Side 3: Planlægning af IEP-mødet
Retningslinjer for proceduremæssige krav
-
Udfør en grundig, individualiseret evaluering - Hold dig til de krævede tidsfrister
- Involver forældrene i IEP-processen
Skoleadministratorer med et grundigt kendskab til IEP-processen – herunder dens proceduremæssige, indholdsmæssige og implementeringskrav – vil være bedre rustet til at begynde processen med at planlægge selve IEP-mødet. Når de gør det, bør de sikre sig, at de handlinger, der er beskrevet nedenfor, er gennemført.
Bestemmelse af elevens berettigelse
Før der indkaldes til et indledende IEP-møde, skal det relevante skolepersonale og elevens forældre først fastslå, at eleven er berettiget til specialundervisning. For at gøre dette skal de gennemføre de første tre trin i IEP-processen – henvisning, evaluering og fastlæggelse af berettigelse – og sørge for at overholde alle proceduremæssige krav. Tabellen nedenfor skitserer IDEA’s krævede tidsramme og beskriver, hvordan forældrene skal inddrages i forbindelse med hvert af disse trin.
| Tidsramme | Forældreinddragelse | |
| Overvisning | Den studerende henvises til formel testning. Typisk sker dette, når skolens personale eller hendes forældre angiver behovet. | Forældre skal give informeret, skriftligt samtykke, før deres barn kan testes. Forældrene kan også tage initiativ til en henvisning til specialundervisning for deres barn. |
| Evaluering | Evalueringen skal gennemføres inden for 60 dage efter at have modtaget forældrenes samtykke til evalueringen eller inden for de af staten fastsatte tidsfrister. | Den studerende skal vurderes på alle områder, der giver anledning til bekymring, og på alle områder med potentielle behov, som forældrene har givet udtryk for. |
| Bestemmelse af berettigelse | Selv om IDEA ikke angiver en tidslinje for at træffe en afgørelse om berettigelse, gør nogle stater det. I mangel af en tidslinje i staten bør beslutningen om berettigelse træffes så hurtigt som muligt efter afslutningen af evalueringen. | Forældre skal være en del af det team, der træffer beslutningen om berettigelse, som er baseret på evalueringsresultaterne. |
Til din information
Nogle distrikter bruger standardformularer, når de henviser en elev til specialundervisning. For dem, der ikke gør det, stiller National Center on Intensive Intervention (NCII) imidlertid en række færdige ressourcer til rådighed.
Premeeting Process Guidance Document
Premeeting Background Form (referral form)
Sammensæt et passende IEP-team
Når den oprindelige berettigelse er blevet fastlagt – og ved efterfølgende årlige revisioner – bør skolens administrator føre tilsyn med dannelsen af et korrekt sammensat IEP-team, et team bestående af de personer, der er specificeret i IDEA, herunder elevens forældre. Hvert medlem af dette tværfaglige team bør besidde viden og ekspertise, der er relevant for den enkelte elevs IEP. Du kan få flere oplysninger om IEP-teamets nødvendige medlemmer ved at se følgende håndbog.
multidisciplinært team
Et team bestående af lærere, pædagogiske fagfolk (f.eks, personale med relaterede tjenester, skolepsykolog), administratorer, specialister og forældre eller værger, som vurderer elevernes individuelle behov for at afgøre, om de er berettigede til specialundervisning og udvikle individualiserede undervisningsprogrammer (IEP); ofte kaldet IEP-teams.
IEP-teamets medlemmer
IDEA kræver, at IEP-teams indeholder visse nøglemedlemmer, men alt for ofte mangler disse personer en fuld forståelse af deres roller og ansvar. IDEA kræver f.eks., at en lærer i almenundervisning, der kender barnet, skal indgå som medlem af IEP-teamet. Denne person er den ekspert, der har kendskab til den generelle undervisningsplan og de indholdsmæssige standarder på klassetrin. Hendes ekspertise og input er nødvendige for drøftelser og beslutninger vedrørende faktorer såsom:
- Den studerendes nuværende præstationer i almenundervisningsklassen
- Den studerendes forventede præstationer og evne til at opfylde benchmarks på klassetrin, når den får passende støtte
- De programændringer og den støtte, som lærere i almenundervisning har brug for for at kunne hjælpe den studerende bedre (f.eks, uddannelse i hjælpemidler)
Administratorer spiller en vigtig rolle ved at sikre, at hvert medlem af teamet tager aktivt del i udviklingen af en elevs IEP. De kan gøre dette på en række forskellige måder, f.eks. ved at tilbyde faglig udvikling på hele skolen (se Perspektiver & Ressourcer side 5).
