
Con este ejemplo en mente, cabe mencionar que su empresa puede contar con sistemas de registro de tiempo modernos y seguros que pueden evitar el fraude.
Es el caso de la app Tangerino que realiza la identificación biométrica de los empleados, haciendo que cada uno sólo pueda registrar sus propias entradas y salidas;
- Falta de respeto a las normas de la empresa
Un ejemplo de falta de respeto a las normas es el del empleado al que no se le permite utilizar el coche de la empresa para fines personales, pero lo hace igualmente.
Si la situación se produce de forma recurrente, puede dar lugar a castigos más severos. Antes, sin embargo, se recomienda utilizar el recurso de la advertencia en el trabajo.
A partir de esta situación, se advierte que su empresa debe tomar medidas para presentar las normas a todos los trabajadores.
Esto se debe a que la falta de respeto a las normas puede ser causada por la ignorancia o la incomprensión y es la empresa la que debe tratar de evitar estas situaciones;
Cómo aplicar una amonestación en el trabajo
Como ya sabes, una amonestación puede ser verbal o escrita. Para utilizar este recurso, la empresa tiene que estar segura de que el empleado ha cometido una falta y, a continuación, seguir las recomendaciones que se presentan a continuación.
- Consultar la política de la empresa
A partir de la política interna de la empresa, el empresario o el profesional responsable puede definir qué tipo de amonestación es la más adecuada para cada caso. En cualquier caso, es interesante actuar con discreción y respeto;
- Recuerda que la amonestación es un recurso disciplinario
El recurso de la amonestación en el trabajo no debe tener como objetivo avergonzar al empleado sino disciplinarlo en cuanto a la forma correcta de comportarse o conducir determinada situación;
- Apuesta por una comunicación clara y no agresiva
Elegir la forma correcta de comunicar tiene beneficios. Entre ellas está la de garantizar que el mensaje sea lo suficientemente claro para que se entienda correctamente.
También está el de confiar en la receptividad del empleado, haciendo que no sienta enfado o desinterés por actuar mejor a partir de entonces;
- Elegir el momento adecuado para dar la amonestación
La aplicación de la amonestación también debe hacerse en el momento adecuado. No es necesario que el responsable de darla se dirija al trabajador en cuestión delante de todos para llamarle a una charla privada inmediatamente después de que haya sucedido.
Sin embargo, tampoco hay que dejar pasar demasiado tiempo para no perder la oportunidad o arriesgarse a que el empleado cometa la misma falta antes de ser advertido.
Considera el ejemplo dado sobre el uso del coche de empresa para fines personales y el desconocimiento de las normas. Si no se informa pronto del error, el trabajador puede volver a cometerlo.
Sólo hay una situación en la que una advertencia en el trabajo puede tardar en producirse: cuando se requiere una investigación que requiere tiempo.
Si un empleado se queja de otro, por ejemplo, el empresario tendrá que recabar pruebas e incluso escuchar a testigos, y esto puede hacer que el tiempo entre la falta cometida y la aplicación de la amonestación sea más largo de lo habitual;
- Promover la alineación interna para evitar exageraciones
Además, la empresa debe ser consciente y tener una comunicación interna eficiente para no amonestar al mismo trabajador más de una vez por la misma falta.
Si el supervisor directo y el gerente conocen el problema, si la comunicación falla entre ellos, ambos pueden terminar dando la misma advertencia, algo que podría ser visto como un exceso;
- Aplicar advertencias proporcionadas y prestar atención al historial
Es crucial que la empresa sea justa y aplique las advertencias proporcionalmente. Las faltas leves exigen respuestas firmes, pero también leves.
Un empleado no debe ser suspendido uno o dos días por no haber presentado una excusa válida para su primera ausencia.
Por último, la empresa debe conocer el comportamiento y el historial de cada trabajador. Si el mismo empleado comete diferentes faltas, puede ser necesario pasar del apercibimiento a una sanción más severa, como la suspensión.
Lo que no puede hacer el empresario al aplicar un apercibimiento
El apercibimiento en el trabajo pretende corregir las faltas para que ni la empresa ni el empleado tengan problemas más graves en el futuro.
Las recomendaciones anteriores sobre la atención a los excesos es la apreciación de la discrecionalidad son válidas más allá de garantizar la eficacia del recurso disciplinario.
Está definido por la Consolidación de las Leyes Laborales que un empleador no puede adoptar castigos vejatorios o exponer a un empleado al ridículo.
Incluso, en una situación como estas, el empleado tiene derecho a presentar como una acción por daños morales contra su empleador.
También puede solicitar un despido o cese indirecto -situación conocida como justa causa por parte del empresario provocada por faltas graves cometidas por él.
Además, otra cosa que no puede hacer el empresario es utilizar el apercibimiento en el trabajo como una forma de persecución. Es decir, utilizarlo como herramienta para intentar forzar al empleado a dimitir.
¿Puede el empleado negarse a firmar?
En circunstancias como la del acoso, el empleado puede negarse a firmar el acta de advertencia verbal o los formularios que documentan la advertencia escrita.
Puede (y debe) reunir pruebas del acoso, como grabaciones o el testimonio de testigos, y buscar sus derechos en los tribunales.
En una situación normal, es decir, una en la que la advertencia es utilizada correctamente por el empresario, el empleado no tiene motivos para no firmar.
Sin embargo, en caso de que esto ocurra, la salida para el empresario es recoger las firmas de dos personas que hayan presenciado la negativa del trabajador.
De esta forma, en caso de que el empleado en cuestión interponga una demanda laboral, las firmas de los testigos ayudarán a demostrar que la empresa actuó correctamente en su intento de aplicar una amonestación en el trabajo.
Conclusión
Para que no haya dudas, vayamos a una breve conclusión sobre el asunto. El apercibimiento, aunque no tiene una legislación específica, es un recurso disciplinario que el empresario puede adoptar para hacer frente a los empleados que cometen faltas que no pueden pasar desapercibidas, pero que no requieren un castigo severo.
Si bien es un recurso válido, el apercibimiento en el trabajo no puede utilizarse sin razón y es importante que la empresa tenga claros sus procesos, además de recordar documentarlos adecuadamente.
De esta manera, se asegura de la corrección de sus acciones y, si es necesario, tiene motivos para aplicar una medida más estricta al empleado en caso de reincidencia.
El buen conocimiento de la política interna, así como los motivos de un posible aviso ayudan a evitar problemas y ausencias. Así que vale la pena averiguar cómo mejorar la comunicación interna de su empresa.