xAPI-aktiverede læringsaktiviteter genererer udsagn eller optegnelser af e-learning i form af “Jeg gjorde dette” eller “Actor verb object”. Disse erklæringer overføres via HTTP eller HTTPS til en LRS. En LRS’s hovedfunktion er at lagre og hente de data, der genereres fra Experience API-udsagn.

En LRS kan eksistere inden for et traditionelt læringsstyringssystem (LMS) eller på egen hånd. LRS’er kan kommunikere lærerdata med andre systemer, f.eks. LMS’er, sensoraktiverede enheder, mobilteknologi og andre LRS’er. Systemer, der sender data til et LRS, er kendt som “aktivitetsudbydere”. Individuelle elever kan have deres egne LRS’er eller personlige dataskabe, hvor de gemmer alle deres læringsdata til deres egne personlige optegnelser.

xAPI-erklæringer kan sendes til flere LRS’er på én gang. Med traditionelle LMS’er forbliver en lærendes data hos den organisation, der administrerer LMS’et. Når LRS indføres, er det muligt at dele læringsdata, og læringsdataene kan følge den lærende, uanset hvor den lærende går hen (f.eks. fra job til job eller fra skole til skole).

LRS’er giver mulighed for at skabe meget dybdegående e-læringsanalyser på grund af de store mængder læringsdata, som de registrerer og gemmer. Traditionelle e-læringsspecifikationer som SCORM er begrænset til at lagre simple datapunkter som f.eks. en slutscore, eller at et kursus er blevet startet eller afsluttet. Med den udsagnsstruktur, som LRS registrerer, er der mange datapunkter, der kan rapporteres i forhold til. Rapporter kan trækkes på et vilkårligt antal kombinationer af “aktør”, “verbum” og “objekt”. En LRS, der er bygget strengt efter Experience API-specifikationen, har imidlertid ikke en indbygget rapporteringsmekanisme. LRS administratoren (eller administratoren af det LMS, som LRS’en findes i) skal sørge for midler til at få adgang til dataene i LRS’en og til gengæld oprette et rapporteringssystem for dataene.