Heb je al gehoord van het Cynefin-kader? Misschien vraagt u zich af: “Waar heb je het over en hoe spreek je het woord “Cynefin” eigenlijk uit?”

Cynefin (kun-ev-in) is het Welshe woord voor habitat. Het Cynefin-raamwerk is een conceptueel raamwerk dat in het begin van de jaren 2000 door IBM is ontwikkeld en dat wordt aangeduid als een “sense-making device”. Dit raamwerk is blijven evolueren door het werk van Dave Snowden en The Cynefin Centre.

Het centrale idee van het raamwerk is om besluitvormers een “sense of place” te bieden om hun percepties te bekijken bij het omgaan met een situatie of probleem. Niet alle situaties zijn gelijk, en dit kader helpt om te bepalen welke reactie vereist is voor een bepaalde situatie of probleem.

Het is een uitstekend model om te helpen de situatie in categorieën in te delen en helpt bij het uiteenzetten van hoe we deze verschillende situaties kunnen benaderen, waarbij de kenmerken van elke categorie worden uitgelegd om ons te helpen de huidige situatie te herkennen en te definiëren.

Het hebben van een goede oplossing voor een probleem is geweldig, maar het toepassen ervan in de verkeerde situatie of context kan leiden tot uitkomsten die gecompliceerder of schadelijker zijn.

Het gebruik van het raamwerk kan helpen bij het structureren van de aanpak om de juiste oplossing te vinden die past bij de omstandigheden van het probleem. Vervolgens kunnen onze meer traditionele hulpmiddelen voor probleemoplossing worden gebruikt voor de juiste categorieën.

“Verschillende probleemsituaties rechtvaardigen verschillende benaderingen om de juiste oplossing te vinden,” veronderstelt Snowden.

Er zijn vier categorieën in het Cynefin-kader; Duidelijk, Ingewikkeld, Complex en Chaotisch. De vijfde sector, Disorder, vult het centrum van de categorieën.

De vijf categorieën van The Cynefin Framework

Het Cynefin biedt de mogelijkheid om elke situatie of probleem te definiëren in een van de vijf categorieën.

Obvious

Obvious (voorheen Simple) is de categorie van Best Practices, en er is een directe relatie tussen oorzaak en gevolg van het probleem die door iedereen gezien kan worden. Het juiste antwoord is duidelijk en onbetwist binnen de groep. Dit is de sector van de beste praktijken binnen uw industriegroep.

Karakteristieken van de voor de hand liggende categorie zijn:

• Een duidelijke oorzaak en gevolg relatie zijn duidelijk voor iedereen
• Een enkel, juist antwoord bestaat
• Een op feiten gebaseerde aanpak is vereist
• De probleemstelling wordt begrepen, en de oplossing is duidelijk
• Eenvoudige probleemoplossingsmethoden kunnen worden toegepast
• De situatie vereist minimale deskundigheid om op te lossen

Gecompliceerd

Gecompliceerd is de categorie waar goede praktijken kunnen worden gevonden. Hier zijn er meerdere juiste antwoorden, en is een deskundige diagnose nodig om ze te achterhalen. Deze sector vereist een meer kwantitatieve aanpak zoals Value Stream Mapping, en Six Sigma is bijzonder geschikt.

Karakteristieken van de categorie Gecompliceerd:

• Meerdere juiste antwoorden zijn beschikbaar
• Een algemeen idee van de bekende onbekenden
• U kent de vragen die u moet beantwoorden
• Weet niet hoe u de antwoorden moet verkrijgen
• Het probleem is meer voorspelbaar dan onvoorspelbaar
• Oorzaak en gevolg relatie is niet direct bekend maar is te ontdekken mits er voldoende tijd is

Complex

Het complex is de categorie waar oplossingen worden ontdekt door een veilige omgeving te ontwikkelen voor experimenteren. Dit experimenteren stelt ons in staat belangrijke informatie te ontdekken die leidt tot het ontstaan van nieuwe emergente oplossingen.

Deze problemen zijn altijd meer onvoorspelbaar dan dat ze voorspelbaar zijn. Hindsight kan ons alleen vertellen of er een juist antwoord is terwijl we het probleem verkennen. Alleen met gedetailleerde experimenten, inspecties en resultaten kunnen we beslissingen baseren. De huidige resultaten kunnen dan worden gebruikt om de volgende stap naar een oplossing te bepalen. In dergelijke situaties is ons vermogen om te peilen (verkennen), te voelen (inspecteren) en te reageren (aanpassen) van cruciaal belang.

Karakteristieken van de categorie Complex:

• Er zijn onbekende onbekenden
• Zelfs het beginpunt vereist experimenten
• De juiste vragen om te stellen vereisen exploratie
• De oplossing is pas duidelijk als deze is ontdekt
• De sector van emergentie-ideeën
• Routinematige oplossingen zijn niet van toepassing
• Hogere niveaus van interactie en communicatie zijn essentieel

Chaotische

Chaotische problemen vereisen een snelle reactie. In een crisis moet onmiddellijk worden ingegrepen om verdere schade te voorkomen en de situatie terug te brengen tot een normale omgeving. In deze categorie zijn we niet geïnteresseerd in het starten van onderzoeken, het verzamelen van gegevens en analysewerkzaamheden die leiden tot het corrigeren van de oorzaak.