Review Student Information
For at fremme den aktive deltagelse af hvert enkelt medlem bør administratorer sikre sig, at hver enkelt person i IEP-teamet har et praktisk kendskab til de oplysninger, der er indsamlet gennem evaluerings- og støtteberettigelsestrinene i IEP-processen, herunder:
- Informationer leveret af læreren eller forældrene som led i henvisningen til en evaluering
- Evalueringsrapporter og/eller dokumentation fra mødet om berettigelse
Disse oplysninger giver indsigt i elevens behov og udfordringer og giver teammedlemmerne mulighed for at overveje potentielt gavnlige støtte- og serviceydelser. Fordi mange af disse oplysninger er tekniske (f.eks. standardresultater, percentilplaceringer), kan mange forældre have svært ved at forstå dem. For at hjælpe dem bør administratorerne give forældrene mulighed for at rådføre sig med relevante fagfolk om de aktuelle evalueringsresultater og elevens uddannelsesmæssige fremskridt.
For at hjælpe med at afgøre, hvem der skal deltage i IEP-mødet, og for at forudse personalebehov eller ressourcer til at opfylde elevens behov, kan administratorerne desuden ønske at mødes med relevante fagfolk (f.eks, lærere, skolepsykolog, repræsentant for erhvervsrehabilitering) for at drøfte:
- Succesfulde og mislykkede teknikker og interventioner
- Akademiske eller adfærdsmæssige anbefalinger for elevens uddannelsesprogram
- Nødvendig afklaring vedrørende rapporter
- Forventet behov for yderligere udgifter (f.eks, hjælpemidler)
- Forventet behov for personale og plads (f.eks. en ekstra talepædagog)
Til din information
Det er slet ikke usædvanligt, at et medlem af IEP-teamet – f.eks. specialpædagogen – forsøger at spare tid ved at udarbejde et udkast til IEP’en før mødet. Faren ved denne praksis er, at deltagerne kan fortolke udkastet som en færdig aftale eller et endeligt dokument. Som sådan kan de føle, at de ikke kan foreslå revisioner eller ændringer til indholdet. Faktisk fraråder det amerikanske undervisningsministerium denne praksis, “hvis det ville hindre en fuldstændig diskussion af barnets behov”. Hvis der imidlertid udarbejdes et udkast inden mødet, bør skolen:
- Give forældrene/værgerne en kopi af udkastet til gennemsyn inden mødet
- Forklare forældrene, at udkastet kun repræsenterer en indledende anbefaling og derfor er åben for gennemgang, diskussion og revision
Federal Register 71:156 (14. august 2006) s. 46678
Planlæg mødet
Lovgivning og retssager
Der kan være tilfælde, hvor en forælder ikke er i stand til eller ikke ønsker at deltage i et IEP-møde. I disse tilfælde kan IEP-mødet stadig afholdes, så længe der fremlægges visse dokumenter.
Loven siger, at når en skole afholder et IEP-gruppemøde, uden at en forælder er til stede, skal skolen “føre en fortegnelse over sine forsøg på at arrangere et gensidigt aftalt tidspunkt og sted, såsom-
- Detaljerede optegnelser over telefonopkald, der er foretaget eller forsøgt foretaget, og resultaterne af disse opkald;
- Kopier af korrespondance, der er sendt til forældrene, og eventuelle svar, der er modtaget, og
- Detaljerede optegnelser over besøg i forældrenes hjem eller på deres arbejdsplads og resultaterne af disse besøg.”
IDEA Regulations, 34 C.F. R. §300.322(d)
Da skoleadministratorer ikke kan forudse, hvornår disse situationer kan opstå, bør de have denne praksis på plads som en del af standardregistrering.
