La memoria istituzionale è stata definita come “la conoscenza immagazzinata all’interno dell’organizzazione”. All’interno di qualsiasi organizzazione, gli strumenti e le tecniche dovranno essere adattati per soddisfare le esigenze dell’organizzazione stessa. Questi adattamenti sono sviluppati nel tempo e insegnati ai nuovi membri del gruppo, evitando loro di incontrare gli stessi problemi e di dover sviluppare una soluzione che già esiste. In questo modo, le organizzazioni risparmiano tempo e risorse che altrimenti potrebbero essere sprecate.
Per esempio, due officine di riparazione auto potrebbero avere lo stesso modello di ascensore per auto. I sollevatori stessi e le istruzioni scritte per essi sono identici. Tuttavia, se un’officina ha un soffitto più basso dell’altra, i suoi dipendenti possono stabilire che sollevare un’auto oltre una certa altezza può causare danni al soffitto. I dipendenti attuali informano i nuovi dipendenti di questa soluzione. Questi, a loro volta, informano i futuri nuovi dipendenti, anche se la persona che originariamente ha scoperto il problema non lavora più lì. Queste informazioni sono nella memoria istituzionale dell’officina.
La memoria istituzionale richiede la trasmissione continua di ricordi tra i membri del gruppo. Come tale, si basa su una continuità di appartenenza al gruppo. Se tutti i membri del suddetto negozio di auto si licenziassero in una volta sola, i dipendenti assunti per sostituirli non potrebbero beneficiare dell’esperienza del gruppo precedente. In tal caso, l’organizzazione avrebbe perso la sua memoria istituzionale e opererebbe in modo meno efficiente fino a quando i workaround che la componevano potrebbero essere sviluppati di nuovo.
Elementi di memoria istituzionale possono essere trovati in società, gruppi professionali, enti governativi, gruppi religiosi, collaborazioni accademiche, e per estensione in intere culture. Ci sono diverse idee su come la memoria istituzionale viene trasferita, sia tra le persone che attraverso fonti scritte.
La memoria istituzionale può essere incoraggiata per preservare un’ideologia o un modo di lavorare in tale gruppo. Al contrario, la memoria istituzionale può essere radicata al punto che diventa difficile da contestare, anche se le condizioni che l’hanno fatta nascere sono cambiate. Un esempio di questo potrebbe essere un’organizzazione che continua a presentare un modulo, anche dopo che la legge che richiede quel documento è stata abrogata, per paura di conseguenze legali che non esistono più. La memoria istituzionale può anche avere influenza sull’identità organizzativa, sulla scelta degli individui, e sulle azioni degli individui che interagiscono con l’istituzione.