Protože produktoví manažeři vyplňují bílé místo mezi odděleními a mají tolik úkolů, že musí žonglovat, neustále přepínáme mezi různými kontexty.

V jednu chvíli budeme například sepisovat program schůzky a v další minutě budeme vrženi do válečné místnosti pro naléhavé řešení chyb.

Přepínání kontextů obvykle způsobuje velké ztráty. Níže představím několik výzkumů, které dokazují vysoký negativní dopad přepínání kontextu.

Produktoví manažeři zároveň obvykle nemají ten luxus pracovat s nepřerušovaným časem, a to právě proto, že máme mnoho povinností a zaplňujeme bílé místo.

Přepínáním kontextu se proto budeme zabývat ve dvou článcích.

V tomto prvním článku projdu náklady na přepínání kontextu a podělím se o běžné rady, jak přepínání kontextu předcházet.

V našem druhém článku uvedu osvědčené postupy, jak přepínat kontext efektivněji, a to ve velmi pravděpodobném scénáři, kdy tomu nejste schopni zabránit.

Pojďme si tedy říci, proč je přepínání kontextu neuvěřitelně nákladné a co můžete udělat pro to, abyste mu předešli.

Výzkum prokázal, že přepínání kontextu představuje pro produktivitu a efektivitu lidí velké náklady.

Například Americká psychologická asociace sestavila několik studií o přepínání kontextu. Jedna ze studií prokázala, že účastníci při přepínání mezi více úkoly ztrácejí čas u všech úkolů a že nejvíce času ztrácejí při přepínání mezi složitými úkoly.

Na blogu Trello se uvádí, že náklady na ztrátu produktivity v důsledku multitaskingu činí 450 miliard dolarů. Tato ekonomická ztráta je způsobena tím, že pokračování v úkolu po jeho přerušení trvá v průměru 25 minut a že multitasking dočasně snižuje duševní výkonnost.

Níže na blogu Sprk’d najdete tento šikovný graf, který ukazuje, že s každým dalším současně převzatým projektem lidé ztrácejí větší a větší podíl produktivního času.

Tento krásný komiks Jasona Heerise ukazuje, co se stane, když přerušíte programátora – což je snadno aplikovatelné i na to, co se stane, když přerušíte produktového manažera.

Na základě výzkumů, anekdot a zkušeností je zcela jasné, že přepínání kontextu je pro produktivitu velmi škodlivé.

Povězme si tedy o ideálu – jak přepínání kontextu vůbec zabránit.

Jak zabránit přepínání souvislostí

Většina rad uvádí, že bychom měli aktivně koncipovat své dny tak, abychom měli nepřerušovaný čas na soustředění.

Nejproduktivnější lidé nejsou ti, kteří se silou vůle nutí soustředit, ale spíše ti, kteří nejsou vystaveni přepínání souvislostí ze strany svého okolí.

Na první pohled se tato rada může zdát neuskutečnitelná. Koneckonců, jsme obklopeni rozptýlením: musíme věnovat pozornost e-mailům, pracovním chatům, telefonům a kolegům, kteří by za námi mohli přijít.

Studie za studií však ukazují, že produktivita a úspěchy plynou z toho, že se vyhýbáme rozptýlení a pokušení.

V populárním příspěvku na blogu Benjamina Hardyho autor uvádí následující: „

Na blogu Trello věnovaném produktivitě jsou uvedeny následující rady: „nejlepší využití vašich možností spočívá ve vědomém vytváření prostředí, které usnadňuje plnění vašich závazků: „Pokud zjistíte, že vás textové zprávy neustále odvádějí od práce, vypněte si během hluboké práce notifikace na telefonu; tím eliminujete všechna zbytečná rozhodnutí, která s vaším návykem na textové zprávy souvisejí (například zda přestat pracovat a podívat se na zprávu, zda odpovědět nebo zda pokračovat v konverzaci), a můžete tuto energii vložit do skutečné práce.“

Spíše než uvažovat o tom, jak minimalizovat přepínání kontextu na úrovni jednotlivých úkolů, zvažte následující taktiku, jak celkově minimalizovat přepínání kontextu.

1) Konsolidujte společně časy opakovaných schůzek, mimo čas, kdy hluboce pracujete. Asana a další technologické společnosti zavedly středy bez schůzek jako vynucovací funkci, která má všechny přimět ke konsolidaci schůzek.

Koneckonců budete mnohem produktivnější, když budete mít na práci ucelený blok 4 hodin, než když budete mít schůzky roztroušené po celém dni, protože každá schůzka vás nutí přepínat kontext.

2) Určete si plán reakcí. Na chat nebo e-maily nemusíte reagovat v reálném čase.

