Ved du, hvad du skal gøre, når en medarbejder begår en fejl, der ikke er alvorlig nok til at føre til suspension eller afskedigelse af en gyldig grund? Selv om ingen ønsker at komme i denne situation, skal enhver arbejdsgiver vide, hvad det er, hvordan og hvornår advarselsressourcen skal bruges på arbejdspladsen.
I et ideelt scenarie har arbejdstagerne, ligesom arbejdsgiverne, viden om arbejdslovgivningen – de rettigheder og pligter, der tildeles den enkelte – og virksomhedens interne politik. De har således i deres hænder alt det, de har brug for for at vide, hvilke regler de skal følge og af hvilke årsager.
Selv om dette ideelle scenarie er virkelighed i din virksomhed, kan der ske fejl, og i lyset af dem skal du vide, hvad du kan og ikke kan gøre. Og det er derfor, vi har lavet dette særlige indlæg om advarsler. Følg med!
Hvad er en advarsel på arbejdspladsen
Nogle mennesker ser advarslen på arbejdspladsen som en form for straf, men andre foretrækker at forstå den som en pædagogisk eller disciplinær foranstaltning.
Hvad det end er, er det et middel, som arbejdsgiveren kan bruge til at håndtere sine medarbejderes svigt eller udisciplinære handlinger.
Varsling er et mildere middel end suspension eller afskedigelse af en gyldig grund. Den bør anvendes, når arbejdsgiveren finder det nødvendigt at informere arbejdstageren om, at hans adfærd ikke er passende, og at hvis intet ændrer sig, kan det blive nødvendigt med strengere foranstaltninger.
Da vi her på bloggen talte om tolerance over for forsinkelse, beskrev vi den proces, som virksomheden skal gennemgå, før den når frem til det mere ekstreme retsmiddel, som er berettiget grund.
I tilfælde af gentagne forsinkelser anbefales det f.eks., at medarbejderen får mindst tre advarsler, før han eller hun suspenderes fra arbejdet.
Kun derefter, hvis problemet fortsætter, kan virksomheden afskedige ham.
Med dette i tankerne er det interessant at sige, at advarslen på arbejdspladsen er vigtig for at virksomheden ikke får juridiske problemer.
Dette skyldes, at brugen af denne funktion viser, at arbejdsgiveren har forsøgt at disciplinere sin medarbejder, inden han suspenderer og afskediger ham af gode grunde.
Det er noget, der forhindrer enhver form for udfordring eller gevinst for arbejdstageren i en arbejdssag.
Mundtlig og skriftlig advarsel
Advarsel på arbejdspladsen kan gives i mundtlig eller skriftlig form. Nogle mener, at den skriftlige mulighed kun bør finde sted, hvis samtalen ikke har nogen effekt.
Det er dog ikke en regel, og hvis du foretrækker det, kan arbejdsgiveren anvende den skriftlige advarsel direkte.
Den verbale advarsel er den, der sker i en enkeltstående samtale med medarbejderen med det formål at forklare ham, hvad der var den begåede fejl, og hvad der ville være den korrekte adfærd.
Med dette in mente er det vigtigt, at virksomheden tilbyder hjælp, så problemet ikke gentager sig.
Selv om det er en samtale, er det vigtigt, at arbejdsgiveren giver et referat af den mundtlige advarsel og indhenter medarbejderens underskrift.
Den skriftlige advarsel er til gengæld en advarsel, hvor dokumenter, der beviser forseelsen, såsom tidsregistreringer eller vidneberetninger, fremlægges for medarbejderen.
Så for at vælge denne form for advarsel på arbejdspladsen skal arbejdsgiveren have konkrete beviser til støtte for oplysningerne om problemet.
Denne advarsel skal registreres i to eksemplarer, som skal underskrives af medarbejderen: det ene forbliver hos virksomheden og det andet hos den pågældende fagperson.
Hvad er de vigtigste grunde til en advarsel
Vi starter dette indlæg med at spørge, om du ved, hvad du skal gøre, når en medarbejder begår en fejl, som ikke anses for at være alvorlig nok til en strengere straf.
Det fører os til at give nogle eksempler på situationer, der berettiger en advarsel, enten mundtlig eller skriftlig. Se:
- Frekvente forsinkelser
I henhold til artikel 58 i konsolideringen af arbejdsmarkedslovgivningen (CLT) skal “variationer i tiden i tidsregistreringen, der ikke overstiger fem minutter, under overholdelse af den maksimale grænse på ti minutter dagligt” ikke fratrækkes eller beregnes som overtid.
Under alle omstændigheder skal tolerancegrænsen respekteres af medarbejderne, og enhver forsinkelse, der overskrider denne grænse, bliver, hvis den forekommer hyppigt, en grund til advarsel på arbejdspladsen.
Det er i den forbindelse interessant at benytte lejligheden til at tale med den pågældende medarbejder og forsøge at forstå hans/hendes årsager.
