Řízení podle výjimek (MBE) je strategie řízení, při které manažeři zasahují pouze v případě, že dojde k výrazným odchylkám od plánovaných výsledků. Může se jednat o provozní nebo finanční výsledky.
Řízení podle výjimek. Vyžadujte hlášení pouze tehdy, když dojde k odchylce od plánu.“ Brian Tracy
Předpokládáme-li, že podniky zaměstnávají schopné lidi, jsou docela dobře schopni pokračovat ve své práci bez zásahu vedení. Zaměřením se na strategické cíle a plány podniku jsou manažeři schopni zvýšit hodnotu svého přínosu pro podnik. Pokud však výkonnost neodpovídá očekávání, měli by manažeři zasáhnout. Jedná se o „výjimky“, kdy je zapotřebí zásah vedení, aby společnost splnila své cíle.
Jak funguje řízení podle výjimek
Řízení podle výjimek se skládá ze čtyř kroků:
Důležitá poznámka
Jistě se ptáte, kdo jsme. Tallyfy je produkt, který zjednodušuje a automatizuje vaše podnikové procesy. Je to tajemství bezproblémového fungování. Místo vytváření procesních diagramů (na které se nikdo nedívá), dokumentace (kterou si můžete pouze přečíst a nikdy neuskutečnit), e-mailů, chatů a chaosu – můžete vytvořit a spustit jakýkoli proces ve vaší společnosti během několika sekund.
Spokojit se se základními a levnými nástroji pro správu projektů nebo úkolů je největší chyba, kterou můžete kdy udělat. Dostanete to, za co si zaplatíte. Pokud se budete snažit ušetřit jediný cent – přijdete o dolar. Promarněný čas (při ceně 40 dolarů za hodinu) je mnohem dražší než cena softwaru. Mezi řízením procesů a řízením projektů nebo úkolů je obrovský rozdíl. Procesy zmírňují stres, činí věci předvídatelnými – a pomáhají vám růst a zvyšovat efektivitu. Projekty a úkoly jsou jen ad-hoc nepředvídatelný chaos.
Než budete pokračovat ve čtení, je důležité pochopit tyto souvislosti. Úspěšní lidé jsou dostatečně chytří na to, aby zásadně změnili způsob své práce „právě teď“ a ohromili sebe i všechny ostatní novými nápady. Můžete okamžitě přestat svádět každodenní boje do kopce – a dosáhnout většího osobního úspěchu ve své kariéře zavedením moderního způsobu vytváření, sledování a dokonce i radosti z úkolů se svými spolupracovníky.
Ano … omlouvám se za přerušení! Pokračujme ve zbytku článku.
- Stanovení cílů a definování toho, jaká by měla být norma
- Vyhodnocení výkonu, abyste zjistili, zda je výkon na správné cestě
- Analýza práce nebo záznamů, abyste zjistili, kde se výkon odchyluje od cílů
- Zkoumání a řešení výjimek z normy
Zní to jednoduše, že? Skutečnost však není tak snadná, jak se může zdát.
Chcete dokumentovat a řídit své procesy?
Nepoužívejte MS Word ani Google Docs a nepoužívejte vývojové diagramy.
Dokumentování procesů pomocí vývojových diagramů může vypadat hezky a příjemně – ale nelze je spustit. A co hůř – na vývojové diagramy se nikdo nedívá.
PODÍVEJTE SE, PROČ ZDE
-
Stanovení cílů
Prvním krokem v procesu řízení podle výjimek je stanovení realistických cílů, které se použijí jako měřítko. Mezi klíčové oblasti mohou patřit prodej, výroba a náklady. Bohužel nemůžete jen tak říci: „Chci tento měsíc prodat výrobky za milion dolarů.“ Pokud provozujete malou firmu, mohl by být tento cíl nedosažitelný. Pokud je podnik velký, mohli byste podcenit jeho potenciál.
Podnikatelé se obvykle dívají na záznamy, aby určili správné normy. Pokud chcete započítat malé procento růstu, jděte do toho, ale buďte realističtí. Rozpočty představují skvělý výchozí bod. Koneckonců, pokud jste si stanovili limity nákladů a cíle obratu a zisku, můžete je použít ke sledování pokroku.
Nechcete však reagovat příliš pozdě. I měsíční odchylka vás může přijít draho, pokud odchylku zachytíte až na konci měsíce. Zvažte rozdělení cílů a monitorování na menší části, které umožní vedení reagovat.
Teď, když máte cíle, můžete se pustit do definování toho, co představuje odchylku. Například o nula procent více nebo méně než váš cíl by neměl být rozbitý vlak, takže co představuje odchylku, která vyžaduje zásah vedení?“
Poznámka na okraj
Zajímá vás skutečně užitečná analýza nejnovějších trendů v oblasti podnikových technologií a operací? Talking from the Trenches vydává jednou za dva týdny společnost Tallyfy a je to nepřehlédnutelné. Budete automaticky chytřejší a lépe informovaní. Takže – neopouštějte tuto stránku, aniž byste si ji předplatili.
Aneb … budeme pokračovat tam, kde jsme výše skončili.
V složitých podnicích se pro určení vlivu odchylek sestavují statistické regulační diagramy, ale pokud je váš podnik relativně jednoduchý, měl by vám odpovědi poskytnout zdravý rozum a trocha počítání.
-
Vyhodnocení výkonnosti
Než budete moci vyhodnotit výkonnost, potřebujete přesné záznamy o výkonnosti v reálném čase. Jaké údaje budete shromažďovat? Jak je budete shromažďovat? Jak často je budete vyhodnocovat? První dvě z těchto otázek závisí na vás a vaší firmě, ale na poslední z nich existuje obecná odpověď: čím častěji budete moci vyhodnocovat údaje o výkonnosti, tím rychleji zachytíte odchylky, prozkoumáte je a budete je řešit.