Husk, at mødet for at udvikle den første IEP skal afholdes inden for 30 dage efter afgørelsen om berettigelse. Uanset om det drejer sig om det første IEP-møde eller den årlige revision, bør skolens administrator sikre sig, at der gøres en samordnet indsats for at planlægge dette møde på et tidspunkt, hvor forældrene er i stand til at deltage. Arbejdstider, transportproblemer og manglende børnepasning er blot nogle få af de reelle problemer, der påvirker forældrenes mulighed for at deltage.
Gennem at give alle IEP-teammedlemmer besked om mødet på forhånd kan skoleadministratoren støtte forældrenes deltagelse samt give skolens personale tid til at forberede sig (f.eks, skrive lektionsplaner for vikarierende lærere, planlægge for kombinerede klasser).
Når mødet planlægges, bør skoleadministratoren tage skridt til at sikre, at deltagerne har tilstrækkelig tid til at drøfte og udvikle alle IEP-komponenterne fuldt ud. Den tid, der kræves til et individuelt møde, kan afhænge af mange faktorer (f.eks. første IEP-møde vs. årlig gennemgang, omfanget af elevens behov) og bør ikke primært begrænses af skolens logistik (f.eks. skolens skema, personalebehov).
Når dato og tidspunkt for IEP-mødet er fastlagt, kræver loven, at der sendes en skriftlig meddelelse (invitation) til forældrene. Denne meddelelse skal informere forældrene om deres ret til at invitere personer med særlig viden eller ekspertise om deres barn (f.eks. advokat, ven af familien, præst) til at være medlem af IEP-teamet. Denne meddelelse skal også indeholde følgende oplysninger om mødet:
- Dato og tid
- Sted
- Formål
- Hvem vil deltage
Planlægningslogistik
For at fremme et produktivt møde bør skolens administrator:
- Tænk på barnets forældres behov for skemalægning
- Sørg for, at der vil være tilstrækkelig klassedækning for enhver lærer, der skal deltage i IEP-mødet (f.eks.g., ansætte vikarer, sørge for kombinerede klasser)
- Sørg for et mødeområde uden distraktioner
- Sørg for, at der om nødvendigt vil være en tegnsprogstolk eller oversætter, der taler forældrenes modersmål, til rådighed
- Tænk på teamets fysiske behov (f.eks. tilstrækkelige siddepladser, kaffe, vand)
- Sørg for, at forældrene ved, hvor de skal gå hen (f.eks, reservere parkeringsplads, sende instruktioner om, hvordan man finder hovedkontoret)
Og selv om skolens personale skal være forberedt på at planlægge IEP-møder med kort varsel, når der opstår behov, er der andre tidspunkter i løbet af skoleåret, hvor der skal planlægges et stort antal IEP-møder (f.eks. årlige møder nær slutningen af året). I interviewet nedenfor forklarer Breanne Venios, hvordan hendes skole håndterer sidstnævnte forhold ved at udpege flere dage som “IEP-dage”, hvilket giver både forældre og lærere et forudgående varsel og fleksibilitet. Dernæst understreger David Bateman vigtigheden af at lytte til forældrene under IEP-mødet og giver tips om, hvordan man forbereder personalet på at gøre det.
Breanne Venios
Direktør, Spring Cove Middle School
Roaring Spring, PA
(tid: 2:27)
/wp-content/uploads/module_media/iep02_media/audio/iep02_p03_venois.mp3
Se transskription
David Bateman, PhD
Professor, Department of Educational Leadership
and Special Education
Shippensburg University
(time: 1:39)
/wp-content/uploads/module_media/iep02_media/audio/iep02_p03_bateman.mp3
Se transskription
Transskription: Breanne Venios
Vores specialundervisningsleder har indført “IEP-dage”, hvilket betyder, at vi i begyndelsen af hvert år har dage, der udelukkende er afsat til IEP-møder. Det har været meget fordelagtigt for alle involverede, fordi vi kan blokere dem i vores kalender og sikre, at vi er til stede, men også forældrene får besked i god tid, så de kan planlægge deres tidsplaner og være til stede og tage fri fra arbejde. Så hvis vi ved, at en forælder arbejder meget tidligt om morgenen, kan vores læringsstøttelærer give dem datoen i god tid i forvejen, og de kan tilpasse deres skema eller tage den tidligste aftale. Vi får lærerne til at samarbejde og ringe til forældrene og sørge for, at de kan få en tildelt tidsplads. Det giver os en stor fleksibilitet i løbet af dagen, og vi er i stand til at få en vikar for dagen, som kan dække for lærere i hele landet, der bliver trukket ud af deres klasser for at deltage i møderne. Lærerne til støtte for læring skriver IEP’en. Læreren med støtte til læring sender alle de spørgeskemaer om input, som de får. De almindelige lærere udfylder disse data. Læreren med støtte til læring sender mig nogle spørgsmål vedrørende disciplin eller andre input, som jeg vil have fra det administrative niveau, og så skriver de det ind i IEP-udkastet.
