Știți ce trebuie să faceți atunci când un angajat comite o abatere care nu este suficient de gravă pentru a duce la suspendare sau concediere motivată? Chiar dacă nimeni nu dorește să treacă prin această situație, fiecare angajator trebuie să știe ce este, cum și când să folosească resursa de avertizare la locul de muncă.
Într-un scenariu ideal, la fel ca și angajatorii, lucrătorii au cunoștințe despre legislația muncii – drepturile și îndatoririle atribuite fiecăruia – și despre politica internă a companiei. Astfel, ei au în mâinile lor tot ceea ce au nevoie pentru a ști ce reguli trebuie să urmeze și din ce motive.
Chiar dacă acest scenariu ideal este realitate în compania dumneavoastră, eșecurile se pot întâmpla și, în fața lor, trebuie să știți ce puteți și ce nu puteți face. Și tocmai de aceea am făcut această postare specială despre avertismente. Follow along!
Ce este avertismentul la locul de muncă
Cei care văd avertismentul la locul de muncă ca pe o formă de pedeapsă, dar unii preferă să îl înțeleagă ca pe o măsură educativă sau disciplinară.
Indiferent cum este, este un remediu pe care angajatorul îl poate folosi pentru a face față unor lipsuri sau acte de indisciplină ale angajaților săi.
Avertismentul este un remediu mai blând decât suspendarea sau concedierea motivată. Ar trebui să fie adoptată atunci când angajatorul consideră că este necesar să informeze lucrătorul că comportamentul său nu este adecvat și că, dacă nimic nu se schimbă, ar putea fi necesare măsuri mai severe.
Când am vorbit aici pe blog despre toleranța față de întârzierea în muncă, am prezentat procesul prin care trebuie să treacă compania înainte de a ajunge la remediul mai extrem al cauzei justificate.
În cazul întârzierilor recurente, de exemplu, se recomandă ca angajatul să primească cel puțin trei avertismente înainte de a fi suspendat de la locul de muncă.
Doar după aceea, dacă problema persistă, compania îl poate concedia.
Din acest punct de vedere, este interesant de spus că avertismentul la locul de muncă este important pentru ca firma să nu aibă probleme legale.
Acest lucru se datorează faptului că utilizarea acestei caracteristici arată că angajatorul a încercat să își disciplineze angajatul înainte de a-l suspenda și concedia motivat.
Ceva care evită orice fel de contestație sau câștig de cauză din partea lucrătorului într-un proces de muncă.
Avertisment verbal și scris
Avertismentul la locul de muncă poate fi dat în formă verbală sau scrisă. Unii consideră că opțiunea scrisă ar trebui să aibă loc doar dacă conversația nu are niciun efect.
Cu toate acestea, nu este o regulă și, dacă preferați, angajatorul poate aplica direct avertismentul scris.
Avertismentul verbal este cel care are loc într-o conversație tete-a-tete cu angajatul, cu scopul de a-i explica care a fost greșeala făcută și care ar fi conduita corectă.
Din acest punct de vedere, este important ca firma să ofere ajutor pentru ca problema să nu se mai repete.
Chiar dacă este vorba de o conversație, este important ca angajatorul să lase o evidență a avertismentului verbal și să colecteze semnătura angajatului.
La rândul său, avertismentul scris este cel în care sunt prezentate angajatului documentele care dovedesc abaterea, cum ar fi registrele de pontaj sau declarațiile martorilor.
Deci, pentru a opta pentru această formă de avertizare la locul de muncă, angajatorul trebuie să aibă dovezi concrete care să susțină informația despre problemă.
Acest avertisment trebuie să fie înregistrat în două exemplare care să fie semnate de angajat: unul rămâne la companie și celălalt la profesionistul în cauză.
Care sunt principalele motive pentru un avertisment
Începem această postare întrebându-vă dacă știți ce să faceți atunci când un angajat comite o greșeală care nu este considerată suficient de gravă pentru o pedeapsă mai severă.
Acum, acest lucru ne determină să dăm câteva exemple de situații care justifică un avertisment, fie el verbal sau scris. Vezi:
- Târzii frecvente
Potrivit art. 58 din Consolidarea Legilor Muncii (CLT), „variațiile de timp în registrul de pontaj care nu depășesc cinci minute, respectată limita maximă de zece minute zilnic” nu trebuie decontate sau calculate ca ore suplimentare.
În orice caz, limita de toleranță trebuie respectată de către salariați, iar orice întârziere care depășește această limită, dacă apare frecvent, devine motiv de avertizare la locul de muncă.
În acest sens, este interesant să profităm de ocazie pentru a discuta cu lucrătorul în cauză și să încercăm să înțelegem motivele sale.
