Vet du vad du ska göra när en anställd begår ett fel som inte är tillräckligt allvarligt för att leda till avstängning eller uppsägning? Även om ingen vill gå igenom en sådan situation måste varje arbetsgivare veta vad det är, hur och när varningsresursen ska användas på jobbet.
I ett idealiskt scenario har arbetstagarna, precis som arbetsgivarna, kunskap om arbetslagstiftningen – de rättigheter och skyldigheter som tilldelas var och en – och företagets interna policy. På så sätt har de allt de behöver för att veta vilka regler de ska följa och av vilka skäl.
Även om detta idealiska scenario är verklighet i ditt företag, kan misslyckanden inträffa och du måste veta vad du kan och inte kan göra när du ställs inför dem. Det är därför vi har gjort ett särskilt inlägg om varningar. Följ med!
Vad är en varning på jobbet
En del människor ser varningen på jobbet som en form av bestraffning, men andra föredrar att se den som en pedagogisk eller disciplinär åtgärd.
Hursomhelst är det en åtgärd som arbetsgivaren kan använda för att hantera brister eller odisciplinära handlingar från sina anställda.
Varning är en mildare åtgärd än avstängning eller uppsägning av grundad anledning. Det bör användas när arbetsgivaren anser att det är nödvändigt att informera arbetstagaren om att dennes beteende inte är lämpligt och att det kan bli nödvändigt med strängare åtgärder om inget förändras.
När vi här på bloggen talade om att tolerera förseningar, beskrev vi den process som företaget måste genomgå innan det når fram till det mer extrema rättsmedlet rättfärdigande skäl.
Ifall det till exempel rör sig om återkommande förseningar rekommenderas det att arbetstagaren får minst tre varningar innan han eller hon blir avstängd från arbetet.
Det är först därefter, om problemet kvarstår, som företaget kan avskeda honom.
Med detta i åtanke är det intressant att säga att varningen på jobbet är viktig för att företaget inte ska få juridiska problem.
Detta beror på att användningen av denna funktion visar att arbetsgivaren har försökt disciplinera sin anställde innan han eller hon avstängde eller avskedade honom eller henne.
Som undviker varje form av utmaning eller vinst för arbetstagaren i en arbetsrättslig process.
Muntlig och skriftlig varning
Varningar på jobbet kan ges muntligt eller skriftligt. Vissa anser att det skriftliga alternativet endast bör användas om samtalet inte har någon effekt.
Detta är dock inte en regel och om du föredrar det kan arbetsgivaren tillämpa den skriftliga varningen direkt.
En verbal varning är en varning som sker i en enskild konversation med den anställde i syfte att förklara för honom eller henne vad som var felet som begåtts och vad som skulle vara det korrekta beteendet.
Med detta i åtanke är det viktigt att företaget erbjuder hjälp så att problemet inte upprepas.
Även om det är ett samtal är det viktigt att arbetsgivaren ger ett protokoll över den muntliga varningen och samlar in den anställdes underskrift.
Den skriftliga varningen är i sin tur en varning där dokument som bevisar misskötseln, till exempel tidtagningsuppgifter eller vittnesmål, presenteras för den anställde.
För att kunna välja denna form av varning på jobbet måste arbetsgivaren alltså ha konkreta bevis som stöder informationen om problemet.
Varningen måste registreras i två exemplar som undertecknas av den anställde: ett exemplar stannar hos företaget och det andra hos yrkesutövaren i fråga.
Vad är de viktigaste orsakerna till en varning
Vi börjar det här inlägget med att fråga om du vet vad du ska göra när en anställd begår ett fel som inte anses tillräckligt allvarligt för att straffas hårdare.
Detta leder oss till att ge några exempel på situationer som motiverar en muntlig eller skriftlig varning. Se:
- Frekventa förseningar
Enligt artikel 58 i konsolideringen av arbetsrättslagar (CLT) ska ”variationer i tid i tidbokföringen som inte överstiger fem minuter och som iakttar den maximala gränsen på tio minuter per dag” inte räknas som övertid.
Toleransgränsen måste under alla omständigheter respekteras av arbetstagarna och varje försening som överskrider denna gräns, om den inträffar ofta, blir en grund för varning på jobbet.
I detta avseende är det intressant att ta tillfället i akt att prata med arbetstagaren i fråga och försöka förstå dennes skäl.
På så sätt kan det vara möjligt för företaget att göra en anpassning eller hjälpa den anställde att hitta en lösning på problemet.
