(Poznámka: Tento příspěvek byl původně zveřejněn v září 2018 a byl aktualizován tak, aby odrážel aktuální osvědčené postupy společnosti Microsoft v oblasti sourcingu)

Program Microsoft EA je určen pro firmy, které přijímají velké závazky na produkty Microsoft. V rámci smlouvy Enterprise Agreement lze zakoupit tři typy produktů: Podnikové produkty, doplňkové produkty a online služby.

„Podnikový produkt“ je to, co dělá podnikovou smlouvu „podnikovou“. Existuje několik produktů, které jsou klasifikovány jako podnikové – Office Professional, operační systém Windows, licence pro základní nebo podnikový klientský přístup a některá předplatná služby Office 365. Zákazník se musí rozhodnout zakoupit „podnikový“ produkt pro všechny své kvalifikované uživatele nebo kvalifikovaná zařízení. Nemohli byste například říci: Máme 10 000 zařízení, ale podepíšeme EA pro 5 000 zařízení. „Další produkt“ se vztahuje na většinu ostatních produktů – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server atd. – a tyto produkty lze zakoupit na bázi à la carte.

Při uzavření smlouvy Enterprise Agreement získáte práva na trvalé používání produktů Enterprise a doplňkových produktů. Online služby jsou však takové produkty, ke kterým získáte pouze dočasná práva na používání po dobu trvání smlouvy. Nikdy neobdržíte trvalé licence na produkt Online Services. Společnost Microsoft samozřejmě u mnoha svých produktů, zejména u produktů Microsoft 365, přechází na model předplatného.

Jednou z výhod programu EA je, že trvalé nasazené licence musíte počítat pouze jednou ročně. Jinak řečeno, jakmile jednou přidáte trvalou licenci do smlouvy, smíte v průběhu roku nasadit libovolný počet instancí. Jste však povinni spočítat počet nasazených přírůstkových licencí a na konci roku předložit společnosti Microsoft platbu. Produkty Online Services jsou obvykle licencovány na měsíční bázi, nicméně společnost Microsoft vám umožňuje provést rezervaci (v podstatě zadat objednávku) v měsíci, ve kterém začnete používat přírůstkové Online Services, a odložit platbu pod konec roku.

Jak tedy spočítat počet nasazených instancí produktů Microsoft? Někteří klienti využívají sofistikované systémy správy prostředků, které jim umožňují skenovat prostředí a vytvářet zprávy o nasazení za běhu. Jiní si vedou pečlivé záznamy o postupných nasazeních v průběhu celého roku. Čím větší organizace, tím složitější proces. Nakonec však na konci roku musíte společnosti Microsoft předložit opravnou zprávu a zaplatit za veškeré přírůstkové použití.

Přidávání nových produktů do smlouvy Microsoft EA

Zákazníci, kteří provádějí smlouvu Microsoft EA, by si měli být vědomi, že smlouva má přísně definované procesy pro přidávání nových produktů do smlouvy. Můžete „přidávat produkty“ pro produkty, které nebyly dříve objednány, nebo můžete přidávat přírůstkové použití pro dříve objednané produkty prostřednictvím ročního procesu „opravování“:

f. Přidávání produktů.

(i) Přidávání nových produktů, které nebyly dříve objednány. Nové produkty Enterprise nebo služby Enterprise Online lze přidat kdykoli kontaktováním správce účtu Microsoft nebo softwarového poradce. Nové dodatečné produkty, jiné než služby online, lze použít, pokud je objednávka učiněna v měsíci, kdy je produkt poprvé použit. U Dodatečných produktů, které jsou Službami online, je před použitím vyžadována první objednávka Služby online.

(ii) Přidání licencí k dříve objednaným Produktům. Další Licence pro dříve objednané Produkty jiné než Služby online lze přidat kdykoli, ale musí být zahrnuty do další opravné objednávky. Dodatečné Licence pro Služby online musí být objednány před jejich použitím, pokud nejsou Služby online (1) v Produktových podmínkách označeny jako způsobilé pro true-up nebo (2) zahrnuty jako součást jiných Licencí.

g. Požadavky na opravu. Zapsaný partner musí každoročně předložit objednávku na opravu (true-up), která zohlední veškeré změny od první nebo poslední objednávky. Pokud nedošlo k žádným změnám, musí být místo opravné objednávky předloženo prohlášení o aktualizaci.

(i) Podnikové produkty. U produktů Enterprise musí registrovaný partner určit počet kvalifikovaných zařízení a kvalifikovaných uživatelů (pokud objednává licence založené na uživatelích) v době podání opravné objednávky a musí objednat další licence pro všechna kvalifikovaná zařízení a kvalifikované uživatele, na které se ještě nevztahují stávající licence, včetně všech služeb Enterprise Online.