Vi har en formular til forældreinput, som de kan skrive eventuelle bekymringer eller noget, som de er glade for. Vi får en masse feedback fra dem på skrift, og så gentager vi det på mødet. Vi har flere dage i løbet af året planlagt, så vores direktør for specialundervisning kan være der, og vores skolepsykolog kan være der. Vi får en vikar for dagen for at sikre den størst mulige dækning af vores almindelige lærere og vores lærere til støtte for læring, og på den måde kan vi alle være en del af teamet. Hvis en lærer ikke har indsendt dataene inden for den fastsatte frist, er det min opgave at sørge for, at jeg går til den pågældende lærer og forklarer vigtigheden af det og sikrer, at det ikke sker igen ved at holde dem ansvarlige, for uden deres input får forældrene ikke hele billedet, og IEP’en bliver ikke skrevet så godt, som den overhovedet kunne være. Så jeg skal sikre mig, at alle mine lærere overholder deres tidsfrister og sørger for at give de bedste data, så vi som team, herunder forældrene, alle kan få et bedre billede af, hvad der sker med eleven.
Transskription: David Bateman, PhD
Jeg vil blot gentage, at vi er nødt til at lytte til forældrene og planlægge sammen med lærerne at bruge tid på at lytte til forældrene og være opmærksomme på forældrene. Så en ting, vi ofte kan gøre, er at mødes med lærerne på forhånd og sige: “Vær venlig at lytte til, hvad forældrene siger. Dette er ikke et tidspunkt, hvor vi skal give karakterer. Det er ikke et tidspunkt, hvor vi skal spille Sudoku på en telefon. Dette er et tidspunkt, hvor vi skal lytte til forældrene.”
For forældre er dette ofte deres eneste møde for deres barn i løbet af et år. Mange af os i specialundervisningen kommer til at deltage i flere møder i løbet af året. Men vi er nødt til at give forældrene tid, og vi er nødt til at give forældrene vores opmærksomhed på dette ene tidspunkt for disse forældre. De har taget tid fra deres skema. De har taget tid fra deres andre børn. De har taget tid fra deres arbejde for at komme til dette møde, og vi er nødt til at give dem respekt som en del af dette møde. Så en ting i forbindelse med planlægningen er at sikre, at lærere og personale er opmærksomme på dette, at det skal tages alvorligt. Nogle af de ansatte i de relaterede tjenester deltager i 50 til 60 af disse møder om året. Men for disse forældre er det den eneste gang. Planlæg i overensstemmelse hermed, og sørg for, at vi tager det alvorligt. Juster dette og ændr holdningen til dette, og du vil få bedre møder, fordi meget af det handler om kommunikation med forældrene. Mind dem om, at nogle af disse forældre ikke har haft positive oplevelser i skolerne. De har ikke gode minder om skolen, men alligevel kommer de tilbage og er ikke glade for at være der, så vi skal gøre, hvad vi kan for at omfavne dem og byde dem velkommen.
Til din information
Der er en række alvorlige procedurefejl, som IEP-teams bør undgå, når de planlægger et IEP-møde. Nogle af de mere almindelige omfatter:
- Undladelse af at inddrage forældrene i IEP-processen
- Forudbestemmelse af en elevs placering eller tjenester
- Undladelse af at sammensætte et passende IEP-team
