コンテキストスイッチングを防ぐ方法

プロダクトマネージャーは部門間の空白を埋め、非常に多くのタスクをこなさなければならないため、常に異なるコンテキストを切り替えています。

たとえば、ある瞬間は会議のアジェンダを書いていて、次の瞬間には緊急のバグ解決戦場に落とされます。

しかし、同時に、プロダクトマネージャーは通常、中断されない時間で仕事をする余裕はありません。

そこで、コンテキストの切り替えがなぜ非常にコストがかかるのか、また、それを防ぐために何ができるのかについて説明します。

研究により、コンテキストを切り替えると、人々の生産性と効率に大きなコストがかかることが実証されています。ある研究では、参加者は複数のタスクを切り替えるとすべてのタスクで時間を失い、複雑なタスクを切り替えるときに最も時間を失うことが実証されました。

Trelloブログによると、マルチタスクによる生産性低下のコストは4500億ドルにのぼります。この経済的損失は、タスクが中断された後、再開するのに平均25分かかるという事実と、マルチタスクが一時的に精神的パフォーマンスを低下させることに起因します。

The Sprk’d blogには、同時に行うプロジェクトが増えるごとに、生産時間の割合がどんどん大きくなることを示す、次の便利なチャートがあります。

Jason Heeris によるこの美しい漫画は、プログラマを中断するとどうなるかを示しており、同様にプロダクトマネージャーを中断するとどうなるかも簡単に当てはめることができます。

研究、逸話、経験に基づいて、コンテキストスイッチが生産性に非常に有害であることは明らかです。

How to prevent Context Switching

ほとんどのアドバイスでは、集中するための中断されない時間を持つように、積極的に日々を設計すべきだと述べています。

最も生産的な人は、無理に集中しようとする意志力がある人ではなく、環境による状況の切り替えに左右されない人です。結局のところ、私たちは気が散るものに囲まれているのです。メールや仕事のチャット、電話、そして私たちのところに来るかもしれない同僚に注意を払わなければなりません。

しかし、研究によると、生産性と達成は、気が散ったり誘惑したりするのを避けることで得られることが分かっています。

ベンジャミン・ハーディーによる人気ブログ記事で、著者は次のように述べています。 “自分の選択肢を最大限に活用することは、自分のコミットメントを促進する環境を意識的に設計することである”

Trelloの生産性ブログでは、次のようなアドバイスがなされています。「そうすれば、テキスト習慣に伴う不要な判断 (作業を中断してテキストを見るかどうか、返信するかどうか、会話を続けるかどうかなど) がすべてなくなり、そのエネルギーを実際に仕事をこなすことに注ぐことができます。”

タスクごとのレベルでコンテキストスイッチングを最小化する方法を考えるのではなく、全体的にコンテキストスイッチングを最小化するために、次の戦術を検討してください。

1）深い仕事の時間から離れた、定期的なミーティングの時間を一緒にまとめる。 Asana や他のハイテク企業では、ミーティングをまとめるよう全員に促す強制機能として、ミーティングなしの水曜日を実施しています。

結局のところ、1 日を通してミーティングを分散させるよりも、4 時間の固まりで仕事をした方がはるかに生産性が高くなり、ミーティングごとにコンテクスト切り替えを強いられることになります。チャットや電子メールにリアルタイムで応答する必要はありません。

応答時間の真の影響について考えてみてください。1分ではなく1時間かかったからといって、失敗する取り組みはほとんどありません。

このアドバイスは直感に反すると感じるかもしれません。しかし、返信するたびに、アクティブなタスクから切り替わります。生産的だと感じるかもしれませんが、実際には生産的でないかもしれません！

カレンダーにメールやチャットに返信する時間を明示し、返信する時間まで携帯電話の電源を切り、メールやチャットアプリを閉じます。

私が初めてそうしてみたとき、正直言って、多くの不安がありました。重要なことを見逃してしまったらどうしよう」

しかし、1か月ほど明確な返信スケジュールにこだわった結果、不安が代わりに深い満足感に変わっていることに気づきました。怖いですが、その価値はあります」

さらに、本当に緊急のことで、たまたま見逃してしまったとしても、誰かが直接見つけてくれます！

3）オフィスアワーの予定を立てる。

同僚に、明確な関わり方のルールと、オフィスアワーでどのような質問をすればよいかの例を提供する。

このアドバイスは、目につきやすい製品や採用率の高い製品を扱うプロダクトマネージャーには特に適切です。緊急でない限り、情報通の利害関係者は一般に、定期的な議論の時間まで質問を保留します。

4）深く集中する時間をブロックする。

この戦術は、今年の残りの製品戦略を決定するなど、重要度の高い状況に特に関係します。

カレンダーに自分との会議をスケジュールし、この時間のために部屋を予約する。カレンダーを見渡すと、この「集中会議」は、先のタスクの大きさにもよりますが、2時間から4時間程度です。

チームメイトや同僚には、この重要な期間に邪魔されないよう伝え、なぜ集中する必要があるのかを共有するようにします。

集中会議と重なる会議は、予定を変更するか断る。

そうすることで、緊急だが重要ではない仕事に取り組むのではなく、本当に重要なことに取り組めることが保証される。

5）冷酷に優先順位をつけ、優先度の低い約束は断る

議題がはっきりしない会議は出席しないことだ。針を動かすことができないなら、余白を埋めないでください。

優先順位をつける1つの方法として、アイゼンハワー・ボックスを使用する方法があります。優先順位付けは、インパクトを与えるための鍵です!

未決定のコミットメントが少なければ少ないほど、コンテキストスイッチが必要になる可能性は低くなります。

コンテキストスイッチに対処する最善の方法の 1 つは、コンテキストスイッチを回避できるようにスケジュールを設計することです。

もちろん、プロダクトマネージャーは空白の時間を埋めているので、コンテキストスイッチングを完全に防ぐためにスケジュールを再設計する能力や余裕が常にあるわけではありません。