Memória institucional foi definida como “o conhecimento armazenado dentro da organização”. Dentro de qualquer organização, ferramentas e técnicas precisarão ser adaptadas para atender às necessidades dessa organização. Essas adaptações são desenvolvidas ao longo do tempo e ensinadas aos novos membros do grupo, evitando que eles encontrem os mesmos problemas e tenham que desenvolver uma solução que já existe. Desta forma, as organizações poupam tempo e recursos que poderiam ser desperdiçados.
Por exemplo, duas oficinas de reparação automóvel podem ter o mesmo modelo de elevador de automóveis. Os elevadores em si e as instruções escritas para eles são idênticas. No entanto, se uma loja tem um teto mais baixo que a outra, seus funcionários podem determinar que elevar um carro além de uma certa altura pode causar danos pelo teto. Os empregados actuais informam os novos empregados sobre esta alternativa. Eles, por sua vez, informam os futuros novos empregados, mesmo que a pessoa que descobriu originalmente o problema não trabalhe mais lá. Tais informações estão na memória institucional da oficina.
A memória institucional requer a transmissão contínua de memórias entre os membros do grupo. Como tal, depende de uma continuidade de membros do grupo. Se todos na referida oficina se despedissem imediatamente, os funcionários contratados para substituí-los não poderiam se beneficiar da experiência do grupo anterior. Nesse caso, a organização teria perdido sua memória institucional e operaria menos eficientemente até que as soluções que a compõem pudessem ser desenvolvidas novamente.
Elementos de memória institucional podem ser encontrados em corporações, grupos profissionais, órgãos governamentais, grupos religiosos, colaborações acadêmicas e, por extensão, em culturas inteiras. Há diferentes idéias sobre como a memória institucional é transferida, seja entre pessoas ou através de fontes escritas.
A memória institucional pode ser encorajada a preservar uma ideologia ou forma de trabalho em tal grupo. Por outro lado, a memória institucional pode estar enraizada ao ponto de se tornar difícil de desafiar, mesmo que as condições que a fizeram surgir tenham mudado. Um exemplo disso seria uma organização continuar a apresentar um formulário, mesmo depois que a lei que exige esse documento tenha sido revogada, por medo de consequências legais que já não existem. A memória institucional também pode ter influência na identidade organizacional, na escolha dos indivíduos e nas ações dos indivíduos que interagem com a instituição.