Sai cosa fare quando un dipendente commette una colpa che non è abbastanza grave da portare alla sospensione o al licenziamento per giusta causa? Anche se nessuno vuole passare attraverso questa situazione, ogni datore di lavoro deve sapere cos’è, come e quando usare la risorsa di avvertimento sul lavoro.
In uno scenario ideale, proprio come i datori di lavoro, i lavoratori hanno conoscenza della legislazione sul lavoro – i diritti e i doveri assegnati a ciascuno – e la politica interna dell’azienda. Così, hanno nelle loro mani tutto ciò di cui hanno bisogno per sapere quali regole devono seguire e per quali motivi.
Anche se questo scenario ideale è la realtà nella vostra azienda, i fallimenti possono accadere e, di fronte ad essi, dovete sapere cosa potete e non potete fare. Ed è per questo che abbiamo fatto questo post speciale sugli avvertimenti. Seguite!
Che cos’è l’avvertimento sul lavoro
Alcuni vedono l’avvertimento sul lavoro come una forma di punizione, ma alcuni preferiscono intenderlo come una misura educativa o disciplinare.
Comunque sia, è un rimedio che il datore di lavoro può usare per affrontare le mancanze o gli atti di indisciplina dei suoi dipendenti.
L’avvertimento è un rimedio più mite della sospensione o del licenziamento per giusta causa. Dovrebbe essere adottato quando il datore di lavoro ritiene necessario informare il lavoratore che la sua condotta non è adeguata e che, se non cambia nulla, potrebbero essere necessarie misure più severe.
Quando abbiamo parlato qui sul blog della tolleranza dei ritardi, abbiamo presentato il processo che l’azienda deve percorrere prima di arrivare al rimedio più estremo della giusta causa.
Nel caso di ritardi ricorrenti, per esempio, si raccomanda che il dipendente riceva almeno tre avvertimenti prima di essere sospeso dal lavoro.
Solo dopo, se il problema persiste, l’azienda può licenziarlo.
Con questo in mente, è interessante dire che l’avvertimento sul lavoro è importante affinché l’azienda non abbia problemi legali.
Questo perché l’uso di questa funzione mostra che il datore di lavoro ha cercato di disciplinare il suo dipendente prima di sospenderlo e licenziarlo per giusta causa.
Qualcosa che evita qualsiasi tipo di sfida o vittoria del lavoratore in una causa di lavoro.
Avviso verbale e scritto
L’avvertimento sul lavoro può essere dato in forma verbale o scritta. Alcuni credono che l’opzione scritta dovrebbe avvenire solo se la conversazione non ha effetto.
Tuttavia, questa non è una regola e, se si preferisce, il datore di lavoro può applicare direttamente il richiamo scritto.
Il richiamo verbale è quello che avviene in una conversazione a tu per tu con il dipendente con lo scopo di spiegargli qual è stato l’errore commesso e quale sarebbe il comportamento corretto.
Con questo in mente, è importante che l’azienda offra aiuto in modo che il problema non si ripeta.
Anche se si tratta di una conversazione, è importante che il datore di lavoro fornisca una registrazione del richiamo verbale e raccolga la firma del dipendente.
A sua volta, il richiamo scritto è quello in cui vengono presentati al dipendente i documenti che provano la cattiva condotta, come i registri delle ore di lavoro o le testimonianze.
Quindi, per optare per questa forma di avvertimento sul lavoro, il datore di lavoro deve avere prove concrete a sostegno delle informazioni sul problema.
Questo avvertimento deve essere registrato in due copie che devono essere firmate dal dipendente: una rimane all’azienda e l’altra al professionista in questione.
Quali sono le ragioni principali per un avvertimento
Iniziamo questo post chiedendovi se sapete cosa fare quando un impiegato commette un errore che non è considerato abbastanza grave per una punizione più severa.
Ora, questo ci porta a dare alcuni esempi di situazioni che giustificano un avvertimento, sia verbale che scritto. Vedi:
- Ritardi frequenti
Secondo l’articolo 58 del Testo Unico delle Leggi sul Lavoro (CLT), “le variazioni di tempo nel registro delle ore che non superano i cinque minuti, osservato il limite massimo di dieci minuti giornalieri” non devono essere scontate o calcolate come lavoro straordinario.
In ogni caso, il limite di tolleranza deve essere rispettato dai dipendenti e qualsiasi ritardo che superi questo limite, se si verifica frequentemente, diventa motivo di avvertimento sul lavoro.
In questo senso, è interessante cogliere l’occasione per parlare con il lavoratore in questione e cercare di capire le sue ragioni.
