SOMMARIO ESECUTIVO

• LE DISPOSIZIONI PER L’UFFICIO IN CASA DEL TAXPAYER Relief Act del 1997 sono entrate in vigore il 1° gennaio 1999. Queste nuove regole dovrebbero rendere possibile per un maggior numero di contribuenti di dedurre le spese dell’ufficio in casa, perché l’atto espande la definizione di sede principale di attività. La consegna della dichiarazione dei redditi 1998 di un cliente è un momento eccellente per spiegare l’impatto di questi cambiamenti.
• La SEZIONE 280A dell’IRC permette ai contribuenti di dedurre le spese dell’ufficio in casa quando una parte specifica della casa è usata esclusivamente e regolarmente come luogo principale d’affari dei contribuenti. Nel 1993, la Corte Suprema degli Stati Uniti ha detto che per essere considerato un luogo principale di affari dei contribuenti, un ufficio domestico deve soddisfare l’importanza relativa e la prova del tempo. Questo test ristretto in due parti ha fatto sì che molti contribuenti perdessero le loro deduzioni per l’home office.
• LA NUOVA LEGGE ESPANDE L’interpretazione ristretta della CORTE aggiungendo due criteri aggiuntivi che dovrebbero permettere a più contribuenti di soddisfare la definizione di sede principale degli affari. Le nuove disposizioni non eliminano i vecchi test, ma li espandono per includere gli uffici domestici utilizzati per attività di amministrazione o gestione.
• UN UFFICIO DOMICILIARE SARÀ RITENUTO UNA LUOGO DI LAVORO PRINCIPALE se il contribuente lo usa esclusivamente e regolarmente per attività amministrative o di gestione di qualsiasi commercio o attività e non c’è un’altra sede fissa dove il contribuente conduce una parte sostanziale di queste attività.

GARY M. FLEISCHMAN, CPA, PhD, CMA, è Holland Assistant Professor of Taxation all’Università del Tennessee, Chattanooga. Il suo indirizzo e-mail è [email protected].
THOMAS H. PAYNE, PhD, è professore associato di finanza e detiene la Horace and Sara Dunagan Chair of Excellence in Banking presso l’Università del Tennessee, Martin. Il suo indirizzo e-mail è [email protected].

A partire da quest’anno, uno sgravio significativo è disponibile per i milioni di contribuenti lavoratori autonomi e dipendenti che usano una parte della loro casa come ufficio commerciale. Una nuova legge fornisce uno standard meno arbitrario per la deduzione dell’ufficio domestico, che dovrebbe rendere possibile per più contribuenti di prenderla. Sebbene la maggior parte delle disposizioni del Taxpayer Relief Act del 1997 sia entrata in vigore nel 1998, i cambiamenti alla regola dell’ufficio domestico non sono entrati in vigore fino al 1 gennaio 1999. Mentre i rapporti del comitato del Congresso e il linguaggio legislativo indicano chiaramente che la nuova legge non elimina completamente la legislazione restrittiva precedente o il precedente giudiziario, la buona notizia è che la legge espande la definizione di una sede principale di affari e permette a un contribuente che soddisfa il vecchio o il nuovo standard di prendere una deduzione.

I CPA che consigliano i loro clienti sull’ammissibilità per la deduzione dell’home office nel 1999 e oltre troveranno utile rivedere la legislazione sull’home office del 1997 e le relative disposizioni della sezione 280A dell’IRC, così come le precedenti sentenze del tribunale e le linee guida normative che rimarranno rilevanti dopo il 1 gennaio 1999. Inoltre, i CPA beneficeranno degli esempi di come le nuove disposizioni espandono le attività che qualificano un home office come sede principale di affari.

Quando i CPA iniziano a consegnare ai loro clienti le dichiarazioni dei redditi del 1998, questo è il momento ideale per spiegare loro le nuove regole dell’ufficio a domicilio. I clienti che prima non erano ammissibili possono avere bisogno di iniziare a tenere registri di spesa appropriati e altri clienti possono essere ammissibili per una deduzione migliorata che comporterà diverse responsabilità di registrazione.

