Het juridisch schrijfproces is niet “one size fits all” en “mensen moeten het proces vinden dat het beste bij hen past”, zei David Howard Spratt, hoogleraar juridische retoriek aan de American University Washington College of Law, in de recente “Landslide Webinar Series: Take Your Legal Writing from Good to Great – redactietips van de pro’s”. Het webinar werd gesponsord door de ABA Section of Intellectual Property Law en ABACLE.

Ongeacht je persoonlijke stijl, alle schrijvers willen als geloofwaardig worden beschouwd. Om dat te doen, “moet de grammatica er zijn en het proeflezen moet er zijn, want dat zijn de dingen die indruk maken op je lezer,” benadrukte Spratt.

Spratt en zijn collega-panelleden deelden deze basis musts:

Planning: Denk na over voor wie u het document schrijft, door uzelf de volgende vragen te stellen: “Wie is mijn lezer?” “Wat is de relatie van mijn lezer tot mij?” en “Waarom schrijf ik dit? Is het om te informeren, te overtuigen of om een ander doel te bereiken?”

Spratt raadt aan uw lezer alleen te geven wat hij moet weten. “Soms schrijven we en regurgiteren we alles wat we weten over een onderwerp

1. Controleer de werkwoordstijd. Een enkelvoudig onderwerp moet een enkelvoudig werkwoord hebben en een meervoudig onderwerp een meervoudig werkwoord.
2. Let op de plaatsing van de woorden. “Het werkwoord moet na het onderwerp komen en zo dicht mogelijk bij het onderwerp staan,” zei Spratt.
3. Blijf actief. Schrijven met de actieve stem is duidelijker, beknopter en voor de lezer gemakkelijker te begrijpen. Schrijven in de passieve stem maakt de lezer “worstelen om erachter te komen wat je zegt,” zei hij.
4. Plaatsing telt. “Zet de modificerende woorden zo dicht mogelijk bij de woorden die je modificeert,” zei Spratt. Julie Schrager, juridisch schrijfcoach bij Schiff Hardin LLP in Chicago, zegt dat haar vaak wordt gevraagd waar ze het woord “alleen” in een zin moet plaatsen. Het moet ook zo dicht mogelijk voor het woord of de zin staan dat het wijzigt. “Mijn truc is dat je over het algemeen het enige zo ver mogelijk terug in de zin duwt tot het geen zin meer heeft,” zei ze.
5. Gebruik de Oxford-komma. “Mensen bestrijden deze de hele tijd, omdat je soms in eerdere beroepen of in niet-juridisch schrijven – ik noem het ‘illegaal schrijven’ – de Oxford-komma niet gebruikt, maar advocaten spreken graag in termen van elementen, en interpunctie is erg belangrijk, “zei Spratt.
6. Gebruik komma splices correct. Spratt noemde deze “zeer modieus, maar zeer verkeerd,” en voegde eraan toe, “mensen splitsen zinnen op met een komma zonder reden.” Een paar alternatieven voor de komma splits zijn een puntkomma, het toevoegen van het woord “en” of het maken van twee aparte zinnen.
7. Vermijd dubbelzinnigheid. Blijf weg van woorden als, “het,” “dit,” “dat,” “zoals” en “welke,” om breed te verwijzen naar een idee in een voorgaande zin, omdat het verwarring kan veroorzaken.
8. Streef naar duidelijkheid. Vermijd dubbele ontkenningen: als u geen reden hebt om het te gebruiken, gebruik het dan niet. Woorden als “niet onbelangrijk” en “niet ongewoon” brengen de lezer in het algemeen in verwarring en vertragen hem. Bovendien kan één woord vaak gemakkelijk meerdere vervangen. Spratt gebruikte de voorbeelden “in het licht van het feit dat…” zou gemakkelijk “omdat” kunnen worden gelezen. Vervang “in order to” door “to” en “in the vicinity of” door “near”. Door strakker te schrijven, maak je waardevolle ruimte vrij voor de inhoud. “Deze proposities met meerdere woorden doen niets anders dan je schrijven vertroebelen,” zei hij.
9. Gebruik hulp om fouten te vangen. Schrager gebruikt de website, naturalreaders.com, die hardop voorleest wat je erin kopieert en plakt. “Het is gemakkelijker om fouten te vangen wanneer iemand anders het leest,” zei ze.
10. Emuleer Warren Buffett. Schrager deelde citaten van Warren Buffet, die vaak wordt geciteerd voor zijn hoge kwaliteit van schrijven in beleggersbrieven. Zijn gemiddelde zinslengte is 13,5 woorden en zijn brieven per woord gemiddeld ongeveer 4,9, wat moeilijk is voor advocaten om te bereiken, zei ze. Spratt raadde advocaten aan “indruk te maken op cliënten met het vermogen om een gunstig resultaat te behalen in plaats van grote woorden te gebruiken.”

Panellid Kevin Nelson, ook van Schiff Hardin, prees Buffett’s schrijven ook. “Investeerders portfolio materialen zijn enkele van de meest droge materialen, normaal gesproken je gaat om te zien. Dus het feit dat hij ze interessant en relateerbaar voor het publiek maakt, spreekt boekdelen over wat wij als juridische schrijvers kunnen doen, zei hij. Als vuistregel zei Schrager: “Als het een woord is dat Dickens of Shakespeare zouden hebben gebruikt, moet je het niet gebruiken. Hoe ingewikkelder een gedachte of concept, hoe korter de zin moet zijn.

“De enige manier om je juridische schrijven of elke vorm van schrijven te verbeteren, is door het te blijven doen,” zei ze.

De experts raadden digitale bronnen voor schrijven aan:

Wordrake.com biedt nuttige tips over duidelijkheid en precisie

Briefcatch.com een juridisch redactietool dat helpt om je schrijven aan te scherpen

Naturalreaders.com helpt u ontbrekende woorden, typefouten en interpunctiefouten op te sporen

PurdueOWL, een online schrijflab met schrijfoefeningen

Grammar Girl beantwoordt grammaticavragen.

En twee boeken:

“Aspen Handbook for Legal Writers, 3rd edition”, door Deborah E. Bouchoux.

“Plain English for Lawyers”, door Richard Wydick.