In questo modo, è possibile che l’azienda faccia qualche aggiustamento o aiuti il dipendente a trovare una soluzione al problema;
- Assenze ingiustificate
L’articolo 473 del CLT elenca le diverse situazioni che sono considerate assenze giustificate. In altre parole, indica in quali circostanze un lavoratore può assentarsi dal lavoro senza pregiudicare la sua retribuzione.
Sono motivi come il matrimonio, la nascita di un figlio, il fare esami vestibolari e la donazione di sangue.
Ci sono anche altre possibilità come quella di una malattia che può essere provata presentando un certificato medico.
Oltre a quella che non ha disposizioni legali, ci sono due possibilità: quella di essere un’assenza che può essere compresa e, per libera scelta, scusata dal datore di lavoro.
In questo caso, stiamo parlando di una situazione come una grave perdita in casa che deve essere riparata urgentemente, causando la mancanza al lavoro del dipendente.
L’altra possibilità è che si tratti di un’assenza non giustificata che non può essere compresa. Qualcosa che può semplicemente riflettere la disattenzione del lavoratore e per questo motivo è passibile di un avvertimento;
- Disobbedienza ai superiori
La disobbedienza a qualsiasi superiore può essere considerata una cattiva condotta grave e caratterizzare l’insubordinazione e l’indisciplina – qualcosa che figura tra le ragioni di un licenziamento per giusta causa secondo il testo dell’articolo 482 del CLT.
Tuttavia, se il datore di lavoro non vede motivi per una punizione così severa, il ricorso all’avvertimento sul lavoro può essere la giusta misura disciplinare per evitare il licenziamento del lavoratore;
- Violazioni morali o legali
Presentare un certificato medico falso o segnare il tempo per un collega in ritardo o assente sono esempi di violazioni passibili di un avvertimento.
Per quanto riguarda questo, tuttavia, va notato che ogni azienda può interpretare situazioni come queste a modo suo.
Con questo, vogliamo dire che un’azienda può considerare la frode tentata o riuscita nel cronometraggio come motivo di un avvertimento mentre un’altra può considerarla come motivo di giusta causa.
Con questo esempio in mente, vale la pena ricordare che la vostra azienda può contare su sistemi moderni e sicuri di registrazione del tempo che possono prevenire le frodi.
È il caso dell’app Tangerino che fa l’identificazione biometrica dei dipendenti, facendo in modo che ognuno possa registrare solo le proprie entrate e uscite;
- Rispetto delle regole aziendali
Un esempio di mancato rispetto delle regole è quello del dipendente che non può usare l’auto aziendale per scopi personali, ma lo fa comunque.
Se la situazione si verifica su base ricorrente, può portare a punizioni più severe. Prima, però, si raccomanda di usare il rimedio dell’avvertimento sul lavoro.
In base a questa situazione, si avverte che la vostra azienda deve prendere misure per presentare le regole a tutti i lavoratori.
Questo perché la mancanza di rispetto delle regole può essere causata da ignoranza o incomprensione ed è compito dell’azienda cercare di evitare queste situazioni;
Come applicare un avvertimento sul lavoro
Come già sapete, un avvertimento può essere verbale o scritto. Per utilizzare questa risorsa, l’azienda deve essere sicura che il dipendente abbia commesso una colpa e poi seguire le raccomandazioni presentate di seguito.
- Consultare la politica dell’azienda
In base alla politica interna dell’azienda, il datore di lavoro o il professionista incaricato può definire quale tipo di avviso è più appropriato per ogni caso. In ogni caso, è interessante agire con discrezione e rispetto;
- Ricorda che l’avvertimento è una risorsa disciplinare
La risorsa dell’avvertimento sul lavoro non deve mirare a mettere in imbarazzo il dipendente ma a disciplinarlo sul modo corretto di comportarsi o di condurre certe situazioni;
- Puntate su una comunicazione chiara e non aggressiva
Scegliere il modo giusto di comunicare ha dei vantaggi. Tra questi c’è quello di assicurarsi che il messaggio sia abbastanza chiaro da essere compreso correttamente.
C’è anche quello di contare sulla ricettività dell’impiegato, facendogli sentire nessuna rabbia o disinteresse ad agire meglio da quel momento in poi;
- Scegliere il momento giusto per dare l’avvertimento
L’applicazione dell’avvertimento dovrebbe anche essere fatta al momento giusto. La persona incaricata di darla non ha bisogno di rivolgersi al lavoratore in questione davanti a tutti per chiamarlo per una chiacchierata privata subito dopo l’accaduto.