Protože ruční sběr velkého množství údajů může zabrat ještě více času, než kolik má ušetřit řízení podle výjimek, je nejlepší automatizovaná evidence a analýza. Příkladem softwaru, který se vám bude hodit, je tedy software, který monitoruje, reportuje a analyzuje pracovní postupy, a účetní software, který vytváří finanční analýzy.
-
Analýza odchylek
Velmi zřídka získáte výsledky, které budou do posledního detailu odpovídat vašim cílům. Nemá však smysl zkoumat nevýznamné odchylky, takže analýza je založena na významnosti. Při analýze výkazů dojdete k jednomu ze dvou závěrů:
- Nebyla zjištěna žádná významná odchylka. V takovém případě není třeba podnikat žádné další kroky.
- Jedna nebo více odchylek jsou významné. Pokud jste dospěli k tomuto závěru, je čas přijmout opatření. Pokud data analyzuje zaměstnanec nebo nižší manažer, musí vědět, kdo přijme požadovaná opatření a co má hlásit svým nadřízeným.
Pokud řešíte odchylku, je prvním krokem zjistit, proč k ní došlo. Může jít jednoduše o chybu v datech. Případně může mít odchylka velmi dobrý důvod. Pokud například prodáváte zmrzlinu, chladný den způsobí pokles prodeje. Odchylky mohou být také dobrou věcí. Možná vaši zaměstnanci zkoušejí efektivnější proces nebo došlo k významné úspoře očekávaných nákladů.
-
Řešení výjimek
Teď, když víte, jaká výkonnostní kritéria nebyla splněna nebo byla překročena a proč k tomu došlo, je na vás jako na manažerovi, abyste rozhodli, jaká nápravná opatření přijmete. Kromě toho musíte rozhodnout, zda je pravděpodobné, že se výjimka bude opakovat, a zda má vliv na další cíle. Proměnlivá povaha podnikatelského prostředí, a to jak interního, tak externího, znamená, že budete muset své referenční cíle neustále přehodnocovat a revidovat.
Řekněme, že podnikatelské výdaje vzrostly o tři procenta. Musíte přehodnotit své prodejní cíle? Bylo by realistické tak učinit? Existují oblasti, kde byste mohli ušetřit náklady, abyste zmírnili dopady zvýšených cen? Jak tyto změny ovlivní vaše referenční cíle?“
Výhody řízení podle výjimek
Nejlepší využití času managementu: Nejzřetelnější výhodou řízení podle výjimek je způsob, jakým ovlivňuje využití času manažerů. Proč sledovat, analyzovat a mikromanagovat věci, které jdou hladce? Když se věci daří, mohou zaměstnanci rozhodovat sami a manažeři se tak mohou věnovat rozhodování, které souvisí s problematickými oblastmi.
Rychlá reakce: Pokud jsou vaše monitorovací systémy pohotové a aktuální, management by exception odhalí případné problémy včas. Pokud vás automatické systémy na problémy upozorní okamžitě, tím lépe. Není čas na to, aby se odchylka projevila ve zvýšené míře.
Motivuje zaměstnance k výkonu: Většina lidí má ráda, když se může věnovat své práci s minimálními zásahy vedení. Umožňuje jim to činit rozhodnutí, zkoušet nové věci, které přinášejí lepší výsledky, a pomáhá jim to „vlastnit“ oblasti svých úkolů.
Nevýhody řízení na základě výjimek
Je jen tak dobré, jak dobrý je systém: Všechny čtyři kroky systému musí být pečlivě zpracovány. Pokud jste například rozhodli, že odchylka 6 % je významná, ale ve skutečnosti bude mít vážné následky odchylka 4 %, propásnete šanci zasáhnout dříve, než dojde ke škodám.
Potřebuje podrobné sledování: Bez automatizovaných monitorovacích systémů se bude hodně dat shromažďovat a vykazovat ručně. To stojí čas a čas stojí peníze.
Manažeři musí být především řešiteli problémů: Schopnost řešit problémy je pro dobré řízení nezbytná, ale někdy manažer nemusí znát všechny odpovědi. Pracovníci v první linii již mohou vědět, co mají dělat, ale protože musí odchylky konzultovat se svými manažery, může řízení na základě výjimek řešení problémů dokonce zdržovat.
Je reaktivní: Pokud přijmete řízení podle výjimek v jeho nejčistší podobě, reagujete pouze na problémy. Co takhle proaktivně pracovat na tom, aby k nim vůbec nedocházelo?“
Tallyfy a řízení podle výjimek
Pokud jde o řízení a monitorování pracovních postupů, je Tallyfy pro podniky dokonalým nástrojem. Nejde jen o přidělování práce a její předávání z ruky do ruky, dokud není hotová. Můžete jej používat ke kontrole výkonnosti v reálném čase a analytické funkce vám umožní hledat zdroj výjimek, které můžete zaznamenat.
Řízení podle výjimek znamená, že vaši zaměstnanci musí být mimořádně organizovaní a k úkolům je třeba přistupovat systematicky. Ale i když se nesnažíte o MBE v jeho nejčistší podobě, systematičnost a organizovanost je skvělým způsobem, jak zvýšit efektivitu. A protože odchylky lze snadno odhalit, poskytuje také vynikající platformu pro zkoušení nových systémů, které by mohly mít dalekosáhlé důsledky pro celkovou produktivitu vašeho podniku.
Brzy budete na základě zlepšené výkonnosti stanovovat nová měřítka, tak proč si ještě dnes nenaplánovat chat nebo se nezaregistrovat k bezplatné zkušební verzi?