Omdat productmanagers de witte ruimte tussen afdelingen vullen en zoveel taken hebben om mee te jongleren, schakelen we voortdurend tussen verschillende contexten.

Het ene moment schrijven we bijvoorbeeld een vergaderagenda, en het volgende moment worden we in een urgente bug resolution war room gedropt.

Context switching leidt meestal tot grote verliezen. Ik zal hieronder wat onderzoek presenteren dat de grote negatieve impact van context switching aantoont.

Maar tegelijkertijd hebben productmanagers meestal niet de luxe om met ononderbroken tijd te werken, vooral omdat we zoveel verantwoordelijkheden hebben en de witte ruimte vullen.

Daarom zullen we context switching in twee artikelen onderzoeken.

In dit eerste artikel loop ik door de kosten van context switching, en ik zal conventioneel advies delen over hoe je context switching kunt voorkomen.

In ons tweede artikel zal ik best practices geven over hoe je effectiever van context kunt wisselen, in het zeer waarschijnlijke scenario waarin je niet in staat bent om het te voorkomen.

Dus laten we het hebben over waarom contextwisselen ongelooflijk duur is, en wat je kunt doen om het te voorkomen.

Onderzoek heeft aangetoond dat het wisselen van context grote kosten met zich meebrengt voor de productiviteit en effectiviteit van mensen.

Bijvoorbeeld, de American Psychological Association heeft meerdere studies over contextwisselen verzameld. Eén studie toonde aan dat deelnemers tijd verliezen voor alle taken wanneer ze schakelen tussen meerdere taken, en dat ze de meeste tijd verliezen wanneer ze schakelen tussen complexe taken.

De Trello blog stelt dat de kosten van verloren productiviteit als gevolg van multitasking 450 miljard dollar bedragen. Dit economische verlies is te wijten aan het feit dat het gemiddeld 25 minuten duurt om een taak te hervatten na te zijn onderbroken, en dat multitasking tijdelijk de mentale prestaties vermindert.

De Sprk’d blog heeft deze handige grafiek hieronder die aantoont dat voor elk extra project dat tegelijkertijd wordt ondernomen, mensen een steeds groter deel van de productieve tijd verliezen.

Deze mooie strip van Jason Heeris laat zien wat er gebeurt als je een programmeur onderbreekt – wat gemakkelijk toepasbaar is op wat er gebeurt als je een productmanager ook onderbreekt.

Op basis van onderzoek, anekdotes en ervaringen is het vrij duidelijk dat het wisselen van context zeer nadelig is voor de productiviteit.

Dus laten we het eens hebben over het ideaal – hoe je kunt voorkomen dat er überhaupt van context wordt gewisseld.

Hoe Context Switching te voorkomen

Het meeste advies stelt dat we onze dagen actief moeten inrichten, zodat we ononderbroken tijd hebben om ons te concentreren.

De meest productieve mensen zijn niet de mensen die de wilskracht hebben om zichzelf te dwingen zich te concentreren, maar eerder degenen die niet worden onderworpen aan context switching door hun omgeving.

Aan de oppervlakte kan dit advies onuitvoerbaar aanvoelen. We worden immers omringd door afleidingen: we moeten aandacht besteden aan e-mails, aan onze chats op het werk, aan onze telefoons en aan collega’s die misschien naar ons toekomen.

Toch toont studie na studie aan dat productiviteit en prestatie voortkomen uit het vermijden van afleiding en verleiding.

In een populaire blogpost van Benjamin Hardy, stelt de auteur het volgende: “het beste gebruik van je keuzes is het bewust ontwerpen van omgevingen die je verplichtingen vergemakkelijken.”

De Trello productiviteitsblog geeft het volgende advies: “als je merkt dat je constant van je werk wordt weggetrokken door sms-berichten, schakel dan je telefoonmeldingen uit terwijl je diepgaand werk doet; op die manier elimineer je alle onnodige beslissingen die samengaan met je sms-gewoonte (zoals of je moet stoppen met werken en naar de tekst kijken, of je moet antwoorden, of dat je het gesprek moet voortzetten) en kun je die energie steken in het daadwerkelijk afkrijgen van werk.”

In plaats van na te denken over hoe je contextwisseling op taakniveau kunt minimaliseren, overweeg dan de volgende tactieken om contextwisseling in het algemeen te minimaliseren.

1) Consolideer uw terugkerende vergadertijden samen, weg van uw diepe werktijd. Asana en andere techbedrijven hebben No Meeting Wednesdays geïmplementeerd, als een dwangfunctie om iedereen aan te moedigen om vergaderingen te consolideren.

