Nejnáročnějšími aspekty implementace byly některé politické překážky, které musel MedHub překonat:
- Vedení Michiganské univerzity nikdy neschválilo, aby externí ASP zpracovávala citlivá data
- MedHub by musel vyvinout rozhraní k zásadním interním starším systémům
- 88 rezidenčních programů fungujících s ad/hoc procesy jako 88 nezávislých „lén“ si nebylo jisto, zda chtějí nový dohled
- Předpokládalo se, že rezidenti se budou bránit přihlašování k dokumentování činností a – především – pracovní doby
- Finance požadovaly více než 11 různých manažerských výkazů IRIS, které by bylo možné auditovat zpětně až k ½ denní činnosti rozpisů rotací
Bylo nutné, aby řešení bylo komplexní a extrémně robustní, a zároveň bylo snadno pochopitelné a spravovatelné pro všechny skupiny zúčastněných stran. Důležité bylo také podpořit lepší komunikaci napříč všemi zainteresovanými skupinami. Komunikace byla oblastí, která s rostoucím pracovním zatížením a zkracujícím se tempem stále erodovala. Bylo velmi důležité, aby každá skupina pochopila poslání ostatních a vyvinula symbiotický synergický přístup.
Řešení
Ve spolupráci s interním projektovým manažerem UM vypracovala společnost MedHub plán implementačního projektu a harmonogram školení, který kladl důraz na služby a spokojenost zákazníků. Společnost MedHub pokračovala ve zdokonalování systému, přičemž k projektu přistupovala z předpokladu, že nikdo nebude chtít používat systém pro správu rezidencí, a poté začala do systému vkládat co největší hodnotu pro každou zúčastněnou stranu, aby snížila nadbytečné úsilí, zviditelnila data a učinila MedHub nezbytnou součástí jejich každodenní rutiny.
GME chtěla netrestající přístup, aby přilákala rezidenty a fakulty do systému tím, že je bude chtít přihlásit, a ne je nutit. Bylo důležité, aby systém každému uživateli vracel alespoň tolik životně důležitých informací, kolik se po nich žádalo zadat. MedHub vylepšil rozhraní tak, aby byl MedHub co nejintuitivnější, protože chápal, že tito rezidenti a fakulty jsou příliš zaneprázdněni na to, aby četli manuál nebo se účastnili formálního školení.
Výsledkem je elegantní rozhraní s logickým pracovním postupem, které kombinuje životně důležité informace z jediného zdroje pravdy. Upozornění &upomínky, kontrola chyb a komunikační nástroje zajišťují, že úkoly jsou splněny, data jsou viditelná a každá zúčastněná strana má k dispozici základní informace, které potřebuje ke zvládnutí své práce.
Výsledek
MedHub nastavil standard, podle kterého se měří všechny ostatní ASP na Michiganské univerzitě. V roce 2005 Michiganská univerzita obnovila smlouvu se společností MedHub a stála v čele vylepšení systému specifických pro danou instituci, která zahrnují:
- Komplexní nástroje pro financování a rozpočtování
- Instituční hodnotící formuláře iniciované GME
- Rozhraní jednotného přihlašováníLDAP
- Přímé rozhraní se staršími systémy
- Mnoho funkčních vylepšení GME
Po stránce služeb společnost MedHub dobře slouží svým koncovým uživatelům. Jsme vždy k dispozici a reagujeme na telefonické a e-mailové požadavky. Náš systém trouble ticketů se stal účinným prostředkem pro řešení problémů se školením, obecných dotazů a požadavků na vylepšení. Doba odezvy pro zodpovězení a uzavření problémových ticketů je v pracovní době kratší než 6 minut. Přímý přístup IT k našemu systému trouble ticketů umožňuje divizi informačních technologií Lékařského centra Michiganské univerzity neustále sledovat a měřit efektivitu podpory MedHub při odpovídání zákazníkům.
Model ASP efektivně umožnil interní divizi informačních technologií UM zaměřit se na jiné systémy a problémy. Snížení nákladů na provoz a interní podporu. Za pět let nepřetržitého používání překročilo produkční prostředí MedHub 99,99% dostupnost.
MedHub přinesl Michiganské univerzitě návratnost investic v řadě oblastí:
- MedHub podporuje vlastní systém. Proto jsou na údržbu a podporu tohoto systému věnovány téměř nulové interní IT zdroje
- Snížení nadbytečného administrativního úsilí
- Zlepšení dohledu a vnitřních kontrol
- Zvýšení „odpovědnosti“ rezidentů/spolupracovníků za jejich vlastní školení
- Snížení možnosti sankcionování školicího programu díky lepšímu dokumentace
- Účinnější reakce na audit
- Zlepšené možnosti vyúčtování a úhrady nákladů
- Snížení počtu FTE nutných pro administrativní úkoly
- Zjednodušený sběr a distribuce dat
„MedHub přináší mnoho dat, která byla dříve sledována mnoha různými systémy nebo na papíře, pod jednu hlavičku. Zefektivňuje pracovní postupy, takže zúčastněné strany, které mají jen málo společného, chápou důležitost role ostatních a celkový obraz.“
– Dr. Paul Gauger, M.D., zástupce ředitele pro vzdělávání lékařů a docent endokrinní chirurgie, University of Michigan Health System.
.