xAPI-fähige Lernaktivitäten erzeugen Aussagen oder Aufzeichnungen des E-Learnings in Form von „I did this“ oder „Actor verb object“. Diese Aussagen werden über HTTP oder HTTPS an ein LRS übermittelt. Die Hauptfunktion einer LRS besteht darin, die Daten zu speichern und abzurufen, die aus den Experience-API-Anweisungen generiert werden.

Eine LRS kann innerhalb eines herkömmlichen Lernmanagementsystems (LMS) oder als eigenständiges System existieren. LRSs können Daten von Lernenden mit anderen Systemen wie LMSs, sensorgesteuerten Geräten, mobiler Technologie und anderen LRSs austauschen. Systeme, die Daten an eine LRS senden, werden als „Aktivitätsanbieter“ bezeichnet. Einzelne Lernende können ihre eigenen LRSs oder Personal Data Lockers haben, in denen sie alle ihre Lerndaten für ihre eigenen persönlichen Aufzeichnungen speichern.

xAPI-Anweisungen können an mehrere LRSs gleichzeitig gesendet werden. Bei herkömmlichen LMS verbleiben die Daten eines Lernenden bei der Organisation, die das LMS verwaltet. Mit der Einführung von LRS ist die gemeinsame Nutzung von Lerndaten möglich, und die Lerndaten können dem Lernenden folgen, wo immer er hingeht (z. B. von einem Arbeitsplatz zum anderen oder von einer Schule zur anderen).

LRS bieten die Möglichkeit, aufgrund der großen Mengen an Lerndaten, die sie aufzeichnen und speichern, sehr tiefgehende E-Learning-Analysen zu erstellen. Herkömmliche E-Learning-Spezifikationen wie SCORM beschränken sich auf die Speicherung einfacher Datenpunkte wie z. B. die Endnote oder dass ein Kurs begonnen oder abgeschlossen wurde. Mit der Anweisungsstruktur, die das LRS aufzeichnet, gibt es viele Datenpunkte, über die Berichte erstellt werden können. Berichte können über eine beliebige Anzahl von Kombinationen aus „Akteur“, „Verb“ und „Objekt“ erstellt werden. Ein LRS, das streng nach der Experience-API-Spezifikation aufgebaut ist, verfügt jedoch nicht über einen integrierten Berichtsmechanismus. Der LRS-Administrator (oder der Administrator des LMS, in dem das LRS vorhanden ist) muss Mittel für den Zugriff auf die Daten im LRS bereitstellen und im Gegenzug ein Berichtssystem für die Daten erstellen.