Een no-call, no-show is een geval waarin een werknemer geen voorafgaande toestemming krijgt voor het missen van een vrije dag en vervolgens gewoon niet komt opdagen of niet opbelt. In sommige gevallen is er een goed excuus, zoals een auto-ongeluk. Maar in de meeste gevallen vereist een no-show aandacht van de leiding.

Als u merkt dat u vaak met deze situatie te maken hebt, gebruik dan deze stappen om een effectief no-call, no-showbeleid te ontwikkelen:

Stel een no-call, no-showbeleid op

Installeer een beleid in uw werknemershandboek waarin de richtlijnen voor het missen van werk worden uiteengezet. Het zou alle afwezigheidsgerelateerde vragen moeten behandelen zoals:

• Hoe vrije tijd aan te vragen
• Hoe persoonlijke dagen te gebruiken
• Hoe last-minute ziektedagen te behandelen
• Als documentatie (ondertekende notities) vereist is
• Hoe te communiceren met andere teamleden om uw shift te vullen
• Consequenties voor no-call, no-shows

Als alle werknemers weten wat het beleid is en hebben ondertekend een verklaring van afstand in die zin, kunt u hen verantwoordelijk voor no-shows. Zorg ervoor dat uw beleid schetst wat een no-show is en de gevolgen van het missen van werk als dit.

Tip: Het kan zelfs verstandig zijn om een arbeidsrechtadvocaat te laten kijken naar uw beleid om ervoor te zorgen dat ze juridisch bindend zijn in uw staat.

Handhaaf het beleid

Nadat u uw beleid hebt gemaakt, moet u het consequent handhaven en alle werknemers gelijk behandelen.

In sommige bedrijven wordt een nultolerantiebeleid gehanteerd, waarbij één keer niet op het werk verschijnen kan leiden tot onmiddellijke beëindiging. Anderen kunnen een “3-strike” proces implementeren, waarbij werknemers in het eerste geval een schriftelijke waarschuwing krijgen.

Overweeg deze tips bij het handhaven van beleidsregels:

• Neem de persoon apart voor een één-op-één gesprek. Praat over het probleem. Bespreek hoe te laat komen of niet op het werk verschijnen van invloed is op de andere werknemers en de productie.
• Bespreek het belang van elke werknemer, fulltime of parttime, op het voldoen aan de behoeften van de klant.
• Bedeel dat de werkgever het recht heeft om de werknemer te beëindigen, hoe waardevol hij of zij ook is, als gevolg van de ontbrekende tijd.
• Vraag de werknemer om de no-shows uit te leggen. Het kan een kwestie van tijdplanning zijn of het kan te wijten zijn aan een gebrek aan motivatie. Vraag de werknemer wat zijn of haar langetermijndoelen binnen het bedrijf zijn. Maak vervolgens een actieplan om de verloren tijd op het werk tot een minimum te beperken.
• Stel specifieke consequenties vast die verbonden zijn aan het missen van tijd. Documenteer elk geval van het probleem. Volg de vereiste actie op die u met de werknemer hebt afgesproken.

Wat uw doelen ook zijn, zorg ervoor dat u ze gelijkelijk afdwingt voor alle werknemers en het management.

Verbeter uw planningpraktijken

Veel werknemersplanning-apps bieden nu een gemakkelijke en duidelijke manier voor mensen om vrije tijd aan te vragen, en nog belangrijker, geef ze de macht om hun eigen verschuivingen te vullen.

Flexibiliteit op de werkplek is een enorme bonus voor werknemers, dus maak het zo gemakkelijk mogelijk voor hen om eigendom te nemen en een vervanging te vinden als dat nodig is.

U kunt ook een oproeplijst implementeren, die een lijst bevat van mensen die ervoor hebben gekozen om extra uren op te halen.

Note: Zorg ervoor dat u bepalingen opneemt in uw no-call, no-show-beleid rond uw software. Als werknemers bijvoorbeeld hun eigen vervangers zoeken, kunt u vragen dat deze verzoeken ter goedkeuring naar managers worden gestuurd.

Leer nieuwe werknemers de regels

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers meteen op de hoogte zijn van uw aanwezigheids- en afwezigheidsbeleid.

Als werkgever wilt u misschien een oriëntatie of eerste bijeenkomst organiseren met elke nieuwe aanwinst. Nieuwkomers kunnen bijvoorbeeld een uur of twee met de aanwervende manager doorbrengen om documentatie en werkgerelateerd beleid door te nemen – inclusief no-shows.

Tijdens deze eerste sessie moet u:

• Werknemers informatie geven over hun mogelijkheden om zich ziek te melden of voor vrije dagen.
• Laat hen zien hoe belangrijk het is dat elke ingeroosterde werknemer op tijd op het werk is om klanten te bedienen of de productiviteit op peil te houden.
• Bespreek de stappen voor het vervangen van een werknemer die mogelijk ziek is.

Door deze informatie te verstrekken, zullen nieuwe werknemers niet alleen de regels kennen, maar ze zullen ook begrijpen wat uw redenering erachter is. Dit kan hen een groter respect voor het beleid geven.

Communiceer met uw werknemers

Een laatste overweging voor werkgevers en bedrijfseigenaren is om te kijken waarom dit gebeurt.

Door met uw werknemers te praten over de redenen achter deze afwezigheden, kunt u ze in de toekomst voorkomen.

Enkele veel voorkomende redenen voor no-shows kunnen zijn:

• Slechte communicatie over beschikbaarheid
• Onvoldoende begrip van de regels
• Inconsistente handhaving van de regels
• Problemen met roosteren
• Zorgen thuis
• Zorgen thuis
• thuis zorgen
• Management en werknemer-relatie zorgen
• Bedrijf niet met behulp van scheduling software

Voordelen van het implementeren van een No-Call, No-Show Policy

Het creëren en uitvoeren van een effectieve strategie voor afwezigheden zal tijd kosten, maar het zal de moeite waard zijn. Hier zijn een paar voordelen die u waarschijnlijk zult zien met minder no-call, no-shows:

• Verhoogde productiviteit en moreel voor collega’s
• Minder verspild geld aan overwerk & werknemers in loondienst die betaald krijgen voor het niet aanwezig zijn
• Betere communicatie tussen managers en teamleden

Natuurlijk worden werknemers ziek, hebben ze noodgevallen, of hebben ze van tijd tot tijd vrije dagen nodig. Dat is te verwachten. Wat niet acceptabel is, is een werknemer die niet komt opdagen. Wij hopen dat deze tips u en uw team helpen effectief met de situatie om te gaan en problemen in de toekomst te voorkomen.