CURARE GLI ABUSI
La guida principale sulla deduzione dell’ufficio in casa proviene dalla sezione 280A. Poiché i contribuenti spesso abusano di quella sezione del codice, l’IRS continua a esaminare tali deduzioni. Le linee guida più severe di questa sezione del codice sono state introdotte nel 1976 per limitare tali abusi. Regolamenti alternativi furono proposti alcuni anni dopo, ma non furono mai adottati. Di conseguenza, la giurisprudenza fornisce la maggior parte della guida sulle deduzioni per l’ufficio in casa, con occasionali miglioramenti dalle sentenze delle entrate.

La sezione 280A(c)(1)(A) permette a un contribuente di dedurre le spese per la casa-ufficio quando una parte specifica della casa è usata esclusivamente e regolarmente come luogo principale di affari dei contribuenti. La definizione di ciò che costituisce un luogo principale di affari è centrale per determinare se un contribuente può richiedere una deduzione aziendale per le spese d’ufficio relative alla casa assegnate, come le utenze, le riparazioni e l’ammortamento. Tutti i contribuenti possono rivendicare l’interesse ipotecario della residenza personale e le tasse immobiliari come deduzioni dettagliate anche se non hanno uffici nelle loro case.

In mancanza di una definizione codificata, nel 1993 la Corte Suprema degli Stati Uniti ha interpretato in modo restrittivo la definizione di sede principale di attività in un caso storico, Commissioner v. Soliman (71 AFTR 2d 93-463; 93-1 USTC Par 50014). Questo ha fatto sì che molti contribuenti perdessero le deduzioni per l’ufficio domestico che erano state permesse in precedenza. Fortunatamente, la nuova legge in effetti espande l’interpretazione ristretta dei tribunali fornendo ulteriori criteri specifici che permetteranno a più contribuenti di soddisfare la definizione di sede principale di affari.

IL CASO SOLIMAN
Soliman ha coinvolto un anestesista autonomo che ha praticato in diversi ospedali ma non ha avuto un ufficio da nessuno di loro. Il Dr. Soliman usava una stanza nella sua casa da due a tre ore al giorno esclusivamente e regolarmente per la contabilità, la corrispondenza, la lettura di riviste mediche e i contatti con i pazienti, altri medici e compagnie di assicurazione. Soliman ha dedotto le spese relative al suo ufficio domestico, sostenendo che la stanza era la sua sede principale di lavoro ai sensi della sezione 280A (c) (1) (A).

La Corte Suprema ha respinto le deduzioni di Soliman, ragionando che il suo ufficio domestico non era veramente la sua sede principale di affari. In tale sentenza, la Corte ha sposato una prova in due parti per determinare se un home office è effettivamente la sede principale di un contribuente.

• La prova di importanza relativa considera l’importanza delle attività intraprese in ogni luogo di affari. Le attività sono confrontate per determinare quale sede serve come base per le funzioni più importanti.
• Il test del tempo considera il tempo effettivo trascorso nelle rispettive sedi d’affari. Un contribuente soddisferebbe questo test se ha trascorso più della metà del suo tempo a lavorare nell’home office.

Tecnicamente, un contribuente deve soddisfare entrambe le parti della prova per prendere una deduzione. Tuttavia, come questione pratica, poiché i tribunali danno più peso al test di importanza relativa, il test del tempo è conseguente solo quando il test di importanza relativa è inconcludente.

La Corte ha usato questo test per determinare che le attività amministrative e di gestione che il Dr. Soliman ha svolto nel suo ufficio a casa non erano così importanti come le funzioni che ha intrapreso in ospedale, attività come l’anestetizzazione dei pazienti chirurgici e le riunioni con i pazienti e i medici. Poiché queste procedure e attività mediche costituivano l’essenza dell’attività di Soliman, e poiché non si verificavano nel suo ufficio domestico, la Corte ha stabilito che l’ufficio domestico non era la sua sede principale di attività. Inoltre, la Corte ha negato le deduzioni di Soliman perché non è riuscito a soddisfare la prova di tempo, dato che ha speso la maggior parte della sua giornata di lavoro all’ospedale piuttosto che il suo ufficio domestico.

