(Opmerking: deze post is oorspronkelijk gepubliceerd in september 2018 en is bijgewerkt om de huidige Microsoft sourcing best practices weer te geven.)

Microsoft’s EA-programma is ontworpen voor bedrijven die grote toezeggingen doen voor Microsoft-producten. Er zijn drie soorten producten die men kan kopen onder de Enterprise Agreement: Enterprise Products, Additional Products en Online Services.

Het “Enterprise Product” is wat een Enterprise Agreement, nou ja, “enterprise” maakt. Er zijn verschillende producten die worden geclassificeerd als enterprise-level – Office Professional, het Windows-besturingssysteem, de Core of Enterprise Client Access License, en sommige Office 365-abonnementen. Een klant moet ervoor kiezen een “enterprise”-product aan te schaffen voor al zijn gekwalificeerde gebruikers of gekwalificeerde apparaten. U kunt bijvoorbeeld niet zeggen dat we 10.000 apparaten hebben, maar laten we een EA tekenen voor 5.000 apparaten. Het “Aanvullende Product” omvat de meeste andere producten – Visio, Project, Windows Server, Exchange Server, enz. – en deze producten kunnen à la carte worden aangeschaft.

U ontvangt eeuwigdurende gebruiksrechten voor Enterprise en Additional Products bij het afsluiten van de Enterprise Agreement. Online Services zijn echter producten waarvoor u alleen tijdelijke gebruiksrechten ontvangt gedurende de looptijd van de overeenkomst. U ontvangt nooit eeuwigdurende licenties voor een Online Services-product. Microsoft gaat natuurlijk over op een abonnementsmodel voor veel van zijn producten, met name de Microsoft 365-producten.

Een van de voordelen van het EA-programma is dat u de eeuwigdurende ingezette licenties slechts eenmaal per jaar hoeft te tellen. Met andere woorden, zodra u een eeuwigdurende licentie aan de overeenkomst hebt toegevoegd, mag u het hele jaar door zo veel instanties implementeren als u wilt. U moet echter wel het aantal gebruikte incrementele licenties tellen en aan het einde van het jaar de betaling bij Microsoft indienen. De Online Services-producten worden doorgaans op maandbasis gelicentieerd, maar Microsoft staat u toe een reservering te plaatsen (in wezen een bestelling te plaatsen) in de maand waarin u de incrementele Online Services begint te gebruiken en de betaling uit te stellen tot het einde van het jaar.

Dus, hoe telt u het aantal ingezette instances van Microsoft-producten? Sommige klanten maken gebruik van geavanceerde asset management systemen die hen in staat stellen om hun omgeving te scannen en inzet rapporten te maken op de vlieg. Anderen houden zorgvuldig bij hoeveel applicaties er in de loop van het jaar worden ingezet. Hoe groter de organisatie, hoe complexer het proces. Uiteindelijk moet u echter aan het eind van het jaar een true-up-rapport bij Microsoft indienen en betalen voor alle incrementeel gebruik.

Nieuwe producten toevoegen aan uw Microsoft EA

Klanten die de Microsoft EA uitvoeren, moeten zich ervan bewust zijn dat de overeenkomst strikt gedefinieerde processen heeft voor het toevoegen van nieuwe producten aan de overeenkomst. U kunt producten “toevoegen” voor producten die nog niet eerder besteld waren, of u kunt incrementeel gebruik toevoegen voor eerder bestelde producten via het jaarlijkse “true-up” proces:

f. Toevoegen van Producten.

(i) Toevoegen van nieuwe, niet eerder bestelde Producten. Nieuwe Enterprise-producten of Enterprise Online Services kunnen op elk gewenst moment worden toegevoegd door contact op te nemen met een Microsoft Account Manager of Software Advisor. Nieuwe Aanvullende Producten, anders dan Online Services, mogen worden gebruikt als een bestelling wordt geplaatst in de maand waarin het Product voor het eerst wordt gebruikt. Voor Aanvullende Producten die Online Diensten zijn, is voorafgaand aan het gebruik een eerste bestelling voor de Online Dienst vereist.

(ii) Toevoegen van Licenties voor eerder bestelde Producten. Aanvullende Licenties voor eerder bestelde Producten anders dan Online Services mogen op elk gewenst moment worden toegevoegd, maar moeten worden opgenomen in de eerstvolgende waarheidsgetrouwe bestelling. Aanvullende Licenties voor Online Services moeten voorafgaand aan het gebruik worden besteld, tenzij de Online Services (1) in de Productvoorwaarden zijn aangemerkt als in aanmerking komend voor true-up of (2) zijn opgenomen als onderdeel van andere Licenties.

g. True-up-vereisten. Aangesloten Affiliate dient jaarlijks een waarheidscontroleopdracht in te dienen waarin eventuele wijzigingen sinds de eerste of laatste opdracht zijn verwerkt. Indien er geen wijzigingen zijn, moet een update-verklaring worden ingediend in plaats van een getrouwheidsopdracht.

(i) Ondernemingsproducten. Voor Enterprise-producten moet de Aangesloten Affiliate het aantal Gekwalificeerde Apparaten en Gekwalificeerde Gebruikers (indien Licenties op gebruikersbasis worden besteld) bepalen op het moment waarop de getrouwheidsopdracht wordt geplaatst en moet de Aangesloten Affiliate aanvullende Licenties bestellen voor alle Gekwalificeerde Apparaten en Gekwalificeerde Gebruikers die nog niet onder bestaande Licenties vallen, met inbegrip van eventuele Enterprise Online Services.