Tuttavia, non bisogna nemmeno lasciar passare troppo tempo per non perdere il tempo o rischiare che il dipendente commetta la stessa cattiva condotta prima di essere ammonito.
Considera l’esempio dato sull’uso dell’auto aziendale per scopi personali e non conoscere le regole. Se non viene informato presto dell’errore, il lavoratore può commetterlo di nuovo.
C’è solo una situazione in cui un avvertimento sul lavoro può richiedere tempo: quando è necessaria un’indagine che richiede tempo.
Se un dipendente si lamenta di un altro, per esempio, il datore di lavoro dovrà raccogliere prove e anche sentire testimoni, e questo può rendere il tempo tra la colpa commessa e l’applicazione dell’avvertimento più lungo del solito;
- Promuovere l’allineamento interno per evitare esagerazioni
Inoltre, l’azienda deve essere consapevole e avere una comunicazione interna efficiente per non ammonire lo stesso lavoratore più volte per la stessa colpa.
Se il supervisore diretto e il manager sono a conoscenza del problema, se la comunicazione tra loro fallisce, entrambi possono finire per dare lo stesso avvertimento – qualcosa che potrebbe essere visto come un eccesso;
- Applica avvertimenti proporzionati e presta attenzione alla storia
È fondamentale che l’azienda sia giusta e applichi gli avvertimenti in modo proporzionato. Una cattiva condotta leggera richiede risposte decise, ma che siano anche leggere.
Un dipendente non dovrebbe essere sospeso per uno o due giorni per non aver presentato una scusa valida per la sua prima assenza.
Infine, l’azienda dovrebbe conoscere il comportamento e la storia di ogni lavoratore. Se lo stesso dipendente commette diverse assenze, può essere necessario passare dall’avvertimento a una punizione più severa, come la sospensione.
Cosa non può fare il datore di lavoro quando applica un avvertimento
L’avvertimento sul lavoro ha lo scopo di correggere la cattiva condotta in modo che né l’azienda né il dipendente abbiano problemi più gravi in futuro.
Le raccomandazioni precedenti sull’attenzione agli eccessi è l’apprezzamento della discrezione sono valide oltre ad assicurare l’efficacia del rimedio disciplinare.
E’ definito dal Consolidation of Labour Laws che un datore di lavoro non può adottare punizioni vessatorie o esporre un dipendente al ridicolo.
Inoltre, in una situazione come questa, il dipendente ha il diritto di presentare un’azione per danni morali contro il suo datore di lavoro.
Può anche chiedere un licenziamento o un licenziamento indiretto – una situazione nota come giusta causa da parte del datore di lavoro causata da gravi colpe commesse da lui.
Inoltre, un’altra cosa che il datore di lavoro non può fare è usare l’avvertimento sul lavoro come una forma di persecuzione. In altre parole, usarlo come uno strumento per cercare di costringere il dipendente a dimettersi.
Può il dipendente rifiutarsi di firmare?
In circostanze come quella delle molestie, il dipendente può rifiutarsi di firmare il verbale di richiamo verbale o i moduli che documentano il richiamo scritto.
Può (e deve) raccogliere prove delle molestie, come registrazioni o testimonianze, e far valere i suoi diritti in tribunale.
In una situazione normale, cioè una in cui l’avvertimento è usato correttamente dal datore di lavoro, il dipendente non ha motivo di non firmare.
Tuttavia, se ciò dovesse accadere, la via d’uscita per il datore di lavoro è quella di raccogliere le firme di due persone che hanno assistito al rifiuto del lavoratore.
In questo modo, se il dipendente in questione dovesse intentare un’azione di lavoro, le firme dei testimoni contribuiranno a provare che l’azienda ha agito correttamente nel suo tentativo di applicare un avvertimento sul lavoro.
Conclusione
Per non avere dubbi, andiamo a una breve conclusione sulla questione. L’avvertimento, anche se non ha una legislazione specifica, è una risorsa disciplinare che il datore di lavoro può adottare per trattare con i dipendenti che commettono comportamenti scorretti che non possono passare inosservati, ma che non richiedono una punizione severa.
Pur essendo una risorsa valida, l’avvertimento sul lavoro non può essere usato senza motivo ed è importante che l’azienda sia chiara nei suoi processi, oltre a ricordarsi di documentarli correttamente.
In questo modo, garantisce la correttezza delle sue azioni e, se necessario, ha motivi per una misura più severa da applicare al dipendente in caso di recidive.
La buona comprensione della politica interna, così come i motivi di un eventuale avvertimento aiutano ad evitare problemi e assenze. Quindi vale la pena scoprire come migliorare la comunicazione interna della tua azienda!