Management by exception (MBE) is een managementstrategie waarbij managers alleen ingrijpen wanneer er significante afwijkingen zijn van geplande uitkomsten. Dit kunnen zowel operationele als financiële uitkomsten zijn.

Manage by exception. Vereis alleen rapportage wanneer er sprake is van een afwijking van het plan.Brian Tracy

Aannemende dat bedrijven competente mensen werven, zijn zij heel goed in staat om hun werk te doen zonder tussenkomst van het management. Door zich te richten op strategische bedrijfsdoelen en -plannen, kunnen managers de waarde van hun bijdrage aan het bedrijf vergroten. Wanneer de prestaties echter niet aan de verwachtingen voldoen, moeten managers ingrijpen. Dit zijn de “uitzonderingen” waarbij managementactie nodig is om ervoor te zorgen dat het bedrijf zijn doelen haalt.

Hoe Management by Exception werkt

Management by exception bestaat uit vier stappen:

1. De doelstellingen bepalen en definiëren wat de norm zou moeten zijn
2. De prestaties beoordelen om te zien of de prestaties op schema liggen
3. Het werk of de records analyseren om te bepalen waar de prestaties afwijken van de doelstellingen
4. De uitzonderingen op de norm onderzoeken en oplossen

Klinkt eenvoudig, nietwaar? De realiteit is echter niet zo eenvoudig als het klinkt.

Wilt u uw processen documenteren en uitvoeren?

Gebruik geen MS Word of Google Docs, en gebruik geen flowcharts.

Het documenteren van uw processen met behulp van stroomdiagrammen ziet er misschien mooi en aardig uit – maar u kunt ze niet uitvoeren. Erger nog – niemand kijkt naar stroomschema’s.

HIER ZIEN WAAROM

1. Doelen stellen

De eerste stap in het proces van management by exception is het stellen van realistische doelen die als benchmark kunnen worden gebruikt. De belangrijkste gebieden zijn bijvoorbeeld verkoop, productie en uitgaven. Helaas kunt u niet zomaar zeggen: “Ik wil deze maand voor een miljoen dollar aan producten verkopen.” Als u een klein bedrijf runt, kan dat doel onbereikbaar zijn. Als het bedrijf groot is, zou u het potentieel kunnen onderschatten.

Zaken kijken meestal naar de administratie om de juiste normen te bepalen. Als u een klein groeipercentage wilt inbouwen, ga uw gang, maar wees realistisch. Budgetten vormen een prima uitgangspunt. Immers, als u grenzen hebt gesteld aan de kosten en streefcijfers voor omzet en winst, kunt u ze gebruiken om de voortgang te bewaken.

Maar u wilt niet te laat reageren. Zelfs een maand van afwijkingen kan u duur komen te staan als u de afwijking pas aan het eind van de maand oppikt. Overweeg om doelstellingen en monitoring op te splitsen in kleinere stukken, zodat het management snel kan reageren.

Nu u doelstellingen hebt, kunt u gaan definiëren wat een afwijking is. Bijvoorbeeld, nul komma één procent meer of minder dan je doel zou geen treinramp moeten zijn, dus wat is een afwijking die vraagt om actie van het management?

In complexe bedrijven worden statistische controlediagrammen opgesteld om het effect van afwijkingen te bepalen, maar als uw bedrijf een relatief eenvoudige is, moet gezond verstand en een beetje number crunching u de antwoorden geven.

1. Beoordeling van prestaties

Voordat u prestaties kunt beoordelen, hebt u nauwkeurige, real-time prestatiegegevens nodig. Welke gegevens gaat u verzamelen? Hoe gaat u die verzamelen? Hoe vaak gaat u ze beoordelen? De eerste twee van deze vragen zijn afhankelijk van u en uw bedrijf, maar de laatste vraag heeft een algemeen antwoord: hoe vaker u de prestatiegegevens kunt beoordelen, hoe sneller u afwijkingen opmerkt, onderzoekt en aanpakt.

Omdat het handmatig verzamelen van veel gegevens nog meer tijd kan kosten dan management by exception beoogt te besparen, is geautomatiseerde registratie en analyse het beste. Software die workflows controleert, rapporteert en analyseert en boekhoudsoftware die financiële analyses maakt, zijn voorbeelden van software die u nuttig zult vinden.

1. Analyseren van uw afwijkingen

Zelden zult u resultaten krijgen die tot in de kleinste details overeenkomen met uw doelstellingen. Het heeft echter geen zin om onbeduidende afwijkingen te onderzoeken, dus de analyse is gebaseerd op significantie. Wanneer u uw rapporten analyseert, zult u tot een van de volgende twee conclusies komen:

• Er was geen significante afwijking. In dat geval hoeft er geen verdere actie te worden ondernomen.
• Een of meer afwijkingen zijn significant. Als u tot deze conclusie komt, is het tijd om actie te ondernemen. Als de gegevens worden geanalyseerd door een medewerker of een junior manager, moeten zij weten wie de vereiste actie zal ondernemen en wat zij aan hun superieuren moeten rapporteren.