În acest fel, ar putea fi posibil ca întreprinderea să facă unele ajustări sau să îl ajute pe angajat să găsească o soluție la problemă;
- Absențe nejustificate
Articolul 473 din CLT enumeră diferitele situații care sunt considerate absențe justificate. Cu alte cuvinte, acesta indică în ce circumstanțe un lucrător poate lipsi de la locul de muncă fără a aduce atingere remunerației sale.
Este vorba de motive precum căsătoria, nașterea unui copil, efectuarea de examene vestibulare și donarea de sânge.
Există și alte posibilități, cum ar fi cea a unei boli care poate fi dovedită prin prezentarea unui certificat medical.
În afară de cea care nu are o prevedere legală, există două posibilități: aceea de a fi o absență care poate fi înțeleasă și, prin libera alegere, scuzată de către angajator.
În acest caz, vorbim de o situație cum ar fi o scurgere serioasă acasă care trebuie reparată urgent, ceea ce îl face pe angajat să lipsească de la serviciu.
O altă posibilitate este că este vorba de o absență nejustificată care nu poate fi înțeleasă. Ceva ce poate reflecta pur și simplu neglijența lucrătorului și din acest motiv este pasibil de un avertisment;
- Subordonarea față de superiori
Subordonarea față de orice superior poate fi considerată o abatere gravă și caracterizează insubordonarea și indisciplina – lucru care figurează printre motivele de concediere pentru justă cauză, conform textului art. 482 din CLT.
Cu toate acestea, dacă angajatorul nu vede motive pentru o pedeapsă atât de severă, recurgerea la un avertisment la locul de muncă poate fi măsura disciplinară potrivită pentru a evita concedierea lucrătorului;
- Încălcările morale sau legale
Submiterea unui certificat medical fals sau marcarea timpului pentru un coleg întârziat sau absent sunt exemple de încălcări pasibile de avertisment.
În această privință, totuși, trebuie remarcat faptul că fiecare companie poate interpreta astfel de situații în felul său.
Cu aceasta ne referim la faptul că o companie poate considera că o tentativă de fraudă de pontaj sau o reușită de fraudă de pontaj ca fiind un motiv de avertisment, în timp ce alta poate considera că este un motiv de motiv întemeiat.
Cu acest exemplu în minte, merită menționat faptul că firma dumneavoastră se poate baza pe sisteme moderne și sigure de marcare a timpului care pot preveni frauda.
Acesta este cazul aplicației Tangerino care face identificarea biometrică a angajaților, făcând în așa fel încât fiecare să își înregistreze doar intrările și ieșirile;
- Nerespectarea regulilor companiei
Un exemplu de nerespectare a regulilor este cel al angajatului care nu are voie să folosească mașina de serviciu în scopuri personale, dar o face oricum.
Dacă situația se întâmplă în mod recurent, aceasta poate duce la pedepse mai aspre. Înainte de aceasta, însă, se recomandă să se recurgă la remediul avertismentului la locul de muncă.
Pe baza acestei situații, se lansează avertismentul că societatea dumneavoastră trebuie să ia măsuri pentru a prezenta regulile tuturor lucrătorilor.
Acest lucru se datorează faptului că nerespectarea regulilor poate fi cauzată de ignoranță sau neînțelegere și este de datoria companiei să încerce să evite aceste situații;
Cum se aplică un avertisment la locul de muncă
După cum știți deja, un avertisment poate fi verbal sau scris. Pentru a utiliza această resursă, compania trebuie să se asigure că angajatul a comis o greșeală și apoi să urmeze recomandările prezentate mai jos.
- Consultați politica companiei
În funcție de politica internă a companiei, angajatorul sau profesionistul responsabil poate defini ce tip de avertisment este cel mai potrivit pentru fiecare caz în parte. În orice caz, este interesant să se acționeze cu discreție și respect;
- Amintiți-vă că avertismentul este o resursă disciplinară
Resursa avertismentului la locul de muncă nu trebuie să aibă ca scop stânjenirea angajatului, ci disciplinarea acestuia cu privire la modul corect de a se comporta sau de a conduce o anumită situație;
- Pari pe o comunicare clară și neagresivă
Alegerea modului corect de a comunica are beneficii. Printre acestea se numără asigurarea faptului că mesajul este suficient de clar pentru a fi înțeles corect.
Există și aceea de a te baza pe receptivitatea angajatului, asigurându-te că acesta nu se simte supărat sau dezinteresat să acționeze mai bine din acel moment;
- alege momentul potrivit pentru a da avertismentul
Aplicarea avertismentului trebuie să se facă, de asemenea, la momentul potrivit. Persoana responsabilă de a-l da nu trebuie să se adreseze lucrătorului în cauză în fața tuturor pentru a-l chema la o discuție privată imediat după producerea incidentului.