(ii) Další produkty. U Dodatečných produktů, které byly dříve objednány v rámci této registrace, musí Zapsaný partner určit maximální počet Dodatečných produktů použitých od poslední z těchto objednávek: od první objednávky, od poslední opravné objednávky nebo od předchozího výročního data a předložit opravnou objednávku, která zohlední případné zvýšení

(iii) Online služeb. U Služeb online, které jsou v Produktových podmínkách označeny jako způsobilé pro opravnou objednávku, může Zapsaný partner rezervovat dodatečné Licence před jejich použitím a platba může být odložena až do další opravné objednávky. Společnost Microsoft poskytne zapsanému partnerovi a jeho softwarovému poradci zprávu o rezervovaných licencích, které převyšují stávající objednávky. Rezervované licence budou fakturovány zpětně k měsíci, ve kterém byly rezervovány.

Jedná se o oblast licencování, kterou musí společnost NPI často pomáhat klientům promýšlet.

Úvahy o načasování příští opravné objednávky Microsoft EA

Kdy má být provedena opravná objednávka společnosti Microsoft? Nejnovější Enterprise Enrollment uvádí následující:

(iv) Období objednávky True-up. Objednávku opravného zápisu nebo výkaz aktualizací musí společnost Microsoft obdržet mezi 60 a 30 dny před každým výročním datem zápisu. Objednávka true-up nebo výkaz aktualizací pro třetí rok musí být předloženy do 30 dnů před datem vypršení platnosti a jakékoli výhrady licencí v tomto 30denním období nebudou akceptovány. Zapsaný partner může předkládat opravné objednávky častěji, aby zohlednil nárůst používání Produktu, ale roční opravná objednávka nebo výpis aktualizací musí být stále předložen během ročního objednacího období.

Toto se zdá být jasné, protože to naznačuje, že pro první dva roky smlouvy je opravná objednávka splatná nejméně 30 dní před výročím smlouvy. Třetí rok oprava? Do 30 dnů před vypršením platnosti. Všimněte si použití slova „do“ 30 dnů před datem vypršení platnosti oproti slovu „do“. Společnost Microsoft často (mylně) používá druhý výklad a informuje zákazníky, že toto prohlášení znamená, že zpráva je splatná 30 dní před vypršením smlouvy. Ačkoli je rozumné, aby společnost Microsoft chápala nárůst v posledním roce, aby mohla připravit zákaznický ceník pro obnovení smlouvy, vaší povinností je jednoduše předložit před vypršením smlouvy.

Rezervace online jsou metodou používanou pro přidávání přírůstkových uživatelů pro produkty online, přičemž je nutné, aby objednávky byly předkládány na měsíční bázi (za účelem aktivace přírůstkových uživatelů v rámci portálu společnosti Microsoft). Při použití této metody je platba odložena do dalšího výročního data smlouvy. Všimněte si, že společnost Microsoft neumožňuje přidávat rezervace licencí v posledním měsíci platnosti smlouvy. Zatímco většina zákazníků bude vědět, kolik uživatelů bude v tomto posledním měsíci potřebovat (a požádá o novou rezervaci v předposledním měsíci zápisu), někdy mohou velmi velcí zákazníci očekávat rozšířená jednání, která mohou přesáhnout datum vypršení smlouvy.

Pokud se domníváte, že k tomu může u vaší organizace dojít (není to nic strašně neobvyklého), bude důležité odeslat rezervaci v předposledním měsíci, abyste pokryli průběžnou sazbu za poslední měsíc a možná i první měsíc obnovení smlouvy. Uznávám, že budete platit pouze do konce aktuálního registračního období, ale budete mít výhodu, že budete moci přidat tyto přírůstkové uživatele v posledním měsíci registrace, abyste měli rezervu na poslední měsíc a – možná – na první měsíc obnovovacího období, zatímco budete stále jednat o obnovovací smlouvě.

Zapomeňte: Opravy Microsoft EA by neměly probíhat na autopilota. Stejně jako u každého nákupu nebo prodloužení smlouvy Microsoft je zde příležitost k optimalizaci.

SOUvisející obsah

• Blog: Posouzení ekonomiky cloudu společnosti Microsoft – skrytý audit?
• Blog: Deep-dive Into Microsoft E5 Pricing – Je tento balíček optimální pro vaše potřeby?
• Bulletin: Jaký je váš názor na Microsoft Cloud?
• Bulletin: Anatomie auditu softwarových licencí společnosti Microsoft
• Bulletin:
• Služba NPI: 5 tipů pro vyjednávání o smlouvě Microsoft Enterprise
• Služba NPI: Poradenství pro optimalizaci licencí a nákladů společnosti Microsoft