Een non-conformiteitsrapport, of non-conformiteitsrapport of NCR, is een bouwgerelateerd document dat ingaat op een afwijking van de specificatie of op werk dat niet voldoet aan de kwaliteitsnormen. Het rapport wordt gebruikt als onderdeel van kwaliteitscontroleprocessen door in detail het probleem te beschrijven, hoe het zich voordeed, en hoe het kan worden voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Een NCR wordt ook gebruikt bij het bepalen van een oplossing met een klant en het documenteren van eventuele correctieve wijzigingen die zijn aangebracht.

Non-Conformance Report Items

Een non-conformance report moet ten minste de volgende informatie bevatten:

• Wat is de belangrijkste reden voor de NCR of wat ging er mis
• Waarom voldoet het werk niet aan de specs
• Wat kan worden gedaan om te voorkomen dat het probleem zich nogmaals voordoet
• Uitleg van genomen of te nemen corrigerende maatregelen
• Key spelers betrokken bij de NCR en specs beïnvloed onder de NCR

Wanneer een niet-overeenstemmingsrapport uit te brengen?Er zijn veel voorkomende scenario’s in de bouwsector die de afgifte van een NCR vereisen:

• Werk dat niet is gebouwd zoals aangegeven in de goedgekeurde “Issued for Construction”-tekeningen
• Werk dat niet voldoet aan de gespecificeerde toleranties zoals vastgelegd in de projectspecificaties
• Werk dat wordt uitgevoerd met gebruikmaking van niet-goedgekeurde methoden of normen
• Werk dat wordt uitgevoerd met gebruikmaking van nietgoedgekeurde methoden of normen
• Nalatigheid in het volgen van het goedgekeurde test- en inspectieplan
• Testresultaten tonen aan dat het product niet voldoet aan vastgestelde en goedgekeurde normen
• Gebruikt materiaal dat niet is goedgekeurd als vervanging (gelijk of gelijksoortig)
• Ontwerp is niet nauwkeurig en komt niet overeen met de werkelijke veldomstandigheden
• Goedgekeurde procedure is niet gevolgd, en er zijn kwaliteitsgebreken vastgesteld door het projectteam

Wie kan een NCR uitvaardigen?

Een non-conformiteitsrapport wordt meestal uitgegeven door de projectadviseur. Het rapport moet een niet-betwistbaar feit presenteren en duidelijke en voldoende back-up informatie bevatten die de claim ondersteunt. Het NCR volgt overeengekomen voorwaarden voor het bijhouden en sluiten van het rapport nadat de juiste correcties zijn aangebracht. Non-conformance rapporten worden vaak gebruikt als trainingsmiddelen voor teamleiders om andere werknemers te trainen om te helpen voorkomen dat soortgelijke situaties opnieuw gebeuren.

Gevolgen van Non Conformance Report

Hoewel NCR’s van cruciaal belang zijn voor kwaliteitscontrole, kunnen ze extra problemen in het contract introduceren. Soms kunnen NCR’s door financiële instellingen worden gezien als rode vlaggen of kunnen ze worden geïdentificeerd als slechte prestatiesituaties door de aannemer, met de mogelijkheid van financiële gevolgen voor toekomstige projecten. In sommige situaties kunnen NCR’s de deur openen naar claims en zelfs verdere arbitrageprocessen. NCR’s kunnen ook leiden tot vertragingen in het bouwproces wanneer extra middelen nodig zijn om de door het rapport getroffen situaties of gebieden te corrigeren. Er is veel papierwerk en onderzoek geassocieerd met een NCR, als de uitgevende partij moet informatie verzamelen, specs, normen, en een lijst van procedures die werden beïnvloed door de situatie.

Wat te doen wanneer u een NCR ontvangt

Als u de ontvanger bent van een NCR, moet u onmiddellijk handelen en op zijn minst deze stappen volgen voor een snelle oplossing:

• Vergader met de persoon die de NCR uitvaardigt.
• Voer de corrigerende maatregel uit en controleer door middel van een inspectieproces of het probleem naar behoren is opgelost.
• Respondeer met een formele brief of een ander document, waarin u het proces schetst dat heeft geleid tot de actie die het NCR heeft veroorzaakt, waarin u de actie om het probleem op te lossen documenteert, en waarin u uitlegt welke stappen zijn ondernomen om te voorkomen dat het probleem zich herhaalt.
• Zorg ervoor dat uw tegenhanger instemt met uw actieplan en het ondertekent.