Cu toate acestea, ea nu trebuie, de asemenea, să lase să treacă prea mult timp pentru a nu pierde momentul sau pentru a nu risca ca angajatul să comită aceeași abatere înainte de a fi avertizat.
Considerați exemplul dat cu privire la utilizarea mașinii de serviciu în scopuri personale și necunoașterea regulilor. Dacă nu este informat în curând despre greșeală, lucrătorul o poate comite din nou.
Există o singură situație în care un avertisment la locul de muncă poate întârzia să apară: atunci când este necesară o investigație care necesită mult timp.
Dacă un angajat se plânge de un altul, de exemplu, angajatorul va trebui să strângă probe și chiar să audieze martori, iar acest lucru poate face ca timpul dintre culpa comisă și aplicarea avertismentului să fie mai lung decât de obicei;
- Promovați alinierea internă pentru a evita exagerările
De asemenea, compania trebuie să fie conștientă și să aibă o comunicare internă eficientă pentru a nu avertiza același lucrător de mai multe ori pentru aceeași vină.
Dacă supervizorul direct și managerul știu despre problemă, dacă comunicarea dintre ei eșuează, ambii pot ajunge să dea același avertisment – lucru care ar putea fi considerat exagerat;
- Aplicați avertismente proporționale și acordați atenție istoricului
Este crucial ca firma să fie corectă și să aplice avertismente în mod proporțional. O conduită greșită ușoară necesită răspunsuri ferme, dar care să fie și ușoare.
Un angajat nu ar trebui să fie suspendat pentru una sau două zile pentru că nu a prezentat o scuză valabilă pentru prima sa absență.
În cele din urmă, compania ar trebui să fie conștientă de comportamentul și istoricul fiecărui lucrător. Dacă același angajat comite diferite absențe, poate fi necesară trecerea de la avertisment la o sancțiune mai severă, cum ar fi suspendarea.
Ce nu poate face angajatorul atunci când aplică un avertisment
Avertismentul la locul de muncă are ca scop corectarea abaterilor, astfel încât nici compania, nici angajatul să nu aibă probleme mai grave în viitor.
Recomandările anterioare privind atenția la excese este aprecierea discreției sunt valabile dincolo de asigurarea eficienței remediului disciplinar.
Este definit prin Consolidarea Legilor Muncii că un angajator nu poate adopta pedepse vexatorii sau expune un angajat la ridicol.
Inclusiv, într-o astfel de situație, angajatul are dreptul de a intenta ca acțiune în daune morale împotriva angajatorului său.
De asemenea, poate solicita concedierea sau încetarea indirectă a contractului de muncă – situație cunoscută sub numele de justă cauză de către angajator, cauzată de greșeli grave comise de acesta.
În plus, un alt lucru pe care angajatorul nu îl poate face este să folosească avertismentul la locul de muncă ca pe o formă de persecuție. Cu alte cuvinte, folosindu-l ca pe un instrument pentru a încerca să forțeze angajatul să demisioneze.
Poate angajatul să refuze să semneze?
În circumstanțe precum cea de hărțuire, angajatul poate refuza să semneze procesul-verbal de avertizare verbală sau formularele care documentează avertismentul scris.
El poate (și ar trebui) să adune dovezi ale hărțuirii, cum ar fi înregistrări sau mărturii ale martorilor, și să-și ceară drepturile în instanță.
Într-o situație normală, adică una în care avertismentul este folosit în mod corespunzător de către angajator, angajatul nu are niciun motiv să nu semneze.
Cu toate acestea, în cazul în care se întâmplă acest lucru, calea de ieșire pentru angajator este de a strânge semnăturile a două persoane care au asistat la refuzul lucrătorului.
În acest fel, în cazul în care angajatul în cauză depune o acțiune de muncă, semnăturile martorilor vor ajuta la dovedirea faptului că firma a acționat corect în încercarea sa de a aplica un avertisment la locul de muncă.
Concluzie
Pentru a nu exista dubii, să trecem la o scurtă concluzie în această privință. Avertismentul, chiar dacă nu are o legislație specifică, este o resursă disciplinară pe care angajatorul o poate adopta pentru a face față angajaților care comit abateri care nu pot trece neobservate, dar care nu necesită o pedeapsă severă.
Deși este o resursă valabilă, avertismentul la locul de muncă nu poate fi folosit fără motiv și este important ca firma să fie clară cu privire la procesele sale, precum și să nu uite să le documenteze corespunzător.
În acest fel, se asigură de corectitudinea acțiunilor sale și, dacă este necesar, are motive pentru a aplica o măsură mai strictă angajatului în caz de recidivă.
Buna înțelegere a politicii interne, precum și a motivelor unui eventual avertisment ajută la evitarea problemelor și a absențelor. Așadar, merită să afli cum să îmbunătățești comunicarea internă a companiei tale!