(ii) Aanvullende Producten. Voor Aanvullende Producten die eerder onder deze Inschrijving zijn besteld, dient Aangeslotene het maximale aantal Aanvullende Producten te bepalen dat is gebruikt sinds de laatste van de eerste bestelling, de laatste getrouwe bestelling of de voorafgaande verjaardatum en een getrouwe bestelling in te dienen die rekening houdt met een eventuele toename

(iii) Online Diensten. Voor Online Services die in de Productvoorwaarden zijn aangemerkt als in aanmerking komend voor een getrouwe-up, kan de Aangesloten Affiliate de extra Licenties vóór gebruik reserveren, en kan de betaling worden uitgesteld tot de volgende getrouwe-uporder. Microsoft verstrekt een rapport over Gereserveerde licenties die de bestaande bestellingen overschrijden aan de Enrolled Affiliate en zijn Software-adviseur. Gereserveerde licenties worden met terugwerkende kracht gefactureerd vanaf de maand waarin ze zijn gereserveerd.

Dit is een gebied van licenties waar NPI klanten vaak bij moet helpen.

Timingoverwegingen voor uw volgende Microsoft EA True-up

Wanneer moet de true-up aan Microsoft worden betaald? In de laatste Enterprise Enrollment staat het volgende:

(iv) True-up order Periode. De getrouwheidsopdracht of het bijwerkingsoverzicht moet tussen 60 en 30 dagen vóór elke verjaardatum van de Enrollment door Microsoft worden ontvangen. De getrouwheidsopdracht of het updategedeelte voor het derde jaar moet binnen 30 dagen voor de vervaldatum zijn ontvangen, en licentievoorbehouden binnen deze periode van 30 dagen worden niet geaccepteerd. Aangesloten Affiliates mogen vaker true-up orders indienen om rekening te houden met toenemend gebruik van het Product, maar een jaarlijkse true-up order of update statement moet nog steeds worden ingediend tijdens de jaarlijkse orderperiode.

Dit lijkt duidelijk, wat aangeeft dat voor de eerste twee jaar van uw overeenkomst de true-up ten minste 30 dagen voor de verjaardag van de overeenkomst moet worden ingediend. Het derde jaar true-up? Binnen 30 dagen voor de vervaldatum. Let op het gebruik van het woord “binnen” 30 dagen voor de vervaldatum in plaats van “tegen”. Microsoft gebruikt vaak (ten onrechte) de laatste interpretatie en zal klanten informeren dat deze verklaring betekent dat het rapport 30 dagen voor het verstrijken van de overeenkomst moet worden ingediend. Hoewel het redelijk is dat Microsoft inzicht heeft in de groei in het laatste jaar om een klantenprijsblad voor de verlengingsovereenkomst op te stellen, is het uw plicht om dit gewoon in te dienen voordat de overeenkomst afloopt.

Online Reserveringen is de methode die wordt gebruikt om incrementele gebruikers voor online producten toe te voegen, met de eis dat bestellingen maandelijks moeten worden ingediend (om incrementele gebruikers binnen het Microsoft-portaal te activeren). Bij deze methode wordt de betaling uitgesteld tot de volgende verjaardatum van de overeenkomst. Merk op dat Microsoft niet toestaat dat er in de laatste maand van de overeenkomst licentiereserveringen worden toegevoegd. Hoewel de meeste klanten zullen weten hoeveel gebruikers ze nodig zullen hebben in die laatste maand (en een nieuwe reservering aanvragen in de op een na laatste maand van de inschrijving), kunnen soms zeer grote klanten verwachten dat de onderhandelingen worden verlengd tot na de vervaldatum van de overeenkomst.

Als u denkt dat dit kan gebeuren met uw organisatie (het is niet vreselijk ongewoon), zal het belangrijk zijn om een reservering in te dienen in de op een na laatste maand om uw run rate te dekken voor de laatste maand, en misschien de eerste maand van de verlengingsovereenkomst. Toegegeven, u betaalt slechts tot het einde van de huidige inschrijvingstermijn, maar u hebt het voordeel dat u die extra gebruikers in de laatste maand van de inschrijving kunt toevoegen om u te helpen voor de laatste maand, en – misschien – de eerste maand van de hernieuwingstermijn terwijl u nog onderhandelt over uw hernieuwingsovereenkomst.

Let op: Microsoft EA true-ups moeten niet op de automatische piloot worden uitgevoerd. Zoals bij elke Microsoft-aankoop of -vernieuwing is er gelegenheid voor optimalisatie.

GerELATEERDE INHOUD

• Blog: Microsoft’s Cloud Economics Assessment – Een audit in vermomming?
• Blog: Deep-dive in Microsoft E5-prijzen – Is deze bundel optimaal voor uw behoeften?
• Bulletin: De Anatomie van een Microsoft Software License Audit
• Bulletin: 5 Tips voor het onderhandelen over een Microsoft Enterprise-overeenkomst
• NPI Service: Microsoft Licentie en Kosten Optimalisatie Consulting