IMPATTO DI SOLIMAN SULLE PICCOLE IMPRESE
La definizione restrittiva di sede principale di affari della Corte Suprema in Soliman ha fatto perdere a molte piccole imprese le loro deduzioni per l’ufficio a casa. Come illustra il seguente esempio, la sentenza ha danneggiato soprattutto i venditori e altri lavoratori autonomi.

Esempio. Judy è una venditrice autonoma per diverse aziende di stampa. Non ha un ufficio permanente dove tiene i suoi libri o fa chiamate ai clienti oltre all’ufficio che mantiene nella sua casa. La maggior parte dei suoi affari deriva dal contatto diretto con i suoi clienti. Seguendo Soliman, il test di importanza relativa impone che le attività più importanti che Judy svolge riguardano le vendite che avvengono principalmente presso i suoi clienti. Quindi, l’ufficio domestico di Judy non è considerato il suo luogo principale di affari, inducendola a perdere la deduzione dell’ufficio domestico. Poiché Judy spende la maggior parte del suo tempo sulla strada che va da una posizione del cliente ad un altro, inoltre non riesce la prova di tempo.

Spese di trasporto. Fallire il test della sede principale degli affari ha fatto sì che molti contribuenti come Judy perdessero più della semplice deduzione per l’ufficio domestico. Le spese di trasporto di Judy per i viaggi da e verso il suo ufficio domestico agli uffici dei clienti sarebbero deducibili se l’ufficio domestico si qualificasse come sua sede principale di affari. Tuttavia, il viaggio tra casa e la prima fermata d’affari è trattato come un pendolarismo non deducibile per i contribuenti che falliscono il test in due parti. Lo stesso vale per il viaggio di ritorno a casa dall’ultima fermata d’affari della sera.

Computer di casa. La classificazione di un computer domestico come spesa aziendale è generalmente soggetta alle restrittive regole di proprietà elencate nella sezione 280F. Queste regole contengono requisiti dettagliati di registrazione che gli imprenditori impegnati trovano particolarmente fastidiosi. Le regole di deduzione dell’ufficio domestico, tuttavia, eliminano lo status di proprietà elencata se il contribuente usa il computer domestico esclusivamente in un ufficio domestico che soddisfa la definizione di luogo principale di affari. Ancora una volta, l’uso commerciale di un ufficio domestico che non riesce a soddisfare le due prove costringe i contribuenti come Judy a conformarsi ai requisiti di proprietà elencati ingombranti.

Molti CPA e politici fiscali hanno visto la prova in due parti di Soliman come anti-piccole imprese. Dopo tutto, perché una grande impresa che affitta uffici dovrebbe avere una deduzione che una piccola impresa, che alloca il tempo e le attività commerciali essenziali in più luoghi, è preclusa dal prendere? La limitante definizione di sede principale dell’attività è stata anche vista come antifamiliare e dispendiosa per quanto riguarda il consumo di energia e l’allocazione delle risorse. La legge non considerava i cambiamenti culturali e tecnologici che hanno permesso alle imprese basate in casa di diventare catalizzatori di crescita economica e creazione di posti di lavoro. Fortunatamente, i politici fiscali hanno riconosciuto che era necessario un cambiamento fondamentale nella definizione di una sede principale di attività e la relativa deducibilità delle spese di lavoro a domicilio.

LA NUOVA LEGGE PORTA SOGGETTI ESPANSI
La legge del 1997 ha ampliato la definizione di sede principale dell’attività per permettere agli uffici domestici di qualificarsi per le deduzioni a partire dal 1999 se

1. Il contribuente usa l’ufficio domestico per condurre attività amministrative o di gestione del suo commercio o attività. È importante notare che se l’ufficio domestico non può qualificarsi come sede principale di affari sotto questo nuovo test di attività amministrativa o di gestione, i contribuenti possono ancora prendere le deduzioni qualificandosi sotto i vecchi test di importanza relativa e di tempo.
2. Il commercio o l’impresa non ha un’altra sede fissa dove il contribuente conduce attività amministrative o di gestione sostanziali. Come gli esempi che seguono mostrano, tuttavia, la buona notizia per molti contribuenti è che le attività amministrative o di gestione non sostanziali che si svolgono al di fuori dell’ufficio domestico non precludono necessariamente al contribuente di prendere una deduzione.
3. Il contribuente usa l’home office esclusivamente e regolarmente per l’attività commerciale.
4. L’ufficio a casa è in atto per la convenienza del datore di lavoro se il contribuente è un dipendente.