Přemýšlejte o skutečném dopadu doby vaší reakce – jen velmi málo iniciativ selže jen proto, že vám odpověď trvala 1 hodinu místo 1 minuty.

Tato rada může působit neintuitivně. Většina z nás tajně ráda odpovídá na e-maily, protože se díky tomu cítíme produktivní.

Každá odpověď však kontextově přepíná z aktivního úkolu. Emoce mohou klamat – můžete se cítit produktivní, ale ve skutečnosti produktivní být nemusíte!“

Zapište si do kalendáře časy, kdy budete výslovně odpovídat na e-maily a chatovat, pak vypněte telefon a zavřete e-mailové a chatovací aplikace, dokud nenastane čas odpovědět.

Můžu vám upřímně říct, že když jsem se o to pokusil poprvé, měl jsem velké obavy. Co když něco důležitého zmeškám?“

Ale poté, co jsem se asi měsíc držel výslovného rozvrhu odpovědí, jsem zjistil, že mou úzkost místo toho vystřídalo hluboké uspokojení. Je to děsivé, ale stojí to za to.

Navíc, pokud je něco opravdu nesmírně naléhavé a vy to náhodou prošvihnete, někdo si vás najde osobně!

3) Naplánujte si úřední hodiny. Poskytněte kolegům jasná pravidla jednání a příklady toho, jaké druhy otázek mají v úředních hodinách pokládat.

Tato rada je zvláště důležitá pro produktové manažery, kteří pracují na velmi viditelných produktech nebo na produktech s vysokou mírou přijetí.

Vytvoříte-li pro kolegy stanovený čas, kdy se na vás mohou obracet s dotazy, snížíte pravděpodobnost, že vás někdo osloví, zatímco vy budete uprostřed něčeho jiného.

Většina lidí při oslovování používá zdravý rozum. Pokud se nejedná o naléhavou záležitost, informované zainteresované strany zpravidla odloží své dotazy až do doby, kdy budete opakovaně diskutovat.

4) Vyhraďte si čas pro hluboké soustředění.

Tato taktika je zvláště důležitá v situacích s velkým vlivem, jako je například stanovení strategie produktu pro zbytek roku.

Naplánujte si v kalendáři schůzku sami se sebou a rezervujte si na tuto dobu místnost. Při procházení kalendářů jsem viděl, že tyto „soustředěné schůzky“ trvají od 2 do 4 hodin, v závislosti na rozsahu úkolu, který vás čeká.

Informujte své kolegy a spolupracovníky, že v tomto kritickém období nebudete rušeni, a sdělte jim, proč se potřebujete soustředit.

Přepište nebo odmítněte všechny schůzky, které kolidují s vaší soustředěnou schůzkou.

Tímto postupem zaručíte, že se budete moci věnovat tomu, co je skutečně důležité, a nebudete řešit naléhavou, ale nekritickou práci.

5) Bezohledně stanovte priority a odmítněte závazky s nízkou prioritou.

Neúčastněte se schůzek, pokud není jasný program. Nevyplňujte bílá místa, pokud se tím nepohnete z místa. Říkejte ne věcem, na kterých nezáleží.

Jedním ze způsobů, jak stanovit priority, je použití Eisenhowerova boxu, který klasifikuje úkoly podle důležitosti a naléhavosti a na základě této klasifikace doporučuje opatření.

Pamatujte – součástí produktového managementu je rozhodování o tom, „která rozhodnutí jsou vlastně nejdůležitější“. Stanovení priorit je klíčem k dosažení dopadu! Čím méně otevřených závazků máte, tím menší je pravděpodobnost, že budete muset přepínat souvislosti.

Shrnutí

Přepínání souvislostí je velmi nákladné – snižuje produktivitu a efektivitu. Tato skutečnost platí zejména pro produktové manažery, protože nejlepší rozhodnutí můžeme učinit pouze tehdy, když hluboce porozumíme souvislostem, které za rozhodnutím stojí.

Jedním z nejlepších způsobů, jak se vypořádat s přepínáním souvislostí, je navrhnout svůj rozvrh tak, abyste se přepínání souvislostí vyhnuli.

Chcete-li toho dosáhnout, vyzkoušejte následující taktiky: konsolidujte časy schůzek, určete si plán reakcí, naplánujte si pracovní dobu, vyčleňte si čas na soustředění a nemilosrdně stanovte priority.

Jelikož produktoví manažeři vyplňují bílá místa, nemáme samozřejmě vždy možnost nebo luxus přepracovat svůj rozvrh tak, abychom přepínání kontextu zcela zabránili.

V příštím článku se proto budeme zabývat tím, jak optimalizovat přepínání kontextu.