Binnen Microsoft Flow kunnen we in een situatie terechtkomen waarin we herhaaldelijk vergelijkbare acties moeten uitvoeren. Een van die scenario’s is het bijwerken van een SharePoint-lijst naarmate een proces verschillende fasen van het bedrijfsproces doorloopt.

Neem bijvoorbeeld een scenario waarin een gebruiker een lijstitem in SharePoint aanmaakt en we een goedkeuring willen starten als gevolg van het aanmaken van dat record. Terwijl we het goedkeuringsproces doorlopen, moeten we een statusveld in de SharePoint-lijst bijwerken. Hiervoor moeten we verschillende updates maken met de actie Update item die deel uitmaakt van de SharePoint-connector. Onze eerste update zal een Expense State-waarde van Pending Approval bevatten. Zodra we een goedkeuring of een afwijzing hebben ontvangen, moeten we ook de SharePoint-lijst bijwerken. We kunnen meerdere Update item-acties aan onze flow toevoegen, maar dat is omslachtig omdat we telkens het adres van de site, de lijstnaam, het id, de titel en de onkostensituatie moeten opgeven.

In plaats van deze acties handmatig toe te voegen, kunnen we de nieuwe Copy to my clipboard-actie gebruiken door te klikken op het menu-item … Copy to my clipboard van onze eerste Update item-actie.

We kunnen deze actie vervolgens “plakken” door een nieuwe actie toe te voegen onder onze Approval-fase. We zullen een nieuw tabblad zien verschijnen met de naam Mijn klembord dat onze Update item-actie bevat die we zojuist in de vorige fase hebben gekopieerd. We kunnen klikken op Update item – Pending Approval om een kopie van deze actie op deze locatie aan onze flow toe te voegen.

Een aantal updates van deze actie is vereist. Maar in deze situatie hoeven we het Locatieadres, de Naam van de lijst, de Id** of de Titel niet te wijzigen.

Ten slotte gebruiken we dezelfde aanpak om het proces Afgewezen bij te werken door ons klembord te openen en de status van de uitgaven te wijzigen in Afgewezen.
Opmerking: de cache op Mijn klembord wordt leeggemaakt telkens wanneer je je afmeldt bij Flow.

Conclusie

In dit bericht hebben we de functie Kopieer naar mijn klembord ontdekt, waarmee gebruikers bestaande acties kunnen hergebruiken in plaats van ze steeds opnieuw te moeten maken. Dit is een geweldige manier om de productiviteit te verhogen door het vermijden van het invoeren van overbodige waarden in acties.