Als u een afwijking behandelt, is de eerste stap om te zien waarom het is gebeurd. Het zou gewoon een fout in de gegevens kunnen zijn. Maar er kan ook een heel goede reden voor de afwijking zijn. Als u bijvoorbeeld ijs verkoopt, zal een kille dag uw verkoop doen kelderen. Afwijkingen kunnen ook een goede zaak zijn. Misschien probeert uw personeel een efficiënter proces uit, of is er een aanzienlijke besparing op een verwachte kostenpost gerealiseerd.

1. Oplossing van uitzonderingen

Nu u weet aan welke prestatiecriteria niet is voldaan of die zijn overschreden en waarom dat is gebeurd, is het aan u als manager om te beslissen welke corrigerende maatregelen u moet nemen. Bovendien moet u beslissen of de uitzondering zich waarschijnlijk opnieuw zal voordoen en of dit gevolgen heeft voor andere doelstellingen. De veranderlijke aard van de bedrijfsomgeving, zowel intern als extern, betekent dat u uw benchmarks voortdurend zult moeten herzien en bijstellen.

Laten we zeggen dat de bedrijfskosten met drie procent zijn gestegen. Moet u uw verkoopdoelstellingen herzien? Zou het realistisch zijn om dat te doen? Zijn er gebieden waar u kosten zou kunnen besparen om de gevolgen van de prijsstijgingen te verzachten? Hoe zullen deze veranderingen uw benchmarks beïnvloeden?

Voordelen van Management by Exception

Beste gebruik van managementtijd: Het meest voor de hand liggende voordeel van management by exception is de manier waarop het invloed heeft op de manier waarop managers hun tijd gebruiken. Waarom dingen die goed gaan controleren, analyseren en micromanagen? Als de zaken goed gaan, kunnen medewerkers hun eigen beslissingen nemen, waardoor managers zich kunnen richten op besluitvorming die betrekking heeft op probleemgebieden.

Snelle reactie: Als uw monitoringsystemen responsief en actueel zijn, signaleert management by exception tijdig eventuele problemen. Als geautomatiseerde systemen u onmiddellijk waarschuwen voor problemen, des te beter. Er is geen tijd voor de afwijking om een verergerd effect te hebben.

Motiveert personeel om te presteren: De meeste mensen vinden het prettig om verder te kunnen met hun werk met minimale tussenkomst van het management. Het stelt hen in staat om beslissingen te nemen, nieuwe dingen te proberen die betere resultaten opleveren, en helpt hen om hun taakgebieden te “bezitten”.

Voordelen van Management by Exception

Het is slechts zo goed als het systeem: Alle vier stappen van het systeem moeten zorgvuldig worden uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld besluit dat een afwijking van 6 procent significant is, maar in werkelijkheid zal een afwijking van 4 procent ernstige gevolgen hebben, dan mist u uw kans om in te grijpen voordat de schade is aangericht.

Nodig gedetailleerd toezicht: Zonder geautomatiseerde monitoring systemen, zal er veel handmatige gegevensverzameling en rapportage zijn. Dat kost tijd, en tijd kost geld.

Managers moeten eerst en vooral probleemoplossers zijn: Probleemoplossend vermogen is essentieel voor goed management, maar soms heeft de manager niet alle antwoorden. Frontline medewerkers weten misschien al wat ze moeten doen, maar omdat ze hun managers moeten raadplegen over afwijkingen, kan management by exception het oplossen van problemen zelfs vertragen.

Het is reactief: Als je management by exception in zijn zuiverste vorm toepast, reageer je alleen op problemen. Hoe zit het met pro-actief werken om te voorkomen dat ze in de eerste plaats optreden?

Tallyfy en Management by Exception

Als het gaat om het beheren en bewaken van workflows, is Tallyfy de ultieme tool voor bedrijven. Het is niet alleen een kwestie van werk toewijzen en het van hand tot hand doorgeven tot het klaar is. U kunt het gebruiken om de prestaties in real time te controleren, en met analysefuncties kunt u op zoek gaan naar de bron van uitzonderingen die u ziet.

Management by exception betekent dat uw personeel extreem georganiseerd moet zijn en dat taken systematisch moeten worden benaderd. Maar zelfs als u niet streeft naar MBE in zijn zuiverste vorm, is systematisch en georganiseerd zijn een geweldige manier om de efficiëntie te verbeteren. En omdat afwijkingen gemakkelijk te signaleren zijn, biedt het ook een uitstekend platform voor het uitproberen van nieuwe systemen die verstrekkende gevolgen kunnen hebben voor de algehele productiviteit van uw bedrijf.

Zodra zult u nieuwe benchmarks vaststellen op basis van uw verbeterde prestaties, dus waarom plant u niet een chat of meldt u zich vandaag nog aan voor uw gratis proefperiode?