- Obefogad frånvaro
Artikel 473 i CLT innehåller en förteckning över de olika situationer som anses vara befogad frånvaro. Den anger med andra ord under vilka omständigheter en arbetstagare kan vara frånvarande från arbetet utan att det påverkar lönen.
Dessa är skäl som giftermål, barns födelse, vestibulära undersökningar och blodgivning.
Det finns också andra möjligheter, t.ex. en sjukdom som kan bevisas genom ett läkarintyg.
Ovanpå det som inte har någon lagstadgad bestämmelse finns det två möjligheter: att det rör sig om en frånvaro som arbetsgivaren kan förstå och som han eller hon kan ursäkta genom ett fritt val.
I det här fallet talar vi om en situation som till exempel en allvarlig läcka hemma som måste åtgärdas snabbt, vilket gör att den anställde måste utebli från arbetet.
Den andra möjligheten är att det rör sig om en oanmäld frånvaro som inte kan förstås. Något som helt enkelt kan återspegla arbetstagarens slarv och som därför kan leda till en varning;
- Olydnad mot överordnade
Olydnad mot en överordnad kan betraktas som en allvarlig förseelse och kännetecknas av olydnad och odisciplin – något som ingår bland skälen till uppsägning av godtagbara skäl enligt texten i artikel 482 i CLT.
Om arbetsgivaren inte ser skäl för en så allvarlig bestraffning kan dock en varning på jobbet vara den rätta disciplinära åtgärden för att undvika att arbetstagaren avskedas.
- Moraliska eller rättsliga överträdelser
Inlämning av ett falskt läkarintyg eller att ta tid för en försenad eller frånvarande kollega är exempel på överträdelser som kan leda till en varning.
Med avseende på detta bör det dock noteras att varje företag kan tolka situationer som dessa på sitt eget sätt.
Med detta menar vi att ett företag kan anse att försök till eller lyckat tidtagningsbedrägeri är skäl för en varning medan ett annat företag kan anse att det är skäl för en rättvis grund.
Med det här exemplet i åtanke är det värt att nämna att ditt företag kan förlita sig på moderna och säkra tidsmärkningssystem som kan förhindra bedrägerier.
Detta är fallet med appen Tangerino som gör biometrisk identifiering av anställda, vilket gör att var och en bara kan registrera sina egna in- och utpassager.
- Missaktning av företagsregler
Ett exempel på missaktning av regler är den anställde som inte får använda företagsbilen för personliga ändamål, men som ändå gör det.
Om situationen upprepas kan den leda till hårdare straff. Innan det sker rekommenderas dock att man använder sig av varningen på arbetsplatsen.
Med utgångspunkt i den här situationen går varningen ut på att ditt företag måste vidta åtgärder för att presentera reglerna för alla arbetstagare.
Detta beror på att bristande respekt för reglerna kan orsakas av okunskap eller missförstånd och det är upp till företaget att försöka undvika dessa situationer.
Hur man använder en varning på jobbet
Som du redan vet kan en varning vara muntlig eller skriftlig. För att använda denna resurs måste företaget vara säkert på att den anställde har begått ett fel och sedan följa rekommendationerna nedan.
- Konsultera företagets policy
Med utgångspunkt i företagets interna policy kan arbetsgivaren eller den ansvariga yrkesutövaren definiera vilken typ av varning som är lämpligast i varje enskilt fall. Under alla omständigheter är det intressant att agera med diskretion och respekt;
- Håll dig till att varningen är en disciplinär resurs
Varningen på jobbet ska inte syfta till att genera den anställde, utan till att disciplinera honom/henne om hur han/hon ska uppträda på rätt sätt i en viss situation;
- Satsa på tydlig och icke-aggressiv kommunikation
Att välja rätt sätt att kommunicera har fördelar. En av dem är att se till att budskapet är tillräckligt tydligt för att kunna uppfattas korrekt.
Det finns också en möjlighet att förlita sig på att den anställde är mottaglig och inte känner någon ilska eller ointresse av att bete sig bättre från och med nu.
- Välj rätt tidpunkt för varningen
Varningen bör också ges vid rätt tidpunkt. Den person som är ansvarig för att ge den behöver inte vända sig till arbetstagaren i fråga inför alla för att kalla in honom eller henne för en privat pratstund omedelbart efter händelsen.