På den måde kan det være muligt for virksomheden at foretage en tilpasning eller hjælpe medarbejderen med at finde en løsning på problemet;
- Ubegrundet fravær
Artikel 473 i CLT opregner de forskellige situationer, der betragtes som begrundet fravær. Den angiver med andre ord, under hvilke omstændigheder en arbejdstager kan være fraværende fra arbejdet, uden at det går ud over hans/hendes løn.
Det drejer sig om årsager som f.eks. ægteskab, fødsel af et barn, vestibulærundersøgelser og bloddonation.
Der er også andre muligheder som f.eks. sygdom, der kan dokumenteres ved fremlæggelse af en lægeerklæring.
Ud over den mulighed, der ikke er fastsat i lovgivningen, er der to muligheder: at der er tale om fravær, som arbejdsgiveren kan forstå og frit vælge at undskylde.
I dette tilfælde er der tale om en situation som f.eks. en alvorlig lækage i hjemmet, der skal udbedres hurtigt, hvilket får medarbejderen til at udeblive fra arbejdet.
Den anden mulighed er, at der er tale om et ubegrundet fravær, som ikke kan forstås. Noget, der måske blot afspejler arbejdstagerens uforsigtighed og derfor kan give anledning til en advarsel;
- Ulydighed over for overordnede
Ulydighed over for en overordnet kan betragtes som en alvorlig forseelse og karakteriserer ulydighed og disciplinløshed – noget, der er en af grundene til afskedigelse af rimelig grund i henhold til teksten i artikel 482 i CLT.
Hvis arbejdsgiveren imidlertid ikke ser grund til en så hård straf, kan en advarsel på arbejdspladsen være den rette disciplinære foranstaltning for at undgå, at arbejdstageren bliver afskediget;
- Moralske eller juridiske overtrædelser
Indgivelse af en falsk lægeerklæring eller at sætte tid på en kollega, der kommer for sent eller er fraværende, er eksempler på overtrædelser, der kan medføre en advarsel.
Med hensyn til dette skal det dog bemærkes, at hver virksomhed kan fortolke situationer som disse på sin egen måde.
Med dette mener vi, at en virksomhed kan betragte forsøg på eller vellykket svindel med tidsregistrering som en grund til advarsel, mens en anden virksomhed kan betragte det som en grund til en rimelig grund.
Med dette eksempel i tankerne er det værd at nævne, at din virksomhed kan stole på moderne og sikre tidsregistreringssystemer, der kan forhindre svindel.
Det er tilfældet med Tangerino-appen, der foretager biometrisk identifikation af medarbejderne, så de hver især kun kan registrere deres egne ind- og udgange;
- Misligholdelse af virksomhedens regler
Et eksempel på misligholdelse af regler er den medarbejder, der ikke må bruge firmabilen til personlige formål, men som alligevel gør det.
Hvis situationen sker gentagne gange, kan det føre til strengere straffe. Inden da anbefales det dog, at man benytter sig af advarslen på arbejdspladsen.
Baseret på denne situation går advarslen ud på, at din virksomhed skal træffe foranstaltninger for at præsentere reglerne for alle arbejdstagere.
Dette skyldes, at manglende respekt for reglerne kan skyldes uvidenhed eller misforståelser, og det er op til virksomheden at forsøge at undgå disse situationer.
Hvordan man anvender en advarsel på arbejdspladsen
Som du allerede ved, kan en advarsel være mundtlig eller skriftlig. For at bruge denne ressource skal virksomheden være sikker på, at medarbejderen har begået en fejl, og derefter følge nedenstående anbefalinger.
- Konsulter virksomhedens politik
Med udgangspunkt i virksomhedens interne politik kan arbejdsgiveren eller den ansvarlige fagperson definere, hvilken type advarsel der er mest hensigtsmæssig i det enkelte tilfælde. Under alle omstændigheder er det interessant at handle med diskretion og respekt;
- Husk, at advarslen er et disciplinært middel
Varslens anvendelse på arbejdspladsen bør ikke have til formål at bringe medarbejderen i forlegenhed, men at disciplinere ham/hende med hensyn til den korrekte måde at opføre sig på eller forholde sig i en bestemt situation;
- Sats på klar og ikke-aggressiv kommunikation
Det er en fordel at vælge den rigtige måde at kommunikere på. Blandt dem er at sikre, at budskabet er klart nok til at blive forstået korrekt.
Der er også det at stole på medarbejderens modtagelighed og sørge for, at de ikke føler sig vrede eller uinteresserede i at opføre sig bedre fra da af;
- Vælg det rigtige tidspunkt at give advarslen
Afgivelsen af advarslen bør også ske på det rigtige tidspunkt. Den person, der er ansvarlig for at give den, behøver ikke at henvende sig til den pågældende medarbejder foran alle for at indkalde ham/hende til en privat snak umiddelbart efter hændelsen.
