Onderhandelen over contracten is het proces van besprekingen tussen de partijen bij een contract om de laatste hand te leggen aan de voorwaarden van het contract. Tot de partijen bij bouwcontracten kunnen opdrachtgevers, consultants, aannemers, onderaannemers en leveranciers behoren, en zij zullen vaak verschillende, en soms tegenstrijdige, belangen hebben bij de vorm en inhoud van het contract. De onderhandelingen over het contract zullen gewoonlijk een zekere mate van compromis van beide kanten impliceren om tot een definitief contract te komen dat voor alle partijen aanvaardbaar is.

In bouwcontracten zullen doorgaans de kosten, de verplichtingen van de partijen en het programma voor de werken worden gespecificeerd. Aangezien contracten juridisch bindende overeenkomsten zijn, waarvan de voorwaarden kunnen worden afgedwongen in geval van niet-naleving door een van de partijen, is het belangrijk dat de onderhandelingen grondig en gedetailleerd zijn

Projecten kunnen slagen of mislukken als direct resultaat van de voorwaarden in het contract. Doeltreffende onderhandelingen kunnen helpen beschermen tegen tijdrovende en kostbare claims en geschillenbeslechtingsprocedures.

Enkele elementen van een contract waarover kan moeten worden onderhandeld zijn:

• De aanneemsom.
• De begin- en einddatum.
• Flexibiliteit om het bouwprogramma te wijzigen.
• Mogelijkheid om verlenging van de termijn of schadevergoeding te eisen.
• Het tijdschema voor betalingen.
• Verzekeringseisen, garanties en obligaties.
• De omvang van het werk en de taken.
• Waardebepaling van betalingen en variaties.
• Testen en inspecties.
• Het gebruik van onderaannemers of subconsultants.
• Novatie van consultants of consultant switch.

Voorbereiding is een vitaal onderdeel van onderhandelingen. Het is van cruciaal belang dat de juiste personen aan de onderhandelingen deelnemen, en dat zij volledig bevoegd zijn om tot overeenstemming te komen, anders kan het nodig zijn voortdurend te schorsen en opnieuw bijeen te komen terwijl goedkeuring wordt gevraagd. Wanneer de onderhandelende partijen namens iemand anders handelen, moet duidelijk zijn wat de grens van hun bevoegdheid is.

Typisch bij bouwcontracten coördineert de contractbeheerder de onderhandelingen met de voorkeursinschrijver(s). De onderhandelingen kunnen in verschillende stadia worden geleid door de kostenadviseur, de contractbeheerder, de hoofdontwerper, de architect of door een vertegenwoordiger van de opdrachtgever, zoals een projectmanager.

Methodes voor effectieve contractonderhandelingen kunnen zijn:

• Inzicht in de vereiste elementen van een geldig contract.
• Inzicht in de doelstellingen die moeten worden bereikt.
• Analyseren van alle onderhandelbare voorwaarden die in het contract moeten worden opgenomen.
• Verzamelen van documentatie ter ondersteuning van de onderhandelingspositie. Hiertoe behoren ook inschrijvingen van andere inschrijvers die als vergelijkingsbasis kunnen dienen.
• Opstellen van een checklist van punten die tijdens de onderhandelingen aan de orde moeten komen.
• Vaststellen van een tijdschema waarbinnen overeenstemming moet worden bereikt.
• Vaststellen op welke punten aan beide zijden ruimte is voor flexibiliteit of compromissen.
• Vaststellen wat een voor beide partijen bevredigend contract zou kunnen zijn.
• Taalgebruik en benadering aanpassen om die van de andere partij te weerspiegelen in een poging vertrouwen op te bouwen – een techniek die bekend staat als ‘leveling’.
• Een tegenbod op een conceptcontract voorbereiden.
• Weten op welk punt de onderhandelingen het beste kunnen worden afgebroken.
• Een alternatieve contractant beschikbaar hebben voor het geval de onderhandelingen mislukken. Dit kan ook druk uitoefenen op de aannemer om tot overeenstemming te komen.

Het verslag van de gemaakte afspraken moet zorgvuldig worden opgesteld en door beide partijen worden ondertekend, aangezien het deel zal uitmaken van de contractdocumenten.

Typisch zal de contractbeheerder, na de onderhandelingen, de opstelling van een aanbestedingsverslag coördineren. De opdrachtgever bestudeert het aanbestedingsverslag en geeft zo nodig opdracht tot wijziging van de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld als de voorgestelde prijs te hoog is). Indien daartoe opdracht is gegeven, coördineert de contractbeheerder de aanpassing van de aanbestedingsdocumenten en verzoekt hij de voorkeursinschrijver(s) om een herziene offerte.

Er zijn veel eigenschappen die belangrijk worden geacht voor een bekwame onderhandelaar om te bezitten. Deze kunnen zijn:

• Een goed geheugen hebben.
• Overtuigingskracht hebben en snel van begrip zijn.
• In staat zijn te ‘levelen’ en het vertrouwen van de andere partij te winnen.
• Goed kunnen omgaan met stress.
• Efficiënt zijn in het voorbereiden van informatie.
• Het vermogen om effectief te luisteren.
• Goede intuïtie in de zin van het kunnen peilen van de benadering en mening van de andere partij.
• Bereidheid om toe te geven of flexibel te zijn indien nodig.

Gerelateerde artikelen op Designing Buildings Wiki

• Alternatieve geschillenbeslechting.
• Artikelen van overeenkomst.
• Op maat gemaakte aannemingsovereenkomst.
• Contractbreuk.
• Aannemingsovereenkomst.
• Gunning.
• Contractvoorwaarden.
• Contractdocumenten.
• Uitvoering van het contract.
• Contractstrategie.
• Contract v onrechtmatige daad.
• Contracten onder zegel v onder hand.
• Essenties van een contract.
• Vorm van een offerte.
• Belangrijke data.
• Onderhandeld contract.
• Onderhandelingstechnieken.
• Pre-contract management.
• Pre-contractvergadering.
• Onderaannemingsovereenkomst.
• Offerte-evaluatie.
• Aanbestedingsonderhandelingen.
• Zone van mogelijke overeenstemming.