Han eller hon bör dock inte heller låta för mycket tid passera för att inte tappa bort tidpunkten eller riskera att arbetstagaren begår samma missförhållande innan han eller hon blir varnad.
Tänk på det exempel som gavs om att använda företagsbilen för personliga ändamål och att inte känna till reglerna. Om arbetstagaren inte informeras om misstaget snart kan han eller hon begå det igen.
Det finns bara en situation där en varning på jobbet kan dröja: när det krävs en tidskrävande utredning.
Om en anställd till exempel klagar på en annan måste arbetsgivaren samla in bevis och till och med höra vittnen, vilket kan göra att tiden mellan det begångna felet och tillämpningen av varningen blir längre än vanligt;
- Förmå intern anpassning för att undvika överdrifter
Företaget måste också vara medvetet om och ha en effektiv intern kommunikation för att inte varna samma anställd mer än en gång för samma fel.
Om den direkta arbetsledaren och chefen känner till problemet, om kommunikationen brister mellan dem, kan det sluta med att båda ger samma varning – något som kan uppfattas som överdrivet.
- Använd proportionerliga varningar och uppmärksamma historiken
Det är viktigt att företaget är rättvist och tillämpar varningar proportionerligt. Lätt misskötsel kräver bestämda svar, men som också är lätta.
En anställd bör inte stängas av i en eller två dagar för att han eller hon inte har presenterat en giltig ursäkt för sin första frånvaro.
Företagen bör slutligen känna till varje arbetstagares beteende och historia. Om samma anställd begår olika typer av frånvaro kan det vara nödvändigt att gå från en varning till en strängare bestraffning, t.ex. avstängning.
Vad arbetsgivaren inte får göra när han/hon tillämpar en varning
Varningen i arbetet är avsedd att korrigera ett tjänstefel, så att varken företaget eller den anställde får allvarligare problem i framtiden.
De tidigare rekommendationerna om att uppmärksamma överskridanden gäller inte bara för att säkerställa att det disciplinära medlet är effektivt.
Det definieras i konsolideringen av arbetslagstiftningen att en arbetsgivare inte får anta vexerande straff eller utsätta en anställd för förlöjligande.
Inklusive, i en situation som denna, har den anställde rätt att väcka talan om ideellt skadestånd mot sin arbetsgivare.
Han kan också begära avsked eller indirekt uppsägning – en situation som arbetsgivaren kallar för en rättvis grund som orsakats av allvarliga fel som han eller hon begått.
En annan sak som arbetsgivaren inte kan göra är att använda varningen på jobbet som en form av förföljelse. Med andra ord, att använda det som ett verktyg för att försöka tvinga den anställde att säga upp sig.
Kan den anställde vägra att skriva under?
Under omständigheter som trakasserier kan den anställde vägra att skriva under den muntliga varningen eller blanketterna som dokumenterar den skriftliga varningen.
Han kan (och bör) samla in bevis för trakasserierna, t.ex. inspelningar eller vittnesmål, och söka sina rättigheter i domstol.
I en normal situation, dvs. en situation där varningen används på rätt sätt av arbetsgivaren, har arbetstagaren ingen anledning att inte skriva under.
Om det ändå skulle hända är utvägen för arbetsgivaren att samla in underskrifter från två personer som har bevittnat arbetstagarens vägran.
Om arbetstagaren i fråga skulle väcka en arbetsrättslig talan kommer vittnenas underskrifter att hjälpa till att bevisa att företaget agerade korrekt i sitt försök att tillämpa en varning på jobbet.
Slutsats
För att det inte ska råda några tvivel ska vi göra en kort slutsats om saken. Även om varningen inte har någon särskild lagstiftning är den en disciplinär resurs som arbetsgivaren kan använda sig av för att hantera anställda som begår missförhållanden som inte kan gå obemärkt förbi, men som inte kräver ett hårt straff.
Samtidigt som det är en giltig resurs kan varningen på jobbet inte användas utan anledning, och det är viktigt att företaget är tydligt med sina rutiner och att det kommer ihåg att dokumentera dem på rätt sätt.
På så sätt kan man försäkra sig om att åtgärderna är korrekta och, om det är nödvändigt, har man skäl att vidta strängare åtgärder mot arbetstagaren vid upprepning.
Den goda förståelsen för den interna policyn och orsakerna till en eventuell varning bidrar till att undvika problem och frånvaro. Det lönar sig alltså att ta reda på hur du kan förbättra ditt företags interna kommunikation!