Han/hun bør dog heller ikke lade for meget tid gå, så man ikke mister timingen eller risikerer, at medarbejderen begår den samme forseelse, før han/hun får en advarsel.
Tænk på eksemplet med at bruge firmabilen til personlige formål og ikke at kende reglerne. Hvis arbejdstageren ikke snart bliver informeret om fejlen, kan han/hun begå den igen.
Der er kun én situation, hvor en advarsel på arbejdspladsen kan tage tid, nemlig når der er behov for en tidskrævende undersøgelse.
Hvis en medarbejder f.eks. klager over en anden, skal arbejdsgiveren indsamle beviser og endda høre vidner, og det kan gøre tiden mellem den begåede fejl og anvendelsen af advarslen længere end normalt;
- Fremme intern tilpasning for at undgå overdrivelser
Også skal virksomheden være opmærksom på og have en effektiv intern kommunikation for ikke at advare den samme medarbejder mere end én gang for den samme fejl.
Hvis den direkte leder og chefen kender til problemet, kan det, hvis kommunikationen fejler mellem dem, ende med, at de begge giver den samme advarsel – noget, der kan opfattes som overkill;
- Afgiv proportionelle advarsler og vær opmærksom på historikken
Det er afgørende, at virksomheden er retfærdig og giver advarsler proportionelt. Let forseelse kræver faste reaktioner, men også lette reaktioner.
En medarbejder bør ikke suspenderes i en eller to dage for ikke at have fremlagt en gyldig undskyldning for sit første fravær.
Endeligt bør virksomheden være opmærksom på den enkelte medarbejders adfærd og historie. Hvis den samme medarbejder begår forskellige former for fravær, kan det være nødvendigt at gå fra advarslen til en strengere straf, f.eks. suspension.
Hvad arbejdsgiveren ikke kan gøre, når han/hun anvender en advarsel
Advarslen på arbejdspladsen har til formål at rette op på en forseelse, så hverken virksomheden eller medarbejderen får mere alvorlige problemer i fremtiden.
De tidligere anbefalinger om opmærksomhed på overskridelser er vurderingen af skønsbeføjelsen er gyldige ud over at sikre effektiviteten af det disciplinære retsmiddel.
Det er defineret i konsolideringen af arbejdsmarkedslovgivningen, at en arbejdsgiver ikke må vedtage irriterende straffe eller udsætte en ansat for latterliggørelse.
Indtilfælde som disse har den ansatte ret til at anlægge sag mod sin arbejdsgiver med henblik på moralsk erstatning.
Han kan også anmode om afskedigelse eller indirekte opsigelse – en situation, der er kendt som en retfærdig grund fra arbejdsgiverens side, som skyldes alvorlige fejl begået af ham.
En anden ting, som arbejdsgiveren heller ikke kan gøre, er at bruge advarslen på arbejdspladsen som en form for forfølgelse. Med andre ord, at bruge det som et redskab til at forsøge at tvinge medarbejderen til at sige op.
Kan medarbejderen nægte at underskrive?
Under omstændigheder som f.eks. chikane kan medarbejderen nægte at underskrive den mundtlige advarselsprotokol eller formularerne, der dokumenterer den skriftlige advarsel.
Han kan (og bør) indsamle beviser for chikanen, f.eks. optagelser eller vidneudsagn, og søge sine rettigheder i retten.
I en normal situation, dvs. en situation, hvor advarslen anvendes korrekt af arbejdsgiveren, har medarbejderen ingen grund til ikke at underskrive.
Hvis det alligevel skulle ske, er arbejdsgiverens udvej at indsamle underskrifter fra to personer, der har været vidner til arbejdstagerens afvisning.
På den måde vil vidnernes underskrifter være med til at bevise, at virksomheden handlede korrekt i sit forsøg på at anvende en advarsel på arbejdspladsen, hvis den pågældende medarbejder anlægger en arbejdssag.
Konklusion
Så der ikke er nogen tvivl, skal vi lige komme med en kort konklusion på sagen. Advarslen er, selv om den ikke har nogen specifik lovgivning, et disciplinært middel, som arbejdsgiveren kan anvende til at håndtere medarbejdere, der begår forseelser, som ikke kan gå ubemærket hen, men som ikke kræver en streng straf.
Selv om det er et gyldigt middel, kan advarslen på arbejdspladsen ikke anvendes uden grund, og det er vigtigt, at virksomheden er klar over sine processer og husker at dokumentere dem ordentligt.
På den måde sikrer den sig, at dens handlinger er korrekte, og har om nødvendigt grundlag for at anvende en strengere foranstaltning over for medarbejderen i tilfælde af gentagelser.
Den gode forståelse af den interne politik samt årsagerne til en eventuel advarsel er med til at undgå problemer og fravær. Så det er værd at finde ud af, hvordan du kan forbedre din virksomheds interne kommunikation!