Niemand heeft een grotere invloed op het succes van nieuwe medewerkers dan de managers die hen hebben aangenomen. Waarom? Omdat de aanwervende manager beter dan wie ook begrijpt wat zijn of haar mensen moeten bereiken en wat er voor nodig is – vaardigheden, middelen, connecties – om volledig effectief te worden.

Managers hebben ook het grootste belang bij een effectieve onboarding van hun nieuwe medewerkers. Onderzoek heeft aangetoond dat een systematische onboarding nieuwe werknemers 50% sneller op snelheid brengt, wat betekent dat ze sneller en efficiënter in staat zijn om bij te dragen aan het bereiken van de gewenste doelen. Effectieve onboarding vermindert ook drastisch het aantal mislukkingen en verhoogt de betrokkenheid en retentie van werknemers.

Hoe eerder bazen beginnen met het ondersteunen van hun nieuwe hires, hoe beter. De tijd tussen het moment dat iemand een aanbod aanvaardt en aan het werk gaat, is een kostbaar goed dat kan worden gebruikt om het proces op gang te brengen. Maar zelfs als nieuwe werknemers al aan het werk zijn, zijn er veel manieren om ze sneller op snelheid te krijgen.

Natuurlijk is het startpunt om te zorgen voor de “onboarding basics” – zoals documentatie, compliance training, ruimte, ondersteuning en technologie. Gelukkig doen de meeste bedrijven redelijk goed werk met die elementen.

Het is het diepere werk van het integreren van nieuwe hires waar het echte werk van bazen begint. Hier zijn zeven belangrijke manieren om dit te bereiken:

Begrijp hun uitdagingen.

Onboarding is een van de moeilijkste soorten functietransities. Waarom? Omdat nieuwkomers, zelfs als ze ervaren professionals zijn, onbekend zijn met het bedrijf, niet begrijpen hoe dingen echt werken, geen gevestigde relaties hebben en zich moeten aanpassen aan een nieuwe cultuur. Uit onderzoek is gebleken dat uitdagingen in de laatste twee categorieën de grootste redenen zijn voor snel verloop. Nieuwe werknemers moeten veel leren en kunnen zich behoorlijk kwetsbaar voelen, zelfs als ze naar buiten toe zelfverzekerd lijken. Dat is nog waarschijnlijker wanneer mensen zijn verhuisd voor hun baan, dus ook te maken krijgen met veranderingen in hun persoonlijke leven, of als ze een hogere anciënniteit krijgen, dus zich moeten aanpassen aan een nieuwe leidinggevende rol.

Sommigen reageren misschien door op veilig te spelen en te veel vast te houden aan wat ze al weten; anderen kunnen overcompenseren, zich gedragen alsof ze “het antwoord” hebben, in plaats van vragen te stellen en uit te zoeken hoe ze waarde kunnen toevoegen.

Dus is het belangrijk voor bazen om recente aanwervingen gerust te stellen dat leren belangrijker is dan doen in de eerste dagen.

Versnel hun leren.

Hoe sneller een nieuwe aanwinst de organisatie en zijn rol leert kennen, hoe meer hij in staat zal zijn om in de kritieke eerste maanden te bereiken. Om het leerproces te versnellen, moeten managers zich eerst richten op wat ze moeten leren op drie gebieden. Technisch leren is inzicht in de fundamenten van het bedrijf, zoals producten, klanten, technologieën en systemen. Cultureel leren gaat over de houdingen, gedragsnormen, en waarden die bijdragen tot het unieke karakter van de organisatie. Politiek leren richt zich op het begrijpen hoe beslissingen worden genomen, hoe macht en invloed werken, en het uitzoeken wiens steun ze het meest nodig zullen hebben.

Bazen moeten ook nadenken over hoe ze nieuwe werknemers kunnen helpen. Dit betekent niet alleen persoonlijk, zo vroeg mogelijk, de beste beschikbare informatie verstrekken, maar ook nadenken over wie anders het best in staat is om die belangrijke lessen over te brengen.

Maak ze deel van het team.

Hoewel het mogelijk is dat nieuwe werknemers zelfstandig zullen werken, is het waarschijnlijker dat ze deel zullen uitmaken van een team (of teams). Hoe eerder ze effectieve werkrelaties met hun collega’s opbouwen, hoe beter, en er is veel dat een hiring manager kan doen om dit te laten gebeuren.

Het startpunt is ervoor te zorgen dat het team begrijpt waarom de persoon is aangenomen en welke rol (len) ze zullen spelen. Het is ook belangrijk dat bazen nieuwe werknemers zo snel mogelijk na hun aankomst formeel introduceren – aan iedereen – en duidelijk maken dat van teams wordt verwacht dat zij hun nieuwe collega’s helpen acclimatiseren en de leercurve op te schuiven. Een kleine initiële investering van tijd en moeite in het verbinden van de nieuwe aanwinst met het team zal op lange termijn productiviteits- en prestatiedividenden opleveren.