I requisiti 3 e 4 vengono riportati dalla vecchia legge. Un contribuente deve soddisfare questi requisiti in ogni momento, se lui o lei sta usando la nuova legge o il vecchio test Soliman per qualificare il suo ufficio domestico come sede principale di attività.

ESEMPI E APPLICAZIONI
Il comitato della Camera ha offerto quattro esempi per chiarire la definizione di business e lo standard di deduzione. Ha detto che un contribuente in una qualsiasi di queste situazioni sarà autorizzato a una deduzione per l’ufficio domestico a partire da quest’anno.

Esempio 1. I contribuenti possono prendere una deduzione home office se non conducono sostanziali attività amministrative o di gestione in un luogo fisso diverso dall’home office, anche quando queste attività (come la fatturazione) sono eseguite da altre persone in altri luoghi. Qualsiasi attività amministrativa o di gestione non sostanziale può essere eseguita in postazioni fisse diverse dall’home office. Di conseguenza, Judy può appaltare la sua fatturazione ai clienti senza perdere la sua deduzione.

Esempio 2. I contribuenti che svolgono attività amministrative e di gestione in siti che non sono sedi fisse del business (come auto o camere d’albergo) oltre a svolgere le attività in un home office può ancora garantire la detrazione. Questo significa che Judy non deve eseguire tutti i suoi servizi amministrativi e di gestione a casa per qualificarsi per una deduzione.

Esempio 3. I contribuenti che conducono una quantità insostanziale di attività amministrative e di gestione in un luogo fisso diverso dall’ufficio di casa (occasionalmente facendo un minimo di lavoro d’ufficio in un altro luogo fisso) possono ancora prendere la deduzione. Questa stipulazione riconosce che, come questione pratica, gli uomini d’affari spesso svolgono un minimo di lavoro d’ufficio in altre sedi. Per esempio, un medico può fare una quantità limitata di lavoro d’ufficio in un ospedale o in una clinica, o Judy può scrivere un ordine nell’ufficio di un cliente.

Esempio 4. I contribuenti che conducono attività commerciali sostanziali non amministrative o non di gestione in luoghi fissi diversi dai loro uffici domestici non saranno impediti di prendere la deduzione. Per esempio, l’incontro con i clienti, clienti o pazienti in un altro luogo fisso non impedirà più la deduzione.

L’esempio 4 si riferisce direttamente all’effettiva abrogazione di Soliman come unica definizione di una sede principale di affari. Così un ufficio domestico sarà considerato il luogo principale di affari se il contribuente lo usa per attività amministrative o di gestione di qualsiasi commercio o affari e non c’è un’altra posizione fissa dove il contribuente conduce una parte sostanziale di queste attività. Questo ignora l’importanza di altre attività non amministrative e non manageriali che il contribuente può intraprendere al di fuori dell’home office. Pertanto, l’esempio 4 chiarisce che il dottor Soliman, Judy o qualsiasi consulente, medico, venditore o imbianchino, per esempio, che soddisfa la nuova definizione può prendere una deduzione per l’home office a partire da quest’anno.

Secondo la nuova legge, il Dr. Soliman soddisferebbe la nuova definizione nel 1999 perché svolge attività amministrative e di gestione nel suo ufficio domestico e non ha un’altra sede fissa in cui farlo. Il fatto che ha trascorso la maggior parte del suo tempo e ha eseguito le attività commerciali più importanti lontano dall’ufficio domestico non gli precluderebbe più di dedurre le spese dell’ufficio domestico. Sfortunatamente per il dottor Soliman, questi cambiamenti non sono retroattivi.