U zult immers veel productiever zijn als u een solide blok van 4 uur hebt om te werken, in plaats van verspreid over de dag vergaderingen te hebben, omdat elke vergadering u dwingt om van context te veranderen.

2) Bepaal uw reactieschema. U hoeft niet in real time te reageren op uw chat of e-mails.

Denk na over de werkelijke impact van uw responstijden – zeer weinig initiatieven zullen mislukken alleen omdat u 1 uur nodig had om te reageren in plaats van 1 minuut.

Dit advies kan contra-intuïtief aanvoelen. De meesten van ons vinden het stiekem leuk om op e-mails te reageren, omdat het ons een productief gevoel geeft.

Hoewel, elke keer dat u reageert, schakelt u de context van uw actieve taak uit. Emoties kunnen bedrieglijk zijn – je voelt je misschien productief, maar je bent misschien niet echt productief!

Plaats tijdstippen in je agenda om expliciet te reageren op e-mails en chatten, zet vervolgens je telefoon uit en sluit je e-mail- en chat-apps tot het tijd is om te reageren.

Ik kan je eerlijk vertellen dat de eerste keer dat ik dit probeerde, ik veel angst had. Wat als ik iets belangrijks mis?

Maar, na het vasthouden aan expliciete antwoordschema’s voor ongeveer een maand, merkte ik dat mijn angst werd vervangen door diepe tevredenheid in plaats daarvan. Het is eng, maar het is de moeite waard.

Plus, als iets echt ongelooflijk dringend is en je het toevallig mist, zal iemand je persoonlijk vinden!

3) Plan kantooruren. Geef je collega’s duidelijke afspraken en voorbeelden van het soort vragen dat ze tijdens kantooruren kunnen stellen.

Dit advies is vooral relevant voor productmanagers die aan zeer zichtbare producten werken, of aan producten met een hoge adoptie.

Door een vast tijdstip te creëren waarop collega’s je kunnen benaderen met vragen, verklein je de kans dat iemand contact met je opneemt terwijl jij met iets anders bezig bent.

De meeste mensen gebruiken hun gezonde verstand wanneer ze contact met je opnemen. Tenzij het dringend is, zullen geïnformeerde belanghebbenden hun vragen over het algemeen bewaren tot uw terugkerende discussiemoment.

4) Blokkeer tijden voor diepe focus.

Deze tactiek is vooral relevant voor situaties met een hoog hefboomeffect, zoals het bepalen van de productstrategie voor de rest van het jaar.

Schema een vergadering met jezelf in je agenda, en reserveer een kamer voor deze tijd. Bij het bekijken van agenda’s heb ik deze “focusvergaderingen” zien variëren van 2 uur tot 4 uur, afhankelijk van de omvang van de taak die voor ons ligt.

Informeer uw teamgenoten en collega’s dat u niet gestoord mag worden tijdens deze kritieke periode, en deel met hen waarom u zich moet concentreren.

Herschik of weiger vergaderingen die conflicteren met uw focusbijeenkomst.

Door dit te doen, garandeert u dat u in staat zult zijn om aan te pakken wat echt belangrijk is, in plaats van dringende maar niet-kritieke werkzaamheden aan te pakken.

5) Stel meedogenloos prioriteiten en weiger verplichtingen met een lage prioriteit.

Neem niet deel aan vergaderingen als de agenda’s niet duidelijk zijn. Vul de witte ruimte niet als het de naald niet zal bewegen. Zeg nee tegen de dingen die er niet toe doen.

Een manier om prioriteiten te stellen is door gebruik te maken van de Eisenhower-box, die taken classificeert naar belangrijkheid en urgentie, en vervolgens acties aanbeveelt op basis van deze classificaties.

Bedenk – een deel van productmanagement is beslissen “welke beslissingen zijn eigenlijk het belangrijkst?” Prioritering is de sleutel tot het leveren van impact! Hoe minder openstaande verplichtingen je hebt, hoe kleiner de kans dat je van context moet veranderen.

Samenvatting

Context switchen is erg duur – het vermindert de productiviteit en effectiviteit. Dit feit geldt vooral voor productmanagers, omdat we alleen de beste beslissing kunnen nemen door de context achter de beslissing diepgaand te begrijpen.

Een van de beste manieren om met contextswitching om te gaan, is om je agenda zo te ontwerpen dat je contextswitching vermijdt.

Om dit te doen, probeer de volgende tactieken: consolideer je vergadertijden, bepaal je antwoordschema, plan kantooruren, blokkeer focustijd, en stel meedogenloos prioriteiten.

Of course, since product managers fill the white space, we don’t always have the capability or luxe of redesigning our schedule to fully prevent context switching.

Daarom, in ons volgende artikel, zullen we bespreken hoe we kunnen optimaliseren voor context switching.