Verbind hen met de belangrijkste belanghebbenden.

Naast het directe team van de nieuwe aanwinst zijn er waarschijnlijk veel andere belanghebbenden die van cruciaal belang zullen zijn, niet alleen voor hun leren, maar ook voor hun succes op de baan. En het is misschien niet duidelijk wie die mensen zijn, waarom ze belangrijk zijn, of hoe ze het best met hen in contact kunnen komen.

Een eenvoudige manier waarop bazen deze contacten kunnen vergemakkelijken, is door een lijst met namen op te stellen, met een korte notitie over elk van hen, en vervolgens kennis te maken en uit te leggen waarom het belangrijk is dat ze met elkaar in contact komen. Plan vervolgens een datum, misschien over 30 tot 45 dagen, om te controleren of het netwerk van de nieuwe aanwinst vorm krijgt.

Geef ze richting.

Werknemers kunnen niet – of zouden niet – aan de slag moeten gaan voordat bazen duidelijke verwachtingen stellen. De juiste begeleiding helpt hen drie belangrijke vragen te beantwoorden:

• Wat moet ik doen? Dit betekent dat ze hun doelen en de tijdschema’s om ze te bereiken moeten definiëren, evenals de maatregelen die zullen worden gebruikt om hun vooruitgang te evalueren.
• Hoe moet ik het gaan doen? Dit betekent dat ze specifiek moeten zijn over de strategieën die ze moeten gebruiken om de doelen te bereiken, met inbegrip van de activiteiten die ze wel en niet moeten prioriteren.
• Waarom zou ik gemotiveerd zijn om het te bereiken? Dit betekent dat een visie moet worden gecommuniceerd over wat de organisatie wil bereiken en dat nieuwe medewerkers moeten worden geholpen om te zien welke rol zij spelen bij de verwezenlijking ervan.

Zelfs als de verwachtingen tijdens het wervingsproces zijn besproken, hebt u een diepgaander gesprek nodig zodra nieuwe medewerkers beginnen om ervoor te zorgen dat ze niet binnenkomen met misvattingen over wat ze moeten doen om succesvol te zijn.

Help them get early wins.

Early wins zijn een krachtige manier voor binnenkomende medewerkers om vertrouwen en geloofwaardigheid op te bouwen. Mensen die nieuw zijn in een baan en organisatie willen vaak bewijzen dat ze alles kunnen en vallen in de val van het proberen te veel op zich te nemen, te snel, waardoor ze zichzelf te dun verspreiden.

Het is de taak van de manager om in plaats daarvan nieuwe hires gericht te houden op het essentiële werk dat ze prioriteit moeten geven en door hen te wijzen op manieren waarop ze snel vooruitgang zullen boeken met deze doelen. Onderdeel hiervan is hen te leren hoe ze overwinningen kunnen “scoren” op manieren die consistent zijn met de cultuur van de organisatie. U wilt dat werknemers hun vroege overwinningen op de juiste manier behalen.

Coach ze voor succes.

Ten slotte bieden bazen die serieus zijn over onboarding niet alleen intensieve vroege ondersteuning en laten ze nieuwe hires vervolgens “zinken of zwemmen”. Het kost tijd voor nieuwe werknemers om volledig geïntegreerd te raken en in staat te zijn om 100% autonoom en productief te werken, dus het is belangrijk voor hiring managers om contact te blijven houden met hun mensen en ze te coachen. Dit kan zo eenvoudig zijn als het plannen van regelmatige “hoe gaat het?” check-ins, misschien om de paar weken, totdat er niets meer is om over te praten.

Ook, wanneer managers nieuwe hires zien worstelen, moeten ze ingrijpen. Het is een veelgemaakte fout om nieuwkomers te voorzichtig te behandelen, denkend dat het het beste is om hen de tijd te geven om zich aan te passen en dat vroege problemen met, laten we zeggen, collegiale relaties en culturele fit, zichzelf zullen oplossen. Dit kan echter gemakkelijk leiden tot een vicieuze cirkel waarin werknemers zich onbewust ingraven in kuilen waaruit ze niet meer kunnen klimmen. Hoe langer een negatieve dynamiek aanhoudt, des te moeilijker is het om te keren.

Als bazen deze richtlijnen toepassen, moeten ze in gedachten houden dat “effectieve onboarding” niet alleen gaat over het helpen van externe hires. Werknemers die intern verhuizen, kunnen voor uitdagingen komen te staan die even zwaar of zwaarder zijn. Dit is vooral het geval wanneer ze uit verschillende eenheden komen, door verschillende culturen zijn gevormd, of vanuit verschillende geografische gebieden verhuizen. Managers moeten dezelfde aanpak gebruiken om iedereen die zich bij hun teams aansluit te versnellen.