In deze sector is het vermogen vereist om onmiddellijk en doortastend op te treden om de symptomen te corrigeren, zoals het dichten van het gat in de romp van een zinkend schip. Neem bijvoorbeeld productiefouten; uw eerste actie is om snel het probleem te corrigeren dat het defect veroorzaakt en vervolgens om de gevolgen in te dammen. Deze snelle oplossing corrigeert niet de onderliggende oorzaak, maar beheersing is in dit stadium belangrijker.

Karakteristieken van de Chaotische categorie:

• De onmiddellijke prioriteit is indamming
• De oplossing hoeft niet de beste te zijn, want reactietijd is belangrijker
• Als je het lek eenmaal hebt gedicht, kun je op adem komen en bepalen in welke sector het probleem past
• Sector voor nieuwe oplossingen
• Niemand weet met zekerheid hoe het antwoord eruit kan zien
• Kijk eerst naar wat werkt in plaats van de juiste oplossing
• Vele beslissingen te nemen, geen tijd om na te denken
• Onmiddellijke actie om orde te herstellen

Stoornis

De wanorde is de ruimte in het midden. Deze categorie is van toepassing op die situaties waarin u niet weet welke van de andere sectoren u moet toepassen. Dit kan een zeer moeilijke plaats zijn om te zijn omdat u geen idee hebt hoe u de situatie moet aanvoelen. Hier zie je dat mensen zullen opereren op basis van de Firefighting modus, handelend in overeenstemming met persoonlijke voorkeuren en niet stilstaand om de situatie te corrigeren.

De manier om Disorder te benaderen is te beginnen met de situatie op te splitsen in kleinere problemen. Breng het probleem dan onder in een van de vier categorieën en werk aan een oplossing. Neem de grote stenen en maak er kleinere van. Wees altijd alert op Chaotische problemen, want het is gevaarlijk als problemen niet worden aangepakt en er geen proces is om ze te corrigeren. Uw prioriteit moet zijn te werken aan een manier om in een bekende categorie te komen.

Karakteristieken van de categorie Stoornis:

• Als het probleem of de situatie niet in een van de andere vier categorieën past, dan is het Stoornis.
• Vuurgevechtsmodus is gebruikelijke aanpak van de situatie
• Er zijn sterke persoonlijke voorkeuren
• Geen tijd om de situatie te corrigeren
• Het stellen met een slecht proces

Aanpak definiëren met het Cynefin-kader

Het Cynefin-kader is een nuttig hulpmiddel om een situatie te definiëren en de beste aanpak uit te werken om de juiste oplossingen te vinden. Vervolgens zullen we verschillende benaderingen bekijken die voor elke categorie kunnen worden toegepast.

Aanpak voor duidelijke problemen:

1. Problemen zijn bekend
2. Zoek de feiten van de situatie en verzamel gegevens
3. Categoriseer feiten het in bekende groepen
4. Baseer reacties op bekende oplossingen of gevestigde beste praktijken
   implementeer en herzie oplossingen

Aanpak voor gecompliceerde problemen:

1. Beoordeel de situatie en Vat het probleem op
2. Onderzoek verschillende opties
3. Analyseer grote gegevensgroepen, indien nodig
4. Gebruik deskundigenkennis om inzicht te krijgen
5. Gebruik meetgegevens om controle te krijgen
6. Baseer de reactie op goede praktijken en
7. Bepaal een actieplan
8. Uitvoeren van het plan, volgens de Plan, Do, Check, Act cyclus

Aanpak voor complexe problemen:

1. Exploreer om meer over het probleem te weten te komen, omdat ze meer creativiteit en innovatief denkvermogen vereisen
2. Ontwikkel een theorie en experimenteer om meer kennis te vergaren
3. Experimenteer om patronen te ontdekken en meer kennis te vergaren
4. Herhaal dit indien nodig, met als doel uw probleem in een andere categorie te plaatsen
5. Uitvoeren en evalueren, volgens de Plan, Do, Check, Act cyclus

Aanpak voor Chaotische problemen:

1. Iemand moet de leiding nemen en handelen
2. Stel alle acties op een rijtje
3. Bereik een mate van beheersing
4. Beoordeel vervolgens de situatie en bepaal de volgende stappen
5. Neem actie om de oorzaak te verhelpen door uw probleem naar een andere categorie te verplaatsen

Aanpak voor Chaotische problemen:

1. Verzamel meer informatie
2. Define Knowns and Unknowns
3. Versplits in onderdelen en verplaats elk onderdeel geleidelijk in een andere categorie
4. Focus op de activiteit en niet op de persoon

Summering Het Cynefin-kader

Het Cynefin-kader is een uitstekend model om te helpen bepalen hoe wij deze verschillende situaties kunnen benaderen en legt ook de kenmerken uit om ons te helpen de huidige situatie te herkennen. Zodra de situatie is gedefinieerd, kunnen de juiste probleemoplossende benaderingen worden gebruikt.

Dit raamwerk is niet alleen nuttig in het domein van consultants en hogere managementtypes. Als een algemeen model is het gemakkelijk toe te passen op alle niveaus van uw organisatie en met deze eenvoudige aanpak kunnen grote inzichten worden verkregen wanneer het wordt toegepast. Dus wanneer de juiste aanpak wordt afgestemd op de overeenkomstige situatie kan een hoger niveau van succes worden bereikt.