La cattiva notizia. Sotto la sezione 280A (c) (1) delle nuove regole, se il contribuente è un dipendente, tutti i requisiti di cui sopra devono essere soddisfatti e l’uso aziendale della casa deve essere per la convenienza del datore di lavoro. I CPA devono considerare fatti e circostanze specifiche quando fanno questa determinazione per i loro clienti. IRS Publication 587, Business Use of Your Home, dice che l’uso della casa da parte di un dipendente che è semplicemente appropriato e utile al datore di lavoro non è sufficiente a soddisfare il test di convenienza. Allo stesso modo, l’uso della casa per la convenienza dei dipendenti o perché il dipendente può ottenere più lavoro fatto a casa anche non sarà sufficiente.

VENDITA SUCCESSIVA DELLA RESIDENZA
Regole speciali si applicano quando si vende una residenza contenente un home office. Le deduzioni per l’ammortamento dell’home office hanno un impatto diretto sulle conseguenze fiscali finali. La porzione di casa dichiarata come home office non è considerata parte della residenza principale ma, invece, è considerata proprietà commerciale. Se la residenza viene poi venduta con un guadagno, parte del guadagno deve essere assegnato all’ufficio domestico. La parte aziendale del guadagno sarà probabilmente relativamente più grande a causa delle deduzioni di ammortamento dell’ufficio domestico. La questione dell’allocazione del guadagno è particolarmente importante ora che la nuova legge prevede un’esclusione di 250.000 dollari di guadagno (500.000 dollari se sposati e in regime di comunione dei beni) relativa alla parte personale (non aziendale) della residenza. Sfortunatamente, le nuove regole di esclusione del guadagno non si applicano alla parte aziendale del guadagno associato all’ufficio domestico, quindi i contribuenti possono essere sorpresi da una responsabilità fiscale.

Anche se l’ufficio domestico viene riconvertito ad uso personale prima dell’anno della vendita, la sezione 121(d)(6) dell’IRC dice che l’esclusione del guadagno ancora non si applica. Questo provoca il riconoscimento del guadagno nella misura di qualsiasi ammortamento consentito rispetto all’ufficio domestico dopo il 6 maggio 1997. Le perdite sulla vendita di una residenza generalmente non sono deducibili. Tuttavia, la parte della perdita associata all’ufficio domestico sarà deducibile come una perdita commerciale ordinaria. Ancora una volta, l’ammortamento riduce la base aggiustata dell’ufficio domestico, limitando la deduzione del contribuente.

1999 TIPI DI PIANIFICAZIONE FISCALE
Le nuove regole dell’ufficio in casa sono entrate in vigore il 1° gennaio. Le idee di pianificazione fiscale qui descritte possono aiutare i CPA a consigliare i loro clienti sulle potenziali deduzioni per l’ufficio in casa.

A partire da quest’anno, i contribuenti che soddisfano la definizione estesa di luogo principale di affari saranno in grado di dedurre il chilometraggio tra la casa e gli uffici dei clienti. Inoltre, i contribuenti che usano i computer esclusivamente nell’home office non sono più soggetti alle regole di proprietà elencate della sezione 280F. Tuttavia, è ancora importante affinchè i contribuenti tengano le annotazioni adeguate per documentare l’uso regolare ed esclusivo richiesto di affari dell’ufficio domestico. I contribuenti dovrebbero tenere un registro giornaliero delle riunioni con i clienti o i clienti presso l’home office. Dovrebbero anche fare registrazioni o fotografie per dimostrare che non ci sono oggetti personali in quella parte della casa. I contribuenti dovrebbero documentare le spese dell’ufficio con assegni annullati e ricevute. Devono anche assicurarsi che nessuna attività personale o familiare avvenga nell’home office.

Gli avvocati dovrebbero essere consapevoli che la nuova legge espande ma non sostituisce il test in due parti di Soliman per determinare una sede principale di affari. La nuova legge prevede che anche un ufficio domestico usato per attività amministrative e di gestione si qualificherà come sede principale di attività se i requisiti precedentemente specificati sono soddisfatti. Per un diagramma di flusso su come soddisfare i nuovi requisiti di deduzione dell’ufficio domestico, vedere l’esposizione.

Un dipendente che ha a disposizione una sede fissa diversa dall’home office può aspettarsi una sfida da parte dell’IRS quando afferma che lui o lei sta conducendo attività di home office per la convenienza del datore di lavoro. Tuttavia, il contribuente in Mulne (TCM 1996-320) è stato in grado di assicurarsi una deduzione per l’home office perché il suo datore di lavoro le chiedeva di preparare i rapporti dopo l’orario di lavoro. Per ragioni di sicurezza, il suo ufficio nel centro di Los Angeles era chiuso durante le ore notturne in cui doveva lavorare. Queste circostanze potrebbero anche soddisfare la nuova convenienza del requisito del datore di lavoro, poiché il contribuente non aveva un ufficio del datore di lavoro a sua disposizione nei momenti in cui aveva bisogno di eseguire i rapporti.

Impiegati che telelavorano o i cui datori di lavoro richiedono loro di usare Internet durante le ore non di punta quando può essere più efficacemente accessibile potrebbero anche essere in grado di assicurarsi una deduzione per l’ufficio domestico. Questo sarebbe particolarmente plausibile se l’edificio o l’attrezzatura informatica del datore di lavoro fosse inaccessibile oltre l’orario d’ufficio. In assenza di casi da citare come precedenti, i CPA dovrebbero esaminare attentamente le circostanze specifiche utilizzate per sostenere l’affermazione che l’ufficio a domicilio esiste per comodità del datore di lavoro. Sarebbe anche utile se il datore di lavoro avesse una politica scritta che spieghi questa pratica. Infine, i dipendenti possono dedurre il costo delle attrezzature informatiche come una spesa aziendale senza essere soggetti alle regole di proprietà elencate descritte in precedenza, a condizione che l’ufficio domestico dei dipendenti si qualifichi come sede principale di lavoro per la convenienza del datore di lavoro.

I dipendenti che lavorano a casa ma non sono in grado di richiedere una deduzione per l’ufficio a casa dovrebbero considerare di cercare un rimborso dai loro datori di lavoro. Molte aziende ora rimborsano i dipendenti per tali spese o offrono incentivi per incoraggiare i dipendenti a lavorare a casa. Se un datore di lavoro ha un piano responsabile, gli importi rimborsati al dipendente non sono inclusi nel reddito, dato che compensano semplicemente le spese relative. In ogni caso, i dipendenti devono giustificare adeguatamente tutte le spese.

DEFINIZIONE ESPANSA, DEDUZIONI ESPANSE
Anche se le nuove regole sull’ufficio a domicilio sono generalmente più vantaggiose, i CPA e i loro clienti non dovrebbero prenderle alla leggera. Dedurre le spese dell’ufficio in casa aumenterà ancora la probabilità di un controllo dell’IRS. Inoltre, le regole rimangono abbastanza esigenti e complesse, che è uno dei motivi per cui solo circa il 10% dei circa 14 milioni di contribuenti autonomi a tempo pieno prende una deduzione per l’ufficio a casa. I contribuenti hanno anche bisogno di prendere in considerazione considerazioni non fiscali nel mantenere un ufficio in casa, comprese le restrizioni di zonizzazione del governo locale, la possibile intrusione dei membri della famiglia nelle riunioni dei clienti e i limiti della copertura assicurativa dei proprietari di casa.

La definizione ampliata di luogo principale di affari ripristinerà la deduzione dell’ufficio domestico per migliaia di contribuenti quest’anno, molti dei quali proprietari di piccole imprese. E poiché molte piccole imprese soddisfano la nuova definizione di sede principale di affari, i loro proprietari ora saranno in grado di dedurre il costo dei viaggi tra la casa e gli uffici dei clienti. I CPA dovrebbero avvertire i clienti di questi cambiamenti immediatamente, in modo che inizino a tenere i registri appropriati. Anche se le nuove regole sembrano più semplici, sono i tribunali che alla fine decideranno come vengono applicate. Ci si può aspettare che le regole per la deduzione delle spese dell’ufficio a casa siano sottoposte a un esame ancora maggiore in futuro, dato che la pressione derivante dalla necessità di assistenza all’infanzia, il risparmio energetico e la riduzione dell’inquinamento induce sempre più contribuenti a lavorare fuori casa, sia per se stessi che